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Cloud-Computing mit Microsoft Online Services Lions Club im Distrikt Rheinland nutzt die Microsoft-Cloud

| Autor / Redakteur: Jürgen Mauerer / Ulrike Ostler

Der Lions-Club arbeitet gemeinnützig und die Führung wechselt von Jahr zu Jahr. Das beutet: wenig Budget für IT und Kommunikation, aber auch erschwerte Bedingungen für die Kontinuität von Projekten und Verwaltung. Doch seit Mai 2010 setzt der Club im Distrikt Rheinland auf Online-Services aus der Microsoft-Cloud.

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( Archiv: Vogel Business Media )

„We serve“ („Wir dienen“) ist das Motto von Lions Clubs International. Seine Mitglieder fördern Programme für Kinder und Jugendliche sowie für den internationalen Jugendaustausch. Sie engagieren sich auch im Bereich Gesundheit und Prävention, organisieren Hilfslieferungen und tragen zum Erhalt von Kulturdenkmälern bei.

Der Lions Distrikt Rheinland ist mit 4.800 Mitgliedern und 140 Clubs der größte Distrikt in Deutschland. Wie in allen Distrikten des Lions Clubs amtiert auch der Governor des Rheinlands nur für ein Jahr. Die 55 Funktionsträger des Distriktkabinetts wechseln ebenfalls turnusmäßig nach ein, zwei oder drei Jahren.

Daher suchte der Bezirk nach einer zentralen Plattform, die die Informationen auch für die Nachfolger zur Verfügung stellt. Seit Mai 2010 setzt der Lions Distrikt Rheinland dafür die Software-as-a-Service-Lösungsfamilie „Microsoft Online Services“ ein.

Verzicht auf eigene Server

Der Distrikt nutzt hierbei „Sharepoint Online“ als zentrale Informationsplattform, „Exchange Online“ für die Kommunikation per E-Mail sowie „Office Communications Online“ für Präsenzinformationen zu Mitarbeitern sowie Instant-Messaging-Funktionen. Eine weitere buchbare Komponente des Pakets ist „Office Live Meeting“ für hörsichere Web-Konferenzen.

Der Lions Distrikt Rheinland benötigt für Microsoft Online Services keinen eigenen Server, sondern abonniert die Dienste aus dem Internet, sprich: der Cloud. Microsoft Online Services garantieren dabei 99,9 Prozent Verfügbarkeit und einen hohen Sicherheitsstandard der Rechenzentren, die sowohl nach SAS70 Type II als auch ISO 27001 zertifiziert sind.

„Der häufige Wechsel der Funktionsträger bereitete zunehmend Probleme, da uns eine zentrale und einheitliche Datenablage fehlte“, erinnert sich Prof. Dr. Bernhard Höltmann, Governor des Distriktes im Jahr 2010/2011: „Wichtige Informationen wie Protokolle, Kommentare zu verschiedenen Themen und allgemeine Dokumente lagen verteilt auf den Festplatten von privaten Rechnern. Daher wurden sie nach Amtsende vergessen und oft nicht weitergegeben.“ Das erschwerte es erheblich, die Nachfolger einzuarbeiten.

Auch arbeiteten die Funktionsträger wenig effizient zusammen. Wichtige Dokumente wurden per Mail verschickt; dabei kam es häufiger vor, dass die Dateien im Anhang zu groß für den Posteingang waren. Die Daten wurden dann auf CD gebrannt und per Post verschickt.

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