Google Drive-Plugin für Microsoft Office

Office-Dokumente direkt in der Google Cloud speichern

| Autor / Redakteur: Thomas Joos / Tina Billo

Mit dem Google Drive-Plugin lassen sich Microsoft Office-Dokumente im eigenen Google Drive ablegen, verwalten und für andere Nutzer freigeben. Thomas Joos erläutert die hierfür erforderlichen Schritte.
Mit dem Google Drive-Plugin lassen sich Microsoft Office-Dokumente im eigenen Google Drive ablegen, verwalten und für andere Nutzer freigeben. Thomas Joos erläutert die hierfür erforderlichen Schritte. (Bild: Google)

Wer gemeinsam an Dokumenten arbeitet, oder unterwegs an Dokumenten weiterarbeiten will, kann die Dateien direkt in der Cloud speichern. Mit einem Plugin erweitert Google die Funktionen von Microsoft Office-Programmen, um Dokumente direkt in der Google Cloud zu speichern.

Durch die Installation des „Google Drive-Plugin für Microsoft Office" können Anwender aktuelle Office-Programme so erweitern, dass eine Speicherung der Dokumente direkt in der Cloud im eigenen Google Drive möglich ist. Natürlich muss zuvor ein Google-Konto erstellt und für Google Drive eingerichtet sein. Danach wird das Plugin auf dem entsprechenden Rechner heruntergeladen und installiert.

Google Drive-Plugin für Microsoft Office installieren und einrichten

Die Installation des Plugins ist in wenigen Sekunden abgeschlossen. Anwender müssen lediglich die Installationsdatei herunterladen und per Doppelklick installieren. Nach einem Neustart steht das Plugin bereits zur Verfügung. Dazu wird die Registerkarte "Datei" geklickt. Über "Speichern unter" sind alle Speicherquellen der Office-Programme zu sehen.

Durch einen Klick auf "Google Drive" erscheinen auf der rechten Seite Informationen zum Plugin und Einstellungsmöglichkeiten. Damit ein Office-Programm Daten in Google Drive speichern können, muss eine Anmeldung an Google Drive erfolgen. In den meisten Fällen werden die Anmeldedaten gespeichert, sodass bei einer erneuten Anmeldung keine erneute Authentifizierung erfolgen muss.

Damit das Plugin sich am Google-Konto anmelden darf, und das Office-Programm Daten speichern, muss es die Genehmigung dazu erhalten. Die entsprechende Bestätigung erscheint bei der Anmeldung am Google-Konto, innerhalb des Office-Programms.

Anpassungen vornehmen

Sobald das Plugin installiert und eingerichtet ist, können Anwender über den Link "Einstellungen" auch Anpassungen vornehmen. Dazu muss auf der Registerkarte "Datei" die Option "Speichern unter" und dann "Google Drive" aufgerufen werden.

In den Einstellungen kann zum Beispiel festgelegt werden, wie sich das Plugin beim Öffnen des entsprechenden Office-Programmes verhalten soll. Auf der Registerkarte "Konto" ist das hinterlegte Google-Konto zu sehen sowie der noch freie und belegte Speicherplatz.

Dokumente in Google Drive speichern und öffnen

Um Dokument in Google Drive zu speichern, muss Google Drive als Speicherort über "Speichern unter" auf der Registerkarte "Datei" verwendet werden. So lassen sich in der Cloud gespeicherte Dateien auch wieder öffnen. Beim Speichern wird der Name festgelegt sowie der Speicherort in Google Drive. Standardmäßig verwendet das Plugin "Meine Ablage". Anschließend wird das Dokument gespeichert. Die Größe der Datei wird beim Hochladen angezeigt.

Auf dem Menüpunkt „"Google Drive" stehen verschiedene Befehle zur Verfügung, um ein Dokument zu verwalten. Dazu gehört das Öffnen, Speichern, Umbenennen, Verschieben und natürlich das Freigeben eines Dokumentes. Hier sind auch die Einstellungen zu finden.

Office-Dokumente freigeben

Um ein Dokument anderen Benutzern freizugeben, muss es zunächst in Google Drive gespeichert werden. Danach kann über den Menüpunkt "Google Drive" und der Auswahl "Freigeben" ein Link erstellt werden, mit dem externe Benutzer auf das Dokument zugreifen dürfen. Hier kann entweder ein Name oder eine E-Mail-Adresse eingegeben werden. Natürlich können Dokumente auch an Anwender freigeben werden, die über kein Google-Konto verfügen.

Beim der Eingabe eines Namens muss dieser Benutzer natürlich entsprechend bekannt sein, und am besten über ein Google-Konto verfügen. Über das Stift-Icon lassen sich Rechte für die Freigabe erstellen. Hier kann festgelegt werden, ob der Benutzer das Dokument bearbeiten, lesen oder kommentieren darf.

Über "Link zum Freigeben abrufen" wird ein Link erstellt, den Anwender per Mail oder auf anderem Weg verschicken können. Das Plugin kann die Nachricht aber auch selbst verschicken. Über diesen Link kann der eingeladene Anwender auf das Dokument zugreifen. Beim Erstellen der Freigabe kann festgelegt werden, ob der Zugriff auf die Datei auch ohne Google-Konto erlaubt ist, oder der eingeladene Benutzer ein Google-Konto erstellen muss.

Eingeladene Benutzer erhalten eine E-Mail mit Informationen zu der freigegebenen Datei. Durch einen Klick auf die Datei kann diese geöffnet werden. Der Zugriff auf die Dokumente erfordert nicht unbedingt, dass auf dem entsprechenden Rechner Microsoft Office installiert ist. Auch mit einem Webbrowser kann der Zugriff erfolgen. Natürlich kann die Datei auch heruntergeladen und offline bearbeitet werden.

Plugin deaktivieren oder deinstallieren

Wer das Plugin temporär nicht mehr nutzen will, oder Probleme damit hat, kann es in den Optionen deaktivieren. Die Einstellungen dazu finden sich auf der Registerkarte "Datei" über "Optionen". Bei "Add-Ins" und dann durch die Auswahl von "COM-Add-ins" und der Schaltfläche "Los" kann das Plugin "DriveForOffice" deaktiviert werden. Nach einem Neustart stehen die Google-Drive-Optionen nicht mehr zur Verfügung. In den meisten Fällen reicht die Bestätigung der Deaktivierung. Durch das Setzen des Hakens, wird die Option wieder verfügbar.Wer das Plugin komplett entfernen will, ruft mit "appwiz.cpl" die Auflistung der installierten Programme auf und deinstalliert "Google Drive plug-in <Versionsnummer>.

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