Hoher Handlungsdruck für Unternehmen Gut geplant ist halb S/4HANA-transformiert

KPMG hat den aktuellen Stand in Sachen S/4HANA-Transformation analysiert und deutsche Unternehmen verschiedener Branchen befragt, um konkrete Handlungsempfehlungen für künftige Umstellungsprojekte für Unternehmen abzuleiten.

Seit 2015 läuft die Umstellung auf S/4HANA – bis 2027 sollen alle Unternehmen ihre Systeme aktualisieren. Trotz des vermeintlich langen Zeitraums bis zur Umstellung ist der Handlungsdruck hoch, denn der Umstieg auf SAP S/4HANA ist eine der herausforderndsten Aufgaben, denen sich Unternehmen in den nächsten Jahren stellen müssen – sie betrifft alle Funktionen des Unternehmens, erfordert Zeit, einen weitsichtigen Ansatz und das entsprechende Fachwissen.

Vor diesem Hintergrund hat KPMG den aktuellen Stand in Sachen Transformation analysiert und deutsche Unternehmen verschiedener Branchen befragt: Welche Erfahrungen und Lektionen lassen sich aus erfolgreichen Transformationsprojekten ableiten? Welche Fallstricke sind bei der Umstellung besonders relevant? Daraus ergeben sich konkrete Handlungsempfehlungen, die Unternehmen bei ihren Umstellungsprojekten im Jahr 2023 und darüber hinaus beachten sollten.

Die Ansicht erstaunt doch einigermaßen, dass die in der KPMG-Studie befragten Unternehmen keinen Mehrwert in der digitalen Transformation mithilfe von S/4HANA sehen können.

„Es fehlt in vielen Fällen an fundierter Vorbereitung und Planung“, beklagt Marco Lehmann, Head of SAP & Finance Transformation bei KPMG. „Die Komplexität von Transformationsprojekten sowie der Aufwand an Zeit und Ressourcen wurden vielfach unterschätzt. Nur 19 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, fundiert geplant zu haben. Hinzu kommt, dass für eine Mehrheit von 58 Prozent bislang kein Mehrwert in der S/4HANA-Umstellung ersichtlich wurde oder das Wissen über die Funktionen unzureichend sei. Darunter leidet die Motivation: Wer nicht versteht, zu welchem Zweck das System aktualisiert werden soll, schöpft bei der Umsetzung auch nicht das volle Potenzial aus.“

Wie sich dieser Missstand beheben lassen könnte, ist Lehmann ebenfalls klar: „Eine Lösung ist mehr Transparenz. Wir empfehlen daher, Vorprojekte durchzuführen. Diese dienen zum einen dazu, eine verlässliche und belastbare Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung zu erstellen. Zum anderen kann der Anwendungsbereich des Transformationsprojekts analysiert und festgelegt werden. Daran sind ja nicht nur die IT-Abteilung beteiligt, sondern auch die Fachbereiche. Ein Vorprojekt dient auch dazu, alle Stakeholder an einen Tisch zu bringen und frühzeitig einzubinden.“

Veränderung auf vielen Ebenen

Der Verdacht liegt nahe, dass der Umstieg auf S/4 auch eine Änderung der inneren Organisation bedeuten könnte. Bekäme die IT-Abteilung womöglich mehr Macht und demzufolge auch Neid zu spüren? „Im Idealfall werden mit dem Projekt auch organisatorische Verbesserungen angegangen, denn die Umstellung betrifft die gesamte Organisation“, bestätigt Lehmann. Aber ein Risiko kann auch eine günstige Gelegenheit darstellen: „Mit der Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen, die dabei möglich sind, verbinden sich zahlreiche Chancen. Die IT-Abteilung kann dabei zwar eine wichtige Rolle spielen, da sie oft für die Implementierung und Wartung von S/4HANA verantwortlich ist.“

Lehmann weiter: „Allerdings muss sich damit der Stand der IT-Abteilung im Unternehmen nicht zwangsläufig ändern. Vielmehr hängt der Ablauf des Transformationsprojekts von der Planung und der Unternehmenskultur ab. Wenn in den erwähnten Vorprojekten alle Stakeholder einbezogen werden, wird die Zusammenarbeit und das Verständnis zwischen den Abteilungen und Fachbereichen optimalerweise sogar verbessert.“

Denn mit S/4HANA liege eine einheitliche Plattform zu Informationsaustausch vor, die umso besser funktioniere, wenn alle beteiligten Prozesse miteinander harmonisiert seien. Daher sei neben der Planung auch die Kommunikation wichtig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf den gleichen Wissensstand gebracht werden und die Veränderungen reibungslos erfolgen.

Erfolge sprechen lassen

Dass es an Fachkräften mangele, ist nichts Neues, aber bei den Cloud-Providern besteht großes Know-how – so etwa über Architektur, Prozesse, Workloads und Rollen, aber auch über die Themen Security, Privacy, Compliance und Governance. Der Interessent fragt sich, welchen Beitrag die Cloud, die ja für S/4HANA sowieso gebraucht wird, für S4-Projekte leisten kann.

„Die Cloud kann für S/4HANA-Projekte in der Tat einen erheblichen Beitrag leisten“, so der KPMG-Experte Lehmann, doch daran seien Bedingungen geknüpft: „Wenn die bei den Providern bestehenden Best Practices genutzt werden und die Unternehmen bereit sind, sich und ihre Organisation auf die neue Form der Leistungserbringung einzulassen. Dies erfordert in der Folge organisatorische Veränderungen in der IT und bei den fachlich Verantwortlichen für die Systeme.“ In der Implementierung neuer Geschäftsvorfälle müssten früh die Standardlösungen aus der Cloud verprobt werden, um bei der Gestaltung der Geschäftsprozesse den Rahmen der technischen Lösung zu definieren. Aber auch, um die Projektmitarbeiter – siehe oben – durch gute Kommunikation mitzunehmen und zu motivieren.

