Mit Compliance und revisionssicherer Archivierung zu besserem Content Management

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Rechts- und Revisionssicherheit

Ein wichtiger Faktor bei Compliance-Überlegungen von Unternehmen sollte nach Ansicht von Saperion auch der Mehrwert für die Firma sein. Dieser lässt sich nur dann „mitnehmen“, wenn Rechts- und Revisionssicherheit mit einem ECM-System Hand-in-Hand gehen. „Es darf nie nur darum gehen, Daten zu sammeln und zu archivieren und die darin „versteckten“, wertvollen Informationen ungenutzt zu lassen“, erklärt Bartonitz weiter.

E-Mails als wertvoller Wissensspeicher

Besonders wichtig in diesem Zusammenhang sind E-Mails, die als Wissensspeicher des Betriebs in einen vernünftigen Bezug zu anderen Dokumenten gesetzt werden müssen. Im Gegensatz zu reinen Archivierungslösungen macht das System von Saperion dazu in einem ersten Verarbeitungsschritt einen Unterschied zwischen E-Mails, Spam und Viren. Auf diese Weise wird der Server erheblich entlastet und mit ihm die Mitarbeiter, die sich in der Informationsflut bewegen müssen.

Dazu gehört freilich auch, E-Mails und andere „Informationsträger“ in einer einheitlichen Lösung zusammen zu bringen. Ungünstig sind in diesem Zusammenhang beispielsweise Konstellationen, in denen eine Bestellung per Brief in der Akte landet, per E-Mail aber nicht. „Die Entscheidung darüber, ob eine E-Mail in der Postbox verbleibt oder in die Akte gelangt, sollte dem Anwender abgenommen werden”, erklärt Bartonitz.

In der Praxis jedoch herrscht bei vielen deutschen Unternehmen in diesem Bereich ein ungeordnetes Zusammenspiel unterschiedlicher Arten der Content-Verwaltung. Rund 33 Prozent aller Befragten einer Saperion-Umfrage unter 130 Mittelständlern arbeiten mit digitalen Kundenakten, während Projektakten nur in neun Prozent aller Fälle elektronisch verwaltet werden. Bartonitz: „Eine durchgängige Verwendung über alle Unternehmensbereiche hinweg ist momentan leider kaum anzutreffen.“

ECM im Web 2.0-Zeitalter

Auftrieb für das bislang bei vielen Unternehmen vernachlässigte Thema Enterprise Content Management bringen sicherlich die Möglichkeiten des Web 2.0. Browserbasierte Frontends als zentraler Einstiegsort bieten hier die Chance, jeden Mitarbeiter auf einfache Art an das Thema heranzuführen. Eine intuitive Benutzeroberfläche steigert die Mitarbeiterakzeptanz und erhöht die Bereitschaft, Informationen in das System einzupflegen. Dabei werden neue Kanäle wie Twitter und Facebook in einzelnen Branchen eine zunehmend wichtige Rolle spielen.

Saperion-Experte Bartonitz sieht in einer leistungsstarken ECM-Lösung ein Universal-Tool, das nicht nur Compliance-Probleme adressiert. „Das Thema muss auf verschiedenen Ebenen betrachtet werden, damit Unternehmen aus einer solchen Lösung den maximalen Nutzen ziehen können.“

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