Ansätze für effizientes Druckmanagement

Mobiles Drucken aus der Cloud

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Outputmanagement via Dienstleister

Der Vorteil beim Outsourcing-Ansatz: Der Dienstleister kümmert sich um Wartung und Reparaturen sowie die proaktive Bereitstellung des notwendigen Zubehörs. Dadurch lasse sich die Verfügbarkeit der Geräte auf nahezu 100 Prozent steigern, sagt Susanne Heß von Xerox. „Außerdem helfen Schulungen den Mitarbeitern beim Umgang mit neuen Systemen und unterstützen sie so, möglichst effizient zu arbeiten.“

Jede Form des Outsourcings setzt allerdings klar definierte Verantwortlichkeiten und Servicelevels voraus. Erst recht gilt dies für neue „Druckerdienste aus und in der Wolke“. Denn das Mobile Print kann Cloud-basiert sein, muss es aber nicht zwangsläufig. So bietet Hersteller Xerox etwa neben der Cloud-Lösung auch eine Mobile Print-Lösung an, bei der die Druckaufträge vom mobilen Endgerät aus nicht in die Wolke geschickt werden, sondern direkt an die E-Mail-Adresse eines Servers im Unternehmen.

Der Vorteil bei dieser Herangehensweise: Die Informationen bleiben „inhouse“, ein Argument gerade für Unternehmen mit sehr hohen Sicherheitsansprüchen. Darüber hinaus spielen Cloud-basierte Lösungen laut Xerox weniger beim Druck selbst eine zentrale Rolle, sondern vor allem beim Thema Dokumenten-Management. Stichwort Collaboration.

Hier stellen Multifunktionsdrucksysteme den Dreh- und Angelpunkt dar. So offeriert Xerox mit „ConnectKey Share to Cloud“ eine Lösung, die sich optional genau darin integrieren lässt. Der Vorteil für die Anwender: Über den MFP kann der Hersteller ohne Middleware mit nur einem Klick Dokumente senden und anderen zugänglich machen, beispielsweise zu SharePoint Online, Google Drive, DropBox, Evernote, PaperPort Anywhere und Salesforce.com.

„Das Drucker-Management in der Wolke ist also heute zum Teil schon Realität“, fasst Susanne Heß von Xerox zusammen. Dadurch ließen sich viele der Druckersysteme bereits Orts unabhängig verwalten. Die Administratoren greifen nur noch remote auf diese zu, angefangen bei der Einrichtung und dem Aufsetzen von Regeln, über Schulungen am Bedienfeld des MFPs und dem Auslesen von Zählerständen und Tonerstandanzeigen, bis hin zur Fehleranalyse- und -beseitigung.

Zusatzinformationen/Lesetipp

Die IDC-Studie „Print Management und Document Solutions in Deutschland 2012“ bestätigt den Bedarf für das mobile Drucken: Insgesamt 63 Prozent der Unternehmen sind der Meinung, dass mobiles Drucken bereits heute (11%), innerhalb von zwei Jahren (24%), oder mittelfristig in zwei bis fünf Jahren (28%) ein wichtiges Thema für die Nutzer und somit auch für die IT-Abteilungen sein wird.

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