ownCloud in der Praxis

Mit modernem Filesharing zu geringeren IT-Kosten

| Redakteur: Florian Karlstetter

ownCloud im Paxiseinsatz bei der Zeppelin GmbH.
ownCloud im Paxiseinsatz bei der Zeppelin GmbH. (Bild: ownCloud)

Mit der Einführung einer Open-Source-basierten Filesharing-Lösung von ownCloud konnte die Zeppelin GmbH nicht nur die Sicherheit ihrer Daten gewährleisten, sondern auch die Produktivität deutlich steigern. Die Mitarbeiter können ihre Daten nun schneller und effektiver teilen – intern und extern. Das Ergebnis ist eine deutliche Entlastung der IT-Abteilung, da die Software es den Mitarbeitern ermöglicht, selbstständig weitere Nutzer anzulegen – natürlich unter Einhaltung strengster Compliance-Vorgaben.

Die Wurzeln des Zeppelin Konzerns gehen auf die Gründung der Zeppelin-Stiftung durch Ferdinand Graf von Zeppelin im Jahr 1908 zurück. Heute ist der Konzern an 190 Standorten in 35 Ländern vertreten, bietet Lösungen in den Bereichen Bau- und Bergbaumaschinen, Landmaschinen, Vermietung, Baulogistik und Baustellenmanagement, Antrieb und Energie, Engineering und Anlagenbau an und entwickelt neue digitale Geschäftsmodelle für die Bauwirtschaft. Über 8.000 Mitarbeiter erwirtschafteten im Geschäftsjahr 2017 einen Umsatz von 2,75 Milliarden Euro.

Vor der Einführung von ownCloud als strategische, konzernweite Filesharing-Lösung wurden Dateien über klassische Wege wie E-Mail oder FTP-Server ausgetauscht. Die Konzerngröße, weltweit verteilten Standorte und zunehmend mobiler werdenden Mitarbeiter verlangten allerdings mehr und mehr nach einer skalierbaren, sicheren und einfach zu bedienenden Filesharing-Lösung. Sowohl interne als auch externe Mitarbeiter und Geschäftspartner sollten Dateien sämtlicher Formate und Größen einfacher, sicherer und insbesondere auditierbar teilen können.

Moderne Ansprüche fordern moderne Systeme

Jenseits des reinen Austauschs von Dateien forderten die Ansprüche an einen modernen Arbeitsplatz auch die Möglichkeit einer gemeinsamen Bearbeitung von Office-Dokumenten und anderer kollaborativer Arbeitsformen. Die Lösung sollte einfach administrierbar sein, um den Aufwand der internen IT-Abteilung gering zu halten. Mit der Einführung einer unternehmensweiten Lösung unter der Federführung und Kontrolle der IT sollte vermieden werden, dass die Mitarbeiter auf eigene, „private“ Filesharing-Lösungen ausweichen und somit die Entstehung einer Schatten-IT im Vorfeld verhindert werden. Ein erstes Open-Source-Filesharing-System wurde eingeführt, musste aber aufgrund der Beendigung dieses Projektes durch eine andere Lösung ersetzt werden.

Die Wahl des Zeppelin-Konzerns fiel auf ownCloud, weil es die individuellen Anforderungen sehr genau erfüllt. Nachdem anfangs 300 Mitarbeiter mit der kostenfreien ownCloud Server-Version arbeiteten, wuchs die Zahl der Nutzer schnell auf 1.000 an. Zu diesem Zeitpunkt wurde die eigens für Unternehmen entwickelte ownCloud Enterprise Edition eingeführt, um von dem entwickelten Enterprise-Feature-Set mit Zugriff auf die ownCloud Support- und Deployment-Experten sowie von schnellen Reaktionszeiten zu profitieren. Im Auswahlprozess konnte sich ownCloud unter anderem aufgrund des reichhaltigen Gesamtangebotes und der Erfahrung aus über 1.000 erfolgreichen Kundenprojekten durchsetzen.