Lehmann weiter: „Mit einer konsequenten Cloud-Strategie, die sich beispielsweise mit den entsprechenden Angeboten rund um S/4HANA verknüpfen lässt, kann zudem sichergestellt werden, dass gleichzeitig die Digitalisierung allgemein und Innovationsprojekte im Speziellen vorangetrieben werden.“ Cloud-Fragestellungen würden sich längst nicht mehr nur auf das reine Hosting beschränken. Wertvolle Unterstützung böten Cloud-Provider auch bei der Implementierung von Sicherheits-, Datenschutz-, Compliance- und Governance-Richtlinien, um sicherzustellen, dass das S/4HANA-System den Anforderungen des Unternehmens und den geltenden Vorschriften entspricht.

Alle Projektbeteiligte mitnehmen

Es gibt schon eine Reihe erfolgreicher Transformationsprojekte. Welche Erfahrungen und Lektionen sich daraus ableiten, weiß der Experte der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ebenfalls. „Um die Komplexität der S/4HANA-Umstellung beherrschbar zu machen, kommt es auch auf den richtigen Fokus beim Change-Management an“, erläutert Lehmann.

„Aus erfolgreichen Transformationsprojekten wissen wir, dass neben der frühzeitigen Planung und der Klärung von strategischen Implikationen insbesondere ein konkretes Zielbild wichtig ist. Dieses wirkt sich direkt auf die Motivation aller Beteiligten aus.“ Ebenso wichtig sei die aktive Einbindung von Stakeholdern, von den Entscheidern bis zu den Haupt-Anwendern. Eine offene, transparente und kontinuierliche Kommunikation sei ebenfalls ein Schlüsselfaktor für erfolgreiche Transformationsprojekte. „Wenn es aber ein übergreifendes Thema gibt, dem diese Maßnahmen dienen, dann ist es das Lernen selbst“, weist Lehmann hin: „Es geht also nicht nur darum, von den Erfolgen anderer zu lernen, sondern auch von sich selbst zu lernen und das Lernen selbst in der Organisation zu verankern.“

Welche Fallstricke bei der Umstellung besonders relevant sind, dürfte jeden Projektplaner brennend interessieren. Lehmann sagte: „Im Zuge der Umfrage, deren Ergebnisse wir im Whitepaper „S/4HANA mit Durchblick" zum aktuellen Stand der S/4HANA-Transformation zusammengefasst haben, konnten wir insgesamt sieben Fallstricke identifizieren.“ Dazu gehörten beispielsweise die unterschätzte Komplexität und der mit der Umstellung verbundene zeitliche und personelle Aufwand. „Zudem“, so Lehmann, „möchte ich noch die Projektmethodik herausgreifen, weil dort noch Unklarheit herrscht: Ganze 53 Prozent der Befragten gaben an, ihre Methodik noch nicht definiert zu haben.“

Lehmann erläutert: „Gibt es eine Projektmethodik, dann dominiert mit 25 Prozent die agile Vorgehensweise. Im Fall der agilen Methodik lautet unsere Empfehlung, Sicherheit und Struktur in die Projekte zu bringen.“ Zwar eigneten sich agile Methoden durchaus bei der S/4HANA-Umstellung, brächten aber einige Risiken mit sich, die im schlimmsten Fall zu einem enormen Zeitverzug führen könnten. „Da sich bestimmte Aufgaben wie Migration oder Test und Training nur bedingt agil durchführen lassen, ist eine Gesamtplanung und die Definition von klaren Zielen als Ergänzung des Vorgehens unerlässlich“ empfiehlt der Experte etwas skeptisch.

Wie sich digitale Transformation gegenwärtig gestaltet

Welche Themen Unternehmen im Jahre 2023 unbedingt angehen sollten, zählt der Experte auf: „Ich sehe vor allem drei zentrale Entwicklungen, die alle auch eine Verbindung zur S/4HANA-Umstellung haben. Allen voran führt in diesem Jahr kein Weg an den Themen Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung vorbei. Wenn es um den Erhalt und Ausbau der eigenen Wettbewerbsfähigkeit sowie die Steigerung der Produktivität geht, spielen Technologien wie KI eine wichtige Rolle. In vielerlei Hinsicht legt S/4HANA die Grundlage in Architektur und Datenstruktur für den Einsatz von KI sowie die Harmonisierung und Automatisierung von Prozessen.“

Drängendes Thema ist in Lehmanns Augen Nachhaltigkeit bzw. ESG: „Ein Thema, das immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist Nachhaltigkeit. Unternehmen sollten vermehrt sicherstellen, Nachhaltigkeit in ihre Geschäftsstrategie zu integrieren. Transparenz über den eigenen Fußabdruck und die Verfügbarkeit von entsprechenden Daten ist dabei entscheidend, um entsprechende Maßnahmen ergreifen und kommunizieren zu können.“

Trend Nummer 3: „Schließlich möchte ich den Fokus auf Kundenorientierung und Customer Experience lenken. Beides sind wichtige Themen für Unternehmen, da Kunden zunehmend hohe Erwartungen in dieser Hinsicht stellen. Wer sicherstellen möchte, dass die eigenen Produkte und Dienstleistungen auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt sind und insgesamt ein hervorragendes Kundenerlebnis bieten will, muss die Leistungserbringung bis hin zu den Systemen im Hintergrund wie S/4HANA aktiv gestalten können.“

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