Gastkommentar von MailStore So verhindern Sie Outlook-Probleme durch E-Mail-Archivierung

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Outlook-Nutzer sehen sich häufig mit Beeinträchtigungen konfrontiert, die die tägliche Arbeit mit dem Mail-Programm erschweren. Diese reichen von ausgereiztem Postfachvolumen über umfassende Performance-Probleme bis hin zur Gefährdung der Compliance. Doch das sind Probleme, die sich mithilfe von E-Mail-Archivierungslösungen aus der Welt schaffen lassen.

Roland Latzel, Director of Marketing von MailStore, erklärt, wie und warum überquellende Postfächer für Performance-Probleme sorgen:

„Viele Nutzer von Mail-Clients wie Outlook sind es gewohnt, empfangene und gesendete Nachrichten samt Anhängen entweder im jeweiligen Postfach liegen zu lassen oder zur Selbstorganisation auf verschiedene Ordner zu verteilen und so auf dem Mail-Server zu belassen. Auch wenn mittlerweile Cloud-Angebote wie Microsoft 365 mehrere Gigabyte Speicherplatz versprechen, kann sich nach einiger Zeit ein beträchtliches Kontingent an Nachrichten und Dateianhängen ansammeln bis schließlich eine zuvor durch die IT oder den Service Provider konfigurierte Postfachbegrenzung erreicht ist. Je mehr dieses Mail-Volumen anwächst, desto mehr steigt das Risiko, dass dadurch die Leistung des Clients beeinträchtigt wird. Die Folgen: Das Programm braucht wesentlich mehr Zeit, um zu starten, Mails zu versenden oder zu empfangen und nach Inhalten zu suchen.

Professionelle E-Mail-Archivierungslösungen halten Mail-Volumen dauerhaft klein

Durch den Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung kann das Mail-Volumen auf dem E-Mail-Server dauerhaft klein gehalten werden, da die E-Mails außerhalb vom E-Mail-Server in der Archivlösung liegen. Die archivierten E-Mails können auf dem E-Mail-Server zum Beispiel regelbasiert gelöscht werden. Wenn die Archivierungslösung zudem die De-Duplizierung und Kompression von E-Mails und Dateianhängen beherrscht, kann der nötige Speicherplatz im Archiv zusätzlich reduziert werden.

Der Anwender greift auf seine archivierten Mails je nach Lösung über verschiedene Wege zu, besonders beliebt sind zum Beispiel Outlook Add-ins und browserbasierte Web-Zugänge. Ein für die IT häufig angenehmer Nebeneffekt: Die regelmäßigen Backup-Jobs für den E-Mail-Server laufen nun häufig schneller durch, bedingt durch das reduzierte E-Mail-Volumen auf dem E-Mail-Server.“

Archivierungsfunktionen können die Compliance gefährden

Outlook verfüge nativ über Funktionen, die ebenfalls den Begriff „Archiv“ im Namen tragen. Diese seien jedoch nicht mit dem Funktions- und Leistungsumfang einer professionellen E-Mail-Archivierung vergleichbar. Mithilfe des Features AutoArchivierung können Nutzer ihre Nachrichten in PST-Dateien verschieben, die dann lokal auf der Festplatte gespeichert werden. Diese seien allerdings bei IT-Admins häufig als fehleranfällig berüchtigt und erfüllen nicht die üblichen Compliance-Kriterien eines revisionssicheren Archivs.

Outlook-Nutzer finden in der Menüleiste zudem einen Button, der schlicht mit „Archivieren“ beschriftet ist. Diese Funktion verschiebe Mails samt Dateianhängen lediglich aus dem Posteingang in einen zusätzlichen Ordner, der sich „Archiv“ nennt, so Latzel. Die Daten würden dabei weder revisionssicher archiviert noch vom Mail-Server gelöscht. Das Speichervolumen der Daten werde demnach weiterhin auf dem E-Mail-Server beansprucht. Da Outlook neue E-Mails erst dann wieder empfangen oder versenden könne, sobald der notwendige Speicherplatz geschaffen wurde, könne das Löschen älterer Mails die Einhaltung der Compliance gefährden.

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