Kollaboration und Dateifreigaben auf Open-Source-Basis Nextcloud Hub – Private Cloud mit zusätzlichen Funktionen

Mit Version 18 von Nextcloud führten die Entwickler einige Neuerungen und Verbesserungen ein, die weit über das einfache Teilen von Dateien hinausgehen. Die kostenlose, private Cloud-Lösung trägt jetzt auch die Bezeichnung Nextcloud Hub. Ein Überblick der Funktionen und Möglichkeiten.

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Die Open Source-Lösung Nextcloud 18 trägt auch die Bezeichnung Nextcloud Hub). Eine Versionierung wird es aber weiterhin geben. In dieser Plattform werden Funktionen für das Speichern und Freigeben von Dateien (Nextcloud Files), Webmeetings und Chats (Nextcloud Talks) und Groupware-Funktionen (Kalender, Kontakte und Mails) zusammengefasst (Nextcloud Groupware) zusammengefasst. Die neue Version bietet zahlreiche neue Funktionen, vor allem im Bereich Collaboration.

Nextcloud bietet in der neuen Version also Funktionen für die Zusammenarbeit in Unternehmen und kleinen Gruppen. Dazu gehören Dateiablage und das Teilen von Dokumenten genauso, wie private Kalender und Gruppenkalender. Auch eine Fotogalerie und ein Videoplayer sind Bestandteil von Nextcloud. Ebenso verfügbar ist ein Adressbuch zur Verwaltung von Kontakten.

Die Anbindung der Mail-Funktionen erfolgt über die Web-Mail-App. Hier lassen sich vorhandene Mail-Konten an Nextcloud anbinden. Die Mail-App arbeitet wiederum mit dem Kalender in Nextcloud zusammen und ermöglicht das Erstellen von Terminen aus dem Kalender heraus. Unternehmen, die bereits auf Nextcloud 17 setzen, können zur neuen Version aktualisieren. In diesem Fall lassen sich neue Apps manuell nachinstallieren.

Dokumente in Nextcloud 18 mit OnlyOffice bearbeiten

Dokumente, die in der Cloud gespeichert werden, lassen sich mit der Online-Office-Version OnlyOffice auch bearbeiten. Die Office-Version kann Microsoft Office-Dokumente genauso nutzen, wie Libre Office und Open Office. Die Bedienung des Office-Paketes ist so ähnlich, wie der Umgang mit Microsoft Office, Libre Office oder Open Office. Wenn Anwender noch nicht mit OnlyOffice gearbeitet haben, fällt der Umgang meistens nicht schwer.

OnlyOffice gehört zum Lieferumfang von Nextcloud 18; dies ist auch eine der wichtigsten Neuerungen in der aktuellen Version. Mit OnlyOffice können Anwender Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen online durchführen. Der Funktionsumfang entspricht der installierbaren Version von OnlyOffice.

Die Einrichtung von OnlyOffice in Nextcloud gelingt aber nicht immer auf Anhieb. Teilweise muss in den Apps von Nextcloud noch OnlyOffice aktiviert werden (Community Document Server). Der Server ist im Bereich „Büro & Text“ in den Einstellungen zu finden. Das funktioniert auch beim Betrieb von Nextcloud als Docker-Container, oder bei der Installation mit Snapd. Um die neueste Version herunterzuladen, verwenden Sie in diesem Fall „ docker pull nextcloud“. Tauchen Probleme bei der Aktivierung von OnlyOffice in Nextcloud auf, sollten Sie sich den dazugehörigen Support-Beitrag bei Nextcloud ansehen. Natürlich ist die kostenlose Version von OnlyOffice im Vergleich zu den kommerziellen Varianten eingeschränkt. Es besteht aber die Möglichkeit zum Wechsel zur kommerziellen Enterprise-Lizenz in Nextcloud.

Gruppenarbeit mit Nextcloud: Neuer Kalender und mehr Funktionen zum Teilen

Im Fokus von Nextcloud steht die Gruppenarbeit. Aus diesem Grund wurden an mehrere Stellen neue Funktionen integriert, mit denen sich Dateien einfach teilen lassen und Notizen oder Aufgaben in Unterordner organisiert werden können.

Dateien können gesperrt werden, sodass verhindert wird, dass andere Anwender Änderungen an Dateien vornehmen, wenn zum Beispiel mit OnlyOffice gleichzeitig ein Dokument geöffnet wird. Generell ist das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, die in Nextcloud gespeichert sind, kein Problem. Auch die Verwaltung von Fotos wurde verbessert. Hier stehen ebenfalls mehr Funktionen zur Gruppenarbeit zur Verfügung, und die Galerien dürfen wesentlich größer werden.

Bezüglich der Gruppenarbeit spielt auch der überarbeitete Kalender eine gewichtige Rolle. Da auch Online-Meetings und Videokonferenzen mit Nextcloud Talk möglich sind, können Termine zusammen mit diesen Funktionen über den Kalender in Nextcloud geplant werden. Außerdem können beim Planen von Besprechungen jetzt auch Besprechungsräume erstellt und genutzt werden. Die Funktion steht bei neuen Terminen im Bereich der Planung von Teilnehmern zur Verfügung.

Automatisierung von Aufgaben

In Nextcloud lassen sich auch Workflows definieren und damit automatisierte Vorgänge einfach umsetzen. Wird zum Beispiel eine bestimmte Datei bearbeitet, kann sich ein Mitarbeiter automatisch benachrichtigen lassen. Auch die Integration von Nextcloud Talk an diese automatisierten Abläufe ist möglich. Wer sich näher mit den Möglichkeiten der Workflows auseinandersetzen will, kann sich auf der Github-Seite von Nextcloud genauer über die Workflow-Skripte informieren.

Voraussetzungen für den Einsatz von Nextcloud

Nextcloud wird entweder als Docker-Container oder auf einem Linux-Server installiert. Nextcloud benötigt den Zugriff auf eine Datenbank. Hier wird in den meisten Fällen auf MySQL oder MariaDB gesetzt. Als Webserver nutzen die meisten Unternehmen Apache oder Nginx. Für den Einsatz von Nextcloud ist darüber hinaus PHP notwendig, nach Möglichkeit in der neuesten Version.

Für eine schnelle Installation kann Nextcloud über einen Snap-Container installiert werden. In diesem Fall werden die notwendigen Komponenten schnell und einfach automatisch integriert. Am Beispiel von Ubuntu oder Debian erfolgt das mit den Befehlen:

Die installierte Version wird mit dem folgenden Befehl angezeigt:

Die Anmeldeseite von Nextcloud wird über den Browser und „localhost“ aufgerufen. Danach wird die Einrichtung der Umgebung abgeschlossen. Die Anmeldung erfolgt mit „admin“ und „nextcloud“. Nach der Anmeldung werden die entsprechenden Dienste auf dem Server eingerichtet. Danach steht Nextcloud zur Verfügung.

Download und Links

Auf der Website von Nextcloud stehen die verschiedenen Server-Varianten und Clients für alle gängigen Betriebssysteme zum Download zur Verfügung. Im Blog und News-Bereich von Nextcloud kann man sich außerdem immer über anstehende Updates und neue Funktionen informieren. So aktuell beispielsweise auch über Release 19 mit „Password-less authentication“ und Optimierungen für Nextcloud Talk für mehr Produktivität auch im Home Office.

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