Cloud-basiertes Vertragsmanagement So funktioniert „Legal Tech“ in der Praxis

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Der Druck auf Rechtsabteilungen steigt stetig. So gestaltet es sich etwa immer schwieriger, den Überblick über alle Verträge zu behalten. Mit einer cloud-basierten, prozessorientierten Vertragsmanagement-Lösung steht Unternehmen ein smartes Legal Tech-Tool zur Verfügung.

Die Corona-Krise zeigt, dass juristische Technologielösungen – „Legal Tech“ –, die das Arbeiten zu jeder Zeit und von jedem Ort aus ermöglichen, heute für die Geschäftskontinuität unerlässlich sind. Doch die digitale Transformation der Rechtsabteilungen hat durch wirtschaftliche, demografische, regulatorische, technologische und wettbewerbsrelevante Herausforderungen schon lange vor COVID-19 Fahrt aufgenommen, so die Ergebnisse der Studie „The 2020 Wolters Kluwer Future Ready Lawyer“.

Folgende Aspekte sind darin als Top-Trends in der Digitalisierung der Rechtsabteilungen genannt: zunehmende Bedeutung von Legal Tech (76 Prozent), Erfüllung der sich ändernden Erwartungen der Mandanten bzw. Führungskräfte (74 Prozent), verbesserte Effizienz bzw. Produktivität (73 Prozent) sowie Bewältigung der gestiegenen Informationsmenge und -komplexität (72 Prozent). Als die größten Bremser identifizierten die von Wolters Kluwer befragten Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen von Unternehmen vor allem die Schwierigkeit des Change Managements und den Widerstand der Führungskräfte gegen Veränderungen.

FUTURE-LAW, eine Plattform für Legal Tech und Digitalisierung im Rechtsbereich, hat sich in der Studie „Die Auswirkungen der Digitalisierung in Rechtsabteilungen“ genauer mit den diesbezüglichen Chancen und Herausforderungen auseinandergesetzt. Als größte Chance der Digitalisierung sehen 70,8 Prozent die Zeitersparnis, gefolgt von der Vereinfachung der Arbeitsabläufe (69,2 Prozent), der Steigerung der Effizienz (64,2 Prozent) und der Qualität (44,2 Prozent), der Kostenoptimierung (43,3 Prozent) sowie der Verbesserung des Risikomanagements (40,0 Prozent).

Auch die starke Vernetzung mit anderen Fachabteilungen, externen Partnern und öffentlichen Behörden findet sich unter den Top-Prioritäten. Auf die Frage, welche digitalen Technologien den Arbeitsalltag in der Rechtsabteilung erleichtern, antwortete die überwiegende Mehrheit mit dem Einsatz von Datenmanagementsystemen. Weitere Aspekte sind die intelligente Organisation und Analyse großer Datenmengen, die verstärkte Abwicklung der Verträge durch Backoffice und Vertrieb sowie die verbesserte Kommunikation mit anderen Abteilungen.

Beispiel digitales Vertragsmanagement

Trotz der rasch zunehmenden Digitalisierung existieren derzeit viele Verträge nur in Papierform oder werden als digitalisierte Dokumente in dezentralen Ordnerstrukturen verwaltet. In der aktuellen Situation und in der künftigen hybriden Arbeitswelt ist das alles andere als ideal. Um den damit verbundenen Herausforderungen zu begegnen, sind eine zentrale, zeit- und ortsunabhängig zugängliche Vertragsdatenbank sowie unternehmensübergreifende, digitale Prozesse im Vertragsmanagement heute wichtiger denn je.

Mit einer cloud-basierten, prozessorientierten Vertragsmanagement-Lösung lassen sich diese Anforderungen ebenso wie die oben im Zuge der Digitalisierung der Rechtsabteilungen genannten Aspekte mit wenig Aufwand realisieren – statt umständlicher On-Premises-Installation steht die Verwaltung als Cloud-Service über den gesamten Vertrags-Lifecycle hinweg zur Verfügung.

Dank der Cloud sind alle relevanten Dokumente, Informationen und Daten zentral gespeichert. Zudem ist es möglich, alle für die Erstellung und Ausführung der Verträge verantwortlichen Personen mit wenigen Mausklicks einzubinden. Das erleichtert die Zusammenarbeit der Rechtsabteilung mit Fachabteilungen, Partnerfirmen oder Behörden signifikant. Die einfache, intuitive Handhabung via Internetbrowser stellt einen weiteren Vorteil des cloud-basierten Vertragsmanagements dar und unterstützt wiederum im Change Management. Zudem entspricht es dem Trend, Aufgaben zunehmend ortsunabhängig zu erledigen.

Eine moderne Vertragsmanagement-Lösung erreicht die verlangte Vereinfachung von Arbeitsabläufen durch die sogenannte Prozessorientierung. Automatisierte Genehmigungs- und Freigabeprozesse sorgen für rasche Workflows und verhindern das Versäumen von Abgabe- oder Kündigungsfristen samt den oft daraus resultierenden hohen Mehrkosten.

Contract Analytics hilft Risken aufzudecken

Rechtsabteilungen stehen, wie eingangs erwähnt, einer stark steigenden Informationsflut gegenüber. Diese erschwert es, den Überblick über alle Verträge und den damit verbundenen Geschäftsrisiken zu behalten. Hier hilft Contract Analytics, eine Kombination aus mehreren Methoden der künstlichen Intelligenz (KI), Computerlinguistik, Statistik und Datenwissenschaft. KI-basierte Contract Analytics erstellt einen Abgleich von Soll- und Ist-Zuständen und deckt dabei vertragliche Risiken auf. Diese Methode erkennt beispielsweise Abweichungen von Standardklauseln und unterstützt somit ein frühzeitiges Handeln sowie zuverlässiges Steuern von Prozessen zur Risikominimierung.

Ein Contract-Analytics-Prozess läuft wie folgt ab: Nach der Digitalisierung eines Vertrages und der Texterkennung durch Optical Character Recognition (OCR) klassifizieren neuronale Netze das Dokument und stellen die Vertragsart, beispielsweise einen Wartungs- oder Dienstvertrag, fest. Auf Basis der Texterkennung und Klassifizierung kann das System spezifische Vertragsdaten identifizieren, darunter Laufzeitinformationen und Kündigungsfristen, aber auch den Standort einer Anlage bei einem Wartungsvertrag oder – für die Risikobewertung wichtig – die Höhe möglicher Strafzahlungen.

Bei der Analyse von Fremdverträgen erkennt die KI, um welche Klauselart es sich handelt und bewertetet den Grad der Abweichung von Standardklauseln. In einem finalen Prozessschritt werden alle relevanten Vertragsdaten wie Fristen übersichtlich dargestellt und deren Einhaltung dank Erinnerungsmechanismus sichergestellt.

* Der Autor Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft. In seiner Funktion berät und unterstützt er Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Einführung von Cloud-Lösungen.

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