Kritische Firmendaten im Unternehmen halten

Fünf Tipps, wie sich eine Schatten-IT verhindern lässt

| Autor / Redakteur: Marcus Siegert, Nionex GmbH / Elke Witmer-Goßner

Bevor Mitarbeiter selbst aktiv werden, sollten Unternehmen von sich aus sichere Anwendungen zur Verfügung stellen, um eine Schatten-IT von vorneherein abzublocken.
Bevor Mitarbeiter selbst aktiv werden, sollten Unternehmen von sich aus sichere Anwendungen zur Verfügung stellen, um eine Schatten-IT von vorneherein abzublocken. (Bild: Kautz15, Fotolia)

Unternehmen können sehr schnell die Kontrolle über ihre Daten verlieren. Der Grund: Mitarbeiter laden geschäftskritische Unterlagen in privat genutzte Cloud-Speicher, weil es der schnellste und unkomplizierteste Weg ist, um sie mit Geschäftspartnern zu teilen. Ob es den Unternehmen passt oder nicht, es entzieht sich ihrer Kontrolle.

Solange ein Mitarbeiter im Unternehmen tätig ist, muss daraus noch kein Schaden entstehen. Verlässt er aber die Firma, nimmt er Dokumente, Daten oder gar Geschäftsgeheimnisse mit. Die IT sollte deshalb aktiv werden, um zu verhindern, dass kritische Unternehmensdaten in diese Schatten-IT abwandern.

Hier fünf Tipps, wie das gelingen kann:

  • 1. Man sollte sich nicht darauf verlassen, dass ein Passus in den Compliance-Richtlinien oder eine entsprechende Anweisung per E-Mail, die die Nutzung solcher Instrumente untersagt, auch gelesen und dauerhaft befolgt wird. Meist geraten solche Ermahnungen schnell wieder in Vergessenheit. Daher sollten den Mitarbeitern Alternativen zu privaten Cloud-Speichern zur Verfügung gestellt und diese auch im Unternehmen bekannt gemacht werden.
  • 2. Es sollte darauf geachtet werden, dass die vom Unternehmen bereitgestellten Lösungen genauso unkompliziert, komfortabel und leistungsstark sind, wie die aus dem Privaten bekannten Consumer-Dienste. Genau wegen dieser Eigenschaften weichen die Mitarbeiter schließlich auf diese Dienste aus.
  • 3. Alle Mitarbeiter sollten frühzeitig in die Entwicklung bzw. die Auswahl der Alternativen eingebunden sein, um von Anfang an die Akzeptanz für das neue Tool sicherzustellen und es im Unternehmen bekannt zu machen. In diesen Prozess sollten auch mögliche Datenschutzbeauftragte mit eingebunden sein, um in diesem Feld mögliche Komplikationen von vornherein auszuschließen.
  • 4. Bei der Auswahl der Lösung sollte Wert auf ein leicht zu verwaltendes Rollen- und Rechtesystem gelegt werden, damit die Mitarbeiter Informationen schnell und unkompliziert mit zugriffsberechtigten internen und externen Partnern teilen können und die Plattform so zu einem echten Baustein der Collaboration-Strategie werden kann.
  • 5. Um die volle Kontrolle über geschäftskritische Daten zu haben, muss der Cloud-Speicher nicht zwangsläufig von der eigenen IT bereitgestellt werden. Deutlich kostengünstiger kann es sein, einen vertrauenswürdigen Dienstleister zu beauftragen, der die Einrichtung, das Hosting und die Wartung in einem sicheren Rechenzentrum in Deutschland übernimmt und die Datenübertragung zuverlässig verschlüsselt. Einige Anbieter haben speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnittene Cloud-Speicher-Lösungen im Portfolio und können sie schnell, günstig und sicher bereitstellen. Gleichzeitig profitieren Kunden von der Erfahrung zahlreicher Best-Practices.

Überzeugung schafft Kontrolle

Erst, wenn die Mitarbeiter von der Alternative zu Dropbox & Co. überzeugt sind, werden sie diese bereitwillig nutzen. Aber nur so lässt sich verhindern, dass Daten in die Schatten-IT abwandern. Ob es dann eine Inhouse-Lösung ist oder von einem Dienstleister in einer Private Cloud bereitgestellt wird, ist zweitranging. In beiden Fällen ist aber gewährleistet, dass die Unternehmens-IT die Kontrolle über die Daten behält und zweifelsfrei weiß, auf welchen Servern sie liegen.

Marcus Siegert, Nionex GmbH.
Marcus Siegert, Nionex GmbH. (Bild: Nionex)

* Der Autor Marcus Siegert ist Account Manager bei der Nionex GmbH.

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