So viel Sicherheit wie nötig – so viel Akzeptanz wie möglich

Das Deployment und der Rollout wurden in enger Zusammenarbeit zwischen Zeppelin und ownCloud realisiert, indem die Software im firmeninternen, hochverfügbaren Rechenzentrum implementiert wurde. Diese 100%-On-Premises-Lösung bietet neben maximaler Datensicherheit auch eine volle, uneingeschränkte Datenkontrolle durch Zeppelin. Die verschlüsselt abgelegten Firmendaten werden über ownCloud nicht nur intern, sondern auch extern mit Kunden, Partnern und anderen Stakeholdern risikolos geteilt.

Um das Nutzererlebnis und die Mitarbeiteradaption optimal ausschöpfen zu können, entschied sich Zeppelin für ein vollständiges Branding von ownCloud. Mittels der wizard-basierten App „ownBrander“ konnte somit nicht nur die Web-Oberfläche, sondern selbst Desktop- und Mobile-Clients der Corporate Identity von Zeppelin angepasst werden. Die starke Markenbotschaft von Zeppelin wird somit an alle internen und externen Nutzer weitergegeben. Die gesteigerte Identifikation der Nutzer mit der Lösung sorgte recht schnell für eine hohe Akzeptanz und Beliebtheit bei den Mitarbeitern.

Entlastung der IT-Abteilung – Steigerung der Performance

Standort- und Geräteunabhängig können nun alle Nutzer einfach und sicher auf Dateien zugreifen und diese teilen. Gerade für einen international agierenden Konzern, ist diese Möglichkeit alles andere als trivial.

Dierk Uhr, IT Leiter der Zeppelin Systems GmbH, hebt diesbezüglich besonders die Verhinderung einer Schatten-IT hervor: „Mit ownCloud können sämtliche Datenschutzrichtlinien, Sicherheitsvorschriften und Compliance-Regelungen perfekt umgesetzt und die Entstehung einer Schatten-IT effektiv unterbunden werden.“

Schließlich erhöhte die neue ownCloud-Lösung spürbar die Produktivität und die Datensicherheit. Mitarbeiter können schnell und effektiv Dateien aller Formate intern und extern sicher teilen ohne durch Größenbeschränkungen limitiert zu sein – selbst komplette virtuelle Maschinen können so problemlos übergeben werden. Besonders das Onboarding neuer Unternehmensbereiche wird durch ownCloud enorm beschleunigt, was zu einer erheblichen Kosteneinsparung führt. Indem Mitarbeiter selbstständig externe Nutzer mit beschränkten Rechten anlegen können, wird die IT-Abteilung entlastet, ohne Abstriche bei der Sicherheit machen zu müssen. Die 100%-On-Premises-Lösung sorgt am Ende sogar für mehr Sicherheit als früher.

Und auch die Zusammenarbeit mit Kunden, Agenturen, Dienstleistern und weiteren Stakeholdern wird durch Features wie Filedrop, Public Links und Sicherheitsmaßnahmen wie Link-Expiration und Link- Passwörter deutlich erleichtert und beschleunigt. So ist für die Zukunft auch ein weiterer Rollout von ownCloud als Unternehmenslösung von Zeppelin für den sicheren und effektiven Dateiaustausch geplant. Darüber hinaus soll die Zusammenarbeit innerhalb der ownCloud-Plattform durch die Integration von Collabora und Microsoft Office Online Server nahtloser und produktiver werden.

Die Zusammenarbeit zwischen Zeppelin und ownCloud ist ein ideales Beispiel dafür, wie die Modernisierung des internen Dateiaustauschs ganz konkret nicht nur die Produktivität im gesamten Unternehmen erhöht, sondern auch wie die IT mit der Implementation einer flächendeckenden Lösung vom „Cost Center” zum „Profit Center” wird.

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