SAP-Migration bei Steiff mit Bluefield-Ansatz Teddybären gehen in die SAP-Cloud

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Conversion auf SAP S/4HANA: Nicht nur das angekündigte Ende des Supports spricht dafür, das Thema zeitnah anzugehen. Die obligatorische Migration 2027 zu SAP S/4HANA hilft Unternehmen auch dabei, agiler und wettbewerbsfähiger zu werden.

Der Wechsel bietet die große Chance, althergebrachte Prozesse auf den Prüfstand zu stellen, zu harmonisieren und wieder mehr zum Standard zurückzukehren. Zahlreiche Unternehmen haben bereits heute den Weg in Richtung SAP S/4HANA beschritten – sei es, um bereits heute von den Vorteilen zu profitieren oder auch, um neue Geschäftsmodelle für sich zu erschließen. So auch im Falle des Traditionsunternehmens Steiff.

Es sind wohl vor allem die weltberühmten Teddybären, die von Generationen geliebt und nicht nur dank des berühmten „Knopfs im Ohr“ bis heute einzigartig und unverwechselbar sind. Das Traditionsunternehmen Margarete Steiff GmbH steht seit über 140 Jahren für Design, Premium-Qualität und Handwerkskunst.

2021 stellte der Traditionshersteller aus Giengen an der Brenz die Weichen für eine vielversprechende Zukunft: Die Einführung einer neuen Kindermodenlinie erforderte den Wechsel vom Industrie- zum Retail-Standard, um den neuen Geschäftsbereich Kindermode in die Warenwirtschaft einbinden zu können. Die Lösung deckt branchenspezifische Anforderungen ab bezüglich der Stammdaten, der Warenlogistik oder der Sortimentsplanung und unterstützt Unternehmen dabei, die Betriebseffizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Betriebsabläufe zu verbessern.

In diesem Zuge entschied sich Steiff, frühzeitig zu SAP S/4HANA zu migrieren. Mit Unterstützung des langjährigen Partners, dem SAP-Spezialisten All for One, und dank der Conversion über den SNP-Bluefield-Ansatz gelang der Umstieg in nur 18 Monaten.

Zeit- und kostensparend migrieren mit dem Bluefield-Ansatz

Stichwort Bluefield-Ansatz: Zeit- und Kosteneinsparungen, die Harmonisierung von Stammdaten oder die Minimierung von Ausfällen während der Conversion – der Ansatz bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Er kombiniert Elemente aus den klassischen Greenfield- und Brownfield-Methoden. Während der Greenfield-Ansatz ein völlig neues System aufsetzt und dabei Altlasten hinter sich lässt, jedoch zeit- und kostenintensiv ist, übernimmt der Brownfield-Ansatz das bestehende System nahezu unverändert. Diese Vorgehensweise birgt jedoch das Risiko, bestehende Probleme und ineffiziente Prozesse mitzunehmen und die Gelegenheit zur Konsolidierung bestehender Systeme liegen zu lassen.

Der Bluefield-Ansatz bietet den Mittelweg: Nur ausgewählte Daten werden migriert, unnötiger Ballast wird abgeworfen und die Geschäftsprozesse werden optimiert. Dadurch spart man Zeit und Kosten und benötigt weniger Integrationstests, was eine Migration nahezu ohne Downtime ermöglicht. Für Steiff war dieser Ansatz ideal, um schnell und effizient auf SAP S/4HANA umzusteigen und gleichzeitig die Geschäftsprozesse zu modernisieren. Ein reines Upgrade (Brownfield) war aufgrund des Wechsels vom Industrie- zum Retail-Standard nicht möglich, während ein kompletter Neustart (Greenfield) aufgrund der gewachsenen Datenstrukturen und individuellen Prozesse zu aufwändig gewesen wäre.

Die Wahl der richtigen Migrationsstrategie ist für Unternehmen und IT-Verantwortliche ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu SAP S/4HANA und will gut überlegt sein. Doch es gibt noch viele weitere Fragen, vor denen IT-Verantwortliche stehen: Ist meine IT fit für SAP S/4HANA? Wie bekommt mein IT-Team das Know-how für den Betrieb und den Support des neuen Systems? Wie stemme ich den (Conversion-)Aufwand? Und wie setze ich die Digitalisierungs- und Optimierungs-Potenziale, die SAP S/4HANA bietet, für mein Business um?

