Dokumente in Microsoft Teams kontrolliert archivieren

Toms Wochentipp: Kein Datenverlust in Microsoft Teams Dokumente in Microsoft Teams kontrolliert archivieren

14.09.2022 Von Thomas Joos

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Immer mehr Unternehmen nutzen Microsoft Teams auch zur Ablage von Dateien, die in den Teams benötigt werden. Hier spielen Datenschutz und Archivierung eine wichtige Rolle. In den Einstellungen von Microsoft Teams stehen dazu spezielle Funktionen zur Verfügung.

Ein Team, das nicht mehr benötigt wird, lässt sich in Microsoft Teams archivieren – Chats und Dateien bleiben so erhalten.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay)

Um Datenverlust in Microsoft Teams zu verhindern, sollten die verschiedenen Dokumente, die in den Teams gespeichert sind, möglichst automatisiert archiviert werden. Das können Admins über das Teams Admin Center steuern. Die Archivierung von Dokumenten ersetzt allerdings nicht das Backup von Daten in Microsoft Teams. Wir haben uns mit dem Thema bereits im Artikel „Backup für Microsoft 365: Unbedingt machen!“ auseinandergesetzt.

Archivierung im Admin Center aktivieren

In den Einstellungen kann im Microsoft Teams Admin Center die Archivierung eines Teams erfolgen.
(Bild: Joos)

Im Admin Center von Microsoft Teams ist der Menüpunkt „Teams verwalten“ unterhalb von „Teams“ zu finden. Über die Schaltfläche „Archivieren“ können die Daten von Teams gesichert werden, bevor diese zum Beispiel gelöscht werden.

Im Fenster kann dazu zusätzlich „SharePoint-Site für Teammitglieder als schreibgeschützt festlegen“ aktiviert werden, um zu verhindern, dass doch noch Daten des archivierten Teams geändert werden. Das jeweilige Team wird anschließend als „Archiviert“ markiert und die Daten dieses Teams sind wiederherstellbar.

Berechtigungen für Team-Mitglieder

Im Teams-Client ist die Archivierung von Teams ebenfalls möglich. Dazu sind natürlich entsprechende Rechte notwendig. Mit „Team archivieren“ im Kontextmenü von Teams erfolgt diese Vorgehensweise. Nach der Archivierung ist das Team aber nicht mehr für die Benutzer verfügbar. Über „Team wiederherstellen“ wird das entsprechende Team aber wieder aktiviert.

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