Übermittlung personenbezogener Daten Haben Sie nicht auch die Faxe(n) dicke?

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Das Fax ist ein kurioser Anachronismus, der die verschlafene Digitalisierung in Deutschland widerspiegelt. Wie dramatisch die Lage wirklich ist, haben staatliche Institutionen und die öffentliche Verwaltung in den vergangenen Monaten eindrucksvoll unter Beweis gestellt.

Zu einem Zeitpunkt, an dem schnelles Handeln Leben retten kann, sind Meldeketten oftmals ineffektiv und damit viel zu lahm. Händisch erfolgt die Durchsicht und Ablage eingegangener Faxe in den Einrichtungen des RKI und den Gesundheitsämtern. Verwaltungsangestellten bleibt der Gang ins Homeoffice verwehrt, weil der Arbeitsplatz sich dort definiert, wo ihr Faxgerät steht. Ganz aktuell wurde Liebhaber gefaxter Seiten ein neues Problem auf den Tisch gespült: Die Bremer Landesdatenschutzbeauftragte stellte fest, dass die Übermittlung personenbezogener Daten per Fax nicht DSGVO-konform ist!

Begründet wurde dies damit, dass – und das lasse man sich auf der Zunge zergehen – Faxe mittlerweile nicht mehr Ende-zu-Ende-verschlüsselt ihren Weg zum Endgerät fänden, sondern die Übermittlung genau den gleichen Weg beschreite wie eine unverschlüsselte E-Mail, nämlich über das Internet. Daran zeigt sich in aller Deutlichkeit, dass wir es hier nicht nur mit einer veralteten, sondern auch mit einer unsicheren, den eigenen Standards ungenügenden Technik zu tun haben.

Dabei gäbe es schon längst eine sichere Alternative, denn E-Mails DSGVO-konform und sicher zu verschlüsseln, ist mit Hilfe von Zertifikaten wie PGP und S/Mime nicht nur längst kein Problem mehr, sondern bei digitalisierten und datenschutzsensiblen Unternehmen bereits Standard. Die Landesbeauftragte für Datenschutz in Bremen empfiehlt genau aus diesem Grund zwei altbekannte Alternativen: die verschlüsselte E-Mail oder eben doch, ganz herkömmlich, die Post.

Faxen sollten wir fristlos kündigen!

Das Faxen in der heutigen Zeit noch als verlässliches Mittel zur Wahrung von engen Fristen zu betrachten, zeugt davon, wie konservativ, knöchern und unflexibel die Behörden und Verwaltungen in Deutschland arbeiten. Eigentlich scheiterte schon so einiges am System „Fax“: Ich erinnere nur an den geplatzten Wechsel Choupo-Motings vom HSV zum 1. FC Köln, der vor 10 Jahren die Sportwelt in Atmen hielt und die Tücken einer bestimmten Technik eindrucksvoll zur Schau stellte. An einer Fax-Panne scheiterte dieser potenzielle Jahrhundertdeal! Doch so weit müssen wir gar nicht zurückgehen.

Erschreckender Weise arbeiten heute unsere Gesundheitsämter noch immer mit Fax und übermitteln auf diesem Weg ihre (werk)täglichen Infektionszahlen an das RKI. Lobend hervorzuheben ist, dass mit unterdigitalisierten Methoden und Workflows eine Pandemiebekämpfung überhaupt möglich ist, das liegt dann aber an den hart arbeitenden Mitarbeiter, diese können nichts für die Tücken veralteter technischer Infrastruktur. Wie sehr sich eine effiziente und schnelle Meldekette positiv auf die Eindämmung einer pandemischen Lage auswirkt, wurde in einer Studie der Uni Bonn nachgewiesen.

Faxgeräte müssen nicht bleiben

Das zeigt: Das Fax hat ausgedient, doch selbst die treuesten Faxliebhaber können die Abschaffung des Faxes ganz harmonisch und ohne Entzugserscheinungen Schritt für Schritt vollziehen. Denn entsprechende Tools wie Fax.Plus, HelloFax oder eFax machen das Faxen ganz ohne Endgerät und digital möglich. Das eröffnet verschiedene Transformationsszenarien für Behörden und Unternehmen.