Steiff hat das richtige getan und sich hierfür professionelle Beratung von SAP-Dienstleistern ins Haus geholt, um die Migration möglichst reibungslos und schnellstmöglich umzusetzen. Denn Probleme beim „Umzug“ sowie Stillstand und Ausfälle beim laufenden Betrieb kosten bares Geld und können zudem für Unmut bei der Belegschaft führen. Im Rahmen eines Discovery-Workshops wurden bei Steiff die bestehenden ERP-Systeme analysiert und gemeinsam mit dem Partner Ziele definiert. Diese Phase schloss auch von Anfang an verschiedene Fachabteilungen ein, um alle wichtigen Business-Anforderungen der Nutzer zu berücksichtigen.

Schritt für Schritt durch die Migration

Die Umsetzung der Conversion erfolgte in einem schrittweisen Konzept, das auch während des Prozesses jederzeit individuelle Anpassungen erlaubt. Ein traditionsreiches Unternehmen wie Steiff hat sich beispielsweise über die Jahre einen gewissen Stamm an Eigenentwicklungen in der Warenwirtschaft aufgebaut. Neben den Daten mussten auch diese Prozesse auf das neue SAP-System migriert werden.

Die Experten von All for One analysierten dafür, welche Geschäftsprozesse mit welcher Eigenentwicklung zusammenhingen. Einige der Prozesse ließen sich über den neuen Standard direkt abbilden. Andere wurden mit Custom Code individuell eingegliedert. So erhalten Unternehmen die für sie maßgeschneiderte Begleitung und schützen sich vor (teuren) Stolperfallen.

Im Fall der Migration bei Steiff gingen die Berater folgendermaßen vor:

1. Analyse des bestehenden Systems: Mithilfe der Analyse-Software wird auf Knopfdruck ein genaues Röntgenbild der Ausgangslage erstellt. So erhält man alle wichtigen Informationen auf einen Blick, zum Beispiel Standorte, Organisation, Buchungskreise, die eingesetzten Module, Komponenten und Schnittstellen. Daten sind nach Jahreszahlen geordnet. Unternehmen sehen so auf einen Blick, was sie mitnehmen und was sie ändern möchten. Innerhalb kürzester Zeit wird auf diese Weise eine Roadmap für die Migration entwickelt.

2. Aufbau des neuen Systems: Zunächst wird eine sogenannte Empty Shell angefertigt: eine Kopie des bestehenden Systems, das von sämtlichen Anwendungsdaten befreit wird. Ohne diese Daten lässt sich das ERP ganz nach Bedarf anpassen. So können zum Beispiel Buchungskreise gelöscht oder umbenannt werden. Anschließend erfolgt das Software-Update auf S/4HANA, mithilfe dessen weiteres Customizing folgt, etwa für das Hauptbuch oder den Business Partner.

3. Definition der Migrationsregeln und Mappings: Danach wird im Transformation-Cockpit festgelegt, welche Daten migriert werden und welche Optimierungen vorgenommen werden sollen. Danach werden die entsprechenden Migrationsregeln und Mappings definiert. Die CrystalBridge-Plattform kann Merge-, Split-, Move- und Harmonize-Aufgaben in einem einzigen Projekt zusammenfassen, also zum Beispiel Buchungskreise zusammenführen, juristische Einheiten ausgliedern, Mandanten verschieben oder den Kontenplan umstellen. Dafür sind keine Vorprojekte nötig, sodass sich der Aufwand erheblich reduziert.

4. Umsetzung der Transformation: Nun werden die Einstellungen getestet, indem erste Daten ins System geladen werden. Falls nötig, werden noch einmal Anpassungen vorgenommen und anschließend wird der erste Mandant aufgebaut. Danach erfolgt die finale Migration, das neue System geht produktiv und das alte wechselt in den Archiv-Modus.

Erfolgreiche Migration: Gute Planung ist das A und O

Die Erkenntnisse aus dem Transformationsprojekt bei Steiff sind eindeutig: Vor Projektstart sollte man sich umfassend Gedanken über den passenden Conversion-Ansatz machen, der den spezifischen Unternehmensanforderungen gerecht wird. Eine Transformation in einem Schritt (One-Step-Approach) entlastet dabei die interne IT-Abteilung und beschleunigt den Migrationsprozess.

Die Transformation bei Steiff dauerte insgesamt nur 18 Monate. Zum Vergleich: Die meisten Unternehmen rechnen laut einer PWC-Studie mit einer Projektdauer von mindestens drei bis fünf Jahren. Seit dem Go-Live im April 2021 arbeitet das System zuverlässig und ermöglicht es Steiff, die Vorteile des neuen Retail-Standards wie eine Verbesserung des Sortimentsmanagements oder der Preisplanung, voll auszuschöpfen. Durch den frühzeitigen Wechsel vermied Steiff zudem einen Projektstau und lief nicht Gefahr, bis zum Stichtag 2027 die Conversion noch nicht abgeschlossen zu haben.

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