Gruppenrichtlininien und OneDrive Admin Center nutzen OneDrive for Business in Office 365 konfigurieren

Unternehmen, die Anwendern gestatten OneDrive for Business zur Datenspeicherung zu nutzen, haben vielfältige Möglichkeiten die Konfiguration für Anwender zu automatisieren. Wir zeigen die Möglichkeiten mit Gruppenrichtlinien und dem OneDrive Admin Center.

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Um OneDrive for Business und die Privatfunktion OneDrive im Unternehmen zu nutzen, bietet es sich an auf Windows 10 zu setzen, und hier mit Gruppenrichtlinien und dem OneDrive Admin Center zu arbeiten. Microsoft stellt für Unternehmen Gruppenrichtlinienerweiterungen zur Verfügung, mit denen sich auch OneDrive for Business steuern lässt.

Der Download umfasst ADMX- und ADML-Dateien, mit denen Administratoren Gruppenrichtlinieneinstellungen für Office 365 und OneDrive sowie OneDrive for Business vornehmen können.

OneDrive mit Gruppenrichtlinien steuern

Damit sich die neuen Gruppenrichtlinienvorlagen verwenden lassen, müssen die .admx-Dateien in den Ordner "C:\PolicyDefinitions" auf den Domänencontrollern kopiert werden. Die Gruppenrichtlinien-Sprachdateien (.adml) müssen aus dem jeweiligen Sprachenordner in den Ordner unter "C:\PolicyDefinitions" kopiert werden.

Sobald die Gruppenrichtliniendateien für OneDrive kopiert wurden, stehen diese über "Benutzerkonfiguration\Administrative Vorlagen\OneDrive und Benutzerkonfiguration\Administrative Vorlagen\OneDrive" zur Verfügung. Hier können verschiedene Einstellungen angepasst werden, die auch für den OneDrive-Client gelten, der zum Microsoft-Konto gehört, nicht zu OneDrive for Business.

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In der Gruppenrichtlinienverwaltungskonsole sind auch Einstellungen über "Computerkonfiguration/Administrative Vorlagen/Windows-Komponenten/OneDrive" zu finden. Hier ist zum Beispiel die Einstellung "Verwendung von OneDrive für die Datenspeicherung verhindern" verfügbar. Mit der Option "Synchronisierung von OneDrive-Dateien über getaktete Verbindungen verhindern", wird gesteuert, dass lokal gespeicherte Daten mit OneDrive synchronisiert werden, wenn sich der Rechner in einem externen Netzwerk oder einem langsamen WLAN befindet.

Soll OneDrive im Unternehmen erlaubt sein, dient aber nicht als Standard-Speicher, kann das mit der Option "Dokumente standardmäßig auf OneDrive speichern" verhindert werden. Nach der Integration der ADMX-Dateien für OneDrive stehen bei "Computerkonfiguration\Administrative Vorlagen\OneDrive" und bei "Benutzerkonfiguration\Administrative Vorlagen\OneDrive Optionen" zur Steuerung zur Verfügung.

OneDrive Admin Center nutzen

Mit dem Admin Center steuern Administratoren im Webportal von Office 365 zentraler Stelle alle Einstellungen für OneDrive for Business im aktuellen Office 365-Abonnement. Das OneDrive Admin Center kann auch zentral über die URL https://admin.onedrive.com aufgerufen werden.

Im Admin Center lassen sich Einstellungen vornehmen, die für alle Anwender gelten, die über das Web, von PCs aus, mit Smartphones oder über Tablets auf OneDrive zugreifen. Im Gegensatz zu den Gruppenrichtlinieneinstellungen werden die Einstellungen des Admin Centers direkt in OneDrive for Business gesetzt, nicht für die angebundenen Clients.

Auf der linken Seite stehen verschiedene Befehle zur Verfügung, mit denen OneDrive gesteuert werden kann. Mit den Optionen bei "Freigabe" wird festgelegt, wie Anwender Dateien freigeben dürfen. Standardmäßig dürfen Anwender die Daten in OneDrive auch mit externen Benutzern teilen, die also nicht zur Organisation gehören.

Synchronisierung mit PCs steuern

Im OneDrive Admin Center kann über "Synchronisieren" festgelegt werden, wie die angemeldeten Benutzer Daten aus OneDrive auf ihren PC synchronisieren dürfen. Hier lässt sich zum Beispiel definieren, dass nur PCs, die Mitglied einer Domäne sind, Daten aus OneDrive for Business auf den lokalen Rechner synchronisieren dürfen. Zusätzlich können hier auch Dateitypen blockiert werden, die Anwender nicht mit dem OneDrive-Client aus der Cloud auf lokale PCs synchronisieren dürfen.

Dokumente in OneDrive for Business freigeben

Um Dokumente freizugeben, werden diese in der Weboberfläche mit der rechten Maustaste angeklickt und "Teilen" gewählt. Anschließend öffnet sich ein Pop-up im Browser und die E-Mail-Adresse des Empfängers wird eingegeben. Auch eine Nachricht zum Teilen kann im Fenster hinterlegt werden.

Durch einen Klick auf "Senden" erhält der entsprechende Anwender anschließend eine E-Mail mit dem Link zum Zugreifen auf die Datei. Die Berechtigungen dazu werden über das OneDrive Admin Center vorgegeben.

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Durch einen Klick auf den Text "Jeder mit dem Link kann bearbeiten", öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier kann durch Deaktivieren der Option "Bearbeitung zulassen" festgelegt werden, dass der Empfänger die Datei nur herunterladen, nicht bearbeiten kann. Außerdem lässt sich steuern, dass die Freigabe nach einer bestimmten Zeit endet. Wenn die Frist abgelaufen ist, kann der Empfänger auf das Dokument in OneDrive for Business nicht mehr zugreifen. Im Fenster kann auch konfiguriert werden, wie lange die Zeitspanne sein soll. Hier ist es ebenso möglich zu bestimmen, ob der Link nur für den Empfänger funktioniert, eine weitere Teilung aber nicht möglich ist.

Mit OneDrive und Windows 10 große Dateien versenden

In Windows 10 können Anwender OneDrive auch ohne OneDrive for Business zum Datenaustausch von großen Dateien verwenden, zum Beispiel, wenn eine große ZIP-Datei versendet werden soll:

• 1. Die Datei, die wird in den lokalen OneDrive-Ordner kopiert. Anschließend wird diese automatisch in die Cloud übertragen

• 2. Ist die Datei hochgeladen, wird am einfachsten die OneDrive-Webseite aufgerufen. Nachdem der Synchronisierungsablauf abgeschlossen ist, kann die Datei mit der rechten Maustaste und der Auswahl von "Teilen" mit anderen Nutzern geteilt werden.

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