Die interne Abschaffung des Faxes kann durch den Einsatz digitaler Fax-Tools einen harmonischen Übergang finden, denn Unternehmen können ihre Faxnummern behalten und erhalten das Fax online. So müssen nicht gleich alle Faxverbindungen zur Außenwelt mit einem Schlag gekappt werden und faxgebundene Workflows bleiben grundsätzlich möglich. Das Problem, dass für Mitarbeiter der Gang ins Homeoffice nicht ohne weiteres möglich ist, wenn sie auf den Ein- und Ausgang von Faxen angewiesen sind und damit an den Standort eines Geräts gebunden, erübrigt sich vollständig.

Die elektronischen und papierlos übermittelten Daten sind dabei sogar verschlüsselbar, etwas, das ein herkömmliches Fax gar nicht leisten kann. Außerdem sorgt die Papierlosigkeit für Ordnung auf dem Schreibtisch, lästiges Ausdrucken und Einscannen spielt keine Rolle mehr. Sind mit der Umstellung auf das Digitalfax bereits alle Schwächen des Faxens ausgeräumt und die Workflows bereits ausreichend digitalisiert?

Wer digital signiert, spielt in der digitalen Oberklasse mit

Die Antwortet lautet: Die Schritte gehen in die richtige Richtung und kommen dem Ziel des digitalen Arbeitsplatzes ein großes Stück näher. Eine weitere Säule stellt die Integration von eSignaturen in Arbeitsprozesse dar. Wer hier seine Prozesse schon erfolgreich transformiert hat, der spielt bereits um den Aufstieg in die Bundesliga der Digitalisierung mit. Vollständig mit eSignaturen zu arbeiten, rückt auch die Realität des papierlosen Büros endlich in greifbare Nähe. Niemand will mehr bergeweise Papier auf seinen Schreibtisch gespült bekommen oder lange auf die Post warten, wenn sie bereits erfolgreich mit eSignatur-Lösungen gearbeitet haben.

Mit ein paar Klicks ist das Unterschriftsprozedere vollzogen, binnen weniger Minuten können Unterschrift, Kopie und Ablage erfolgen. Aus diesem Grund haben sich neben Unternehmen im vergangenen Jahr auch immer mehr Privatpersonen dazu entschieden, auf eSignatur-Lösungen umzusteigen. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) stehen in Sachen Rechtsverbindlichkeit ihren handschriftlichen Schwestern in nichts nach – vor Jahren schon wurden mit eIDAS und UETA die juristischen Grundlagen geschaffen.

Ganz anders als das Fax (per Fax übermittelte Unterschriften waren sowieso nie rechtsgültig) sind diese auch DSGVO-konform. Unkenrufe nach Vertrauen und Sicherheit sind also nicht angebracht, denn elektronische Signaturen werden von vielen Unternehmen bereits vollständig für alle unterschriftsrelevanten Geschäftsprozesse genutzt, von A wie Arbeitsvertrag bis Z wie Zertifizierung. Sie bieten dabei nicht nur den Vorteil der Papierlosigkeit, sondern geben zusätzlich transparent Auskunft über die Veränderungshistorie mittels Zeitstempel und gewähren so allen Vertragspartner*innen immer einen umfassenden Einblick, den das Papier gar nicht leisten kann.

Goodbye Papierstapel

Papierloses Büro auf dem Vormarsch

Ausgefaxt & sicher unterschrieben!

Bürokratie wird es immer geben, schriftliche Verträge müssen stets ratifiziert werden – beides wird auch in Zukunft notwendig sein, keine Frage. Aber lästig, zeitraubend, unsicher und nicht DSGVO-konform – mit einem Wort, frustrierend – das muss nicht sein! Die öffentliche Verwaltung sollte die Chance nutzen und die Weichen auf eine papierlose Bürokratie stellen und die Pandemie nicht einfach aussitzen, um dann in steinzeitliche Muster zurückzufallen. Auch Unternehmen sollten die sich auftuende Chance endlich nutzen und bei der Digitalisierung Vollgas geben. Sogar im privaten Umfeld gibt es Potenzial, das Leben papierloser und somit aufgeräumter zu gestalten. Hoffentlich können wir unsere Drucker und Faxgeräte dann bald alle recyceln!

* Der Autor Marc Paczian ist Head of Channel Solutions in EMEA bei Dropbox. Er unterstützt Dropbox und HelloSign Channel-Partner strategisch und berät fachlich wie auch technisch zu den heutigen Anforderungen an Arbeitsproduktivität. In seiner Rolle analysiert er die Arbeitsweisen unterschiedlicher Unternehmen und unterstützt sie bei Veränderungsprozessen und der Etablierung bestmöglicher Umgebungen für Wissensarbeitende.

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