Ansätze für effizientes Druckmanagement

Mobiles Drucken aus der Cloud

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Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC.
Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC.
(Bild: IDC)
Die mangelnde Nachdenklichkeit zieht Folgen nach sich. Ein Wildwuchs mit unzähligen verschiedenen Herstellermarken und Gerätetypen ist vielerorts im Laufe der Jahre entstanden. Der Geräte-Dschungel sei veraltet, störanfällig, und er ziehe zahlreiche Helpdesk-Anrufe und teure Service-Einsätze nach sich, diagnostiziert Matthias Kraus.

Außerdem: „Durch die Heterogenität des Geräteparks lassen sich weder für die Drucker noch für das Verbrauchsmaterial günstige Einkaufskonditionen erzielen. Der Einkauf von Verbrauchsmaterial ist zudem meist unzureichend oder gar nicht organisiert und findet erst dann statt, wenn das Gerät nicht mehr druckt“, sagt Kraus.

Um signifikante Kostensenkungen zu erzielen, ist deshalb ein professionelles Print Management erforderlich, das zentral organisiert sei und sich nicht nur auf die direkten Kosten konzentriere, gibt der IDC-Experte zu bedenken. Ein besonderes Augenmerk sollten Unternehmen dabei auf den Aufwand für den laufenden Betrieb und die versteckten Kosten legen.

„Noch bedeutender sind allerdings die Auswirkungen auf die Produktivität der Nutzer in den Fachbereichen, denn hier versteckt sich das eigentliche Potential“, führt Matthias Kraus weiter aus. Aus Sicht von IDC gibt es dazu eine idealtypische Vorgehensweise: Zunächst sollten die Verantwortlichen mit Hilfe eines professionell aufgestellten Print Managements für möglichst große Transparenz sorgen, um die Druckkosten zu senken und gleichzeitig die Verfügbarkeit zu sichern.

Im zweiten Schritt wären anschließend rund um den gesamten Lebenszyklus die Dokumentenbasierten Prozesse zu optimieren, von der Erstellung und dem Eingang, über die Weiterleitung und Verarbeitung, bis hin zur Ausgabe. Das Ziel sei es, die gesamte Ablaufroutine möglichst weitgehend zu automatisieren; denn dies führe schließlich zu effizienten Geschäftsprozessen, bekräftigt Kraus.

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