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Modernes ECM vereint Compliance und rechtskonforme Archivierung aller relevanter Daten Mit Compliance und revisionssicherer Archivierung zu besserem Content Management

| Autor / Redakteur: Dr. Martin Bartonitz / Florian Karlstetter

Unmengen an E-Mails, Akten und Dokumenten – die tägliche Dosis an Informationen belastet das Nervensystem vieler Firmen. Längst versuchen deshalb nicht mehr nur Großunternehmen ihre IT in puncto Enterprise Content Management zu mehr Fitness zu bewegen. Auch der Mittelstand hat erkannt, dass Storage-Übungen allein die Symptome nur kurzfristig lindern.

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Dr. Martin Bartonitz, ECM-Experte und Product Manager Workflow bei Saperion.
Dr. Martin Bartonitz, ECM-Experte und Product Manager Workflow bei Saperion.
( Archiv: Vogel Business Media )

Zugleich wird auch das Thema Compliance als zusätzlicher Risikofaktor erkannt. Aufgeschreckt durch die aktuelle Berichterstattung sehen sich immer mehr Firmen veranlasst, auch die rechtskonforme Archivierung genauer zu beachten.

Dabei sollte Compliance, das rechtskonforme Handeln, im Prinzip eine Selbstverständlichkeit sein – und zwar nicht erst seit Beginn des IT-Zeitalters. Schließlich gelten das Handelsgesetzbuch mit seinem altmodischen Begriff des „Handelsbriefs“ und die ungeschriebenen Gesetze des kaufmännischen Handelns seit etlichen Zeiten. Mit einigen ergänzenden Vorschriften allerdings hat der Gesetzgeber auf die Anforderungen der Moderne reagiert. So gibt es neben den „Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführung“, die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“, das Datenschutzgesetz sowie eine ganze Reihe weiterer Regelwerke, die der korrekt arbeitende IT-Profi von heute zu beachten hat.

Dabei steht für das Unternehmen so einiges auf dem Spiel. Neben Schadensersatzforderungen, Strafen, Bußen und Zwangsgeldern fürchten Firmen vor allem Steuerschätzungen und die damit verbundenen hohen Zahlungsverpflichtungen. Doch auch der Schaden der entsteht, wenn ein Unternehmen bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung ohne geeignetes Beweismaterial dasteht, kann ein erhebliches Ausmaß annehmen. Von ganz anderer Art, aber nicht minder gravierend, ist der Reputationsverlust nach Datenmissbrauchsfällen. Eine negative Presse und Kundenabwanderungen sind in vielen solcher Fälle garantiert und können selbst bei vergleichsweise harmlosen Vergehen für langfristige Umsatzeinbrüche sorgen.

Expertise ist bei der Wahl des Anbieters entscheidend

Aus gutem Grund raten die Pragmatiker unter den Juristen, sich weder im Wirrwarr der Regularien zu verlieren, noch sich von denkbaren Horrorszenarien lähmen zu lassen. Gefragt sind stattdessen IT-Lösungen, bei denen all diese Themen verlässlich adressiert werden. Dr. Martin Bartonitz vom deutschen Anbieter Saperion kennt die Herausforderungen, vor denen die Unternehmer in Compliance-Fragen stehen: „Es sind oft nicht die technischen Details, die bei der Anbieterwahl ausschlaggebend sind, sondern die Expertise auf diesem Gebiet. Als deutsches Unternehmen mit Hauptsitz in Berlin haben wir in dieser Hinsicht natürlich einen großen Heimvorteil.“ Sind zusätzlich auch ausländische Niederlassungen bei ECM-Projekten betroffen, müssen außerdem auch die Besonderheiten dieser Länder gewürdigt werden. „Auch hier zählt letztlich die Erfahrung mit internationalen Projekten und die genaue Kenntnis der Rechtsordnung in diesen Märkten“, so Bartonitz.

Worauf es bei Compliance-Überlegungen im Zusammenhang mit ECM und Archivierung außerdem ankommt erfahren Sie auf der nächsten Seite.

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