Toms Wochentipp: Microsoft 365 und Exchange effektiv nutzen Mehr Speicherplatz in Outlook gewinnen

Von Thomas Joos Lesedauer: 1 min

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Wenn der Speicherplatz im eigenen Postfach ausgeht, verweigert Outlook über kurz oder lang das Versenden oder sogar das Empfangen von E-Mails. Daher sollten sich Anwender rechtzeitig darum kümmern.

Ohne genug freien Speicher empfängt oder versendet Outlook keine E-Mails.
Ohne genug freien Speicher empfängt oder versendet Outlook keine E-Mails.
(Bild: peshkov - stock.adobe.com)

In Outlook ist auf der Registerkarte „Datei“ sofort ersichtlich, wie viel Speicherplatz ein Postfach aktuell belegt oder aktuell noch zur Verfügung steht. Bevor der Platz ausgeht, sollte also Speicherplatz freigeschaufelt werden, oder Anwender müssen mehr Speicherkapazität beantragen. Da beides dauert, sollte es nicht auf die lange Bank geschoben werden.

Gelöschte Elemente endgültig entfernen
Durch das Löschen des Ordners „Gelöschte Elemente“ lässt sich oft einiges an Speicherplatz freiräumen. Der Outlook-Papierkorb speichert dazu alle gelöschten Objekte, bis Anwender den Speicherplatz freigeben.

Speicherplatz in Outlook gewinnen.
Speicherplatz in Outlook gewinnen.
(Bild: Joos - Microsoft)

Outlook bietet verschiedene Werkzeuge für die Bereinigung des Speicherplatzes an.
Outlook bietet verschiedene Werkzeuge für die Bereinigung des Speicherplatzes an.
(Bild: Joos - Microsoft)

Suchordner für große Nachrichten erstellen
Über das Kontextmenü von „Suchordner“ im Exchange-Postfach kann der Assistent für neue Suchordner gestartet werden. Hierüber lassen sich gezielt große E-Mails finden. Dazu wird bei „Wählen Sie einen Suchordner aus“ die Option „Nachrichten organisieren -> Große Nachrichten“ ausgewählt. Bei „Suchordner anpassen“ lässt sich steuern, wie groß E-Mails sein sollen, die das Suchfeld zurückgibt. Sinnvolle Werte sind etwa E-Mails ab einer Größe von etwa 5 MB oder auch kleiner. Danach baut Outlook die Liste auf und es lassen sich schnell E-Mails finden, die den Speicherverbrauch unnötig hochtreiben. Dadurch lassen sich Daten schnell bereinigen.

Veraltete E-Mails archivieren und löschen
Eine dritte Variante ist das Anlegen einer PST-Datei, die als Archiv genutzt wird. Hier lassen sich E-Mails, die nicht mehr benötigt werden, auslagern und dadurch Speicherplatz im Postfach freischaufeln. Die PST-Datei kann wiederum an anderen Speicherorten abgelegt werden, an denen mehr Speicherplatz zur Verfügung steht.

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