Unternehmen hinken bei Content-Verwaltung hinterher Digitalisierungsstau gefährdet den Geschäftserfolg

Ein Gastbeitrag von Christian Lund* |

Anbieter zum Thema

Die deutsche Wirtschaft digitalisiert sich! Endlich, möchte man sagen. Nach Jahren der zaghaften Investitionen in die digitale Infrastruktur hat spätestens die Covid-Pandemie zum Umdenken geführt. Viele Untersuchungen belegen diesen Paradigmenwechsel.

Intuitive und effiziente Content-Prozesse nutzen Mitarbeitern genauso wie dem Geschäftserfolg.
Intuitive und effiziente Content-Prozesse nutzen Mitarbeitern genauso wie dem Geschäftserfolg.
(Bild: lassedesignen - stock.adobe.com)

Wer nun denkt, eine flächendeckende Digitalisierung von Arbeitsprozessen steht kurz bevor, liegt allerdings nur bedingt richtig. Während verschiedene digitale Tools zur Kommunikation und Kollaboration längst Usus sind, ist eine alltägliche Aufgabe noch immer größtenteils händischer Natur: Die Erstellung und Freigabe von Dokumenten bindet nach wie vor enorme menschliche Ressourcen, so die Ergebnisse einer aktuellen Studie von Templafy. Der resourcenintensive Prozess ist fehleranfällig, lässt somit die Qualität der Dokumente sinken und wirkt sich in vielen Fällen negativ auf die Umsätze und Betriebsergebnisse der Unternehmen aus.

Manuelle Prozesse kosten Millionen

Alle Angestellten, die beruflich einen Laptop oder Computer bedienen, dürften sich der Problematik beim Erstellen von Content bewusst sein. Egal ob E-Mails an einen potenziellen Kunden versenden, eine Rechnung aufsetzen, Marketingmaterialien zusammenbauen oder eine Vertragsvorlage nutzen – für die Suche nach den benötigten und vor allem richtigen Informationen und Dokumenten geht ordentlich Zeit ins Land. Die Templafy-Studie setzt diese ressourcenintensive Arbeit erstmals in Perspektive.

Für knappe Dreiviertel aller Befragten ist die Content-Erstellung ein tägliches To-do; im Schnitt verbringen die Mitarbeitenden 15 Stunden pro Woche damit. Bei einem durchschnittlichen Bruttojahresgehalt von 47.000 Euro sind in einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden über 15 Millionen Euro direkt an dieses häufig repetitive Unterfangen mit überschaubarem Mehrwert geknüpft. Als Ursache rückt die Studie insbesondere die fehlende technologische Unterstützung in den Fokus.

Automatisierung wegweisend

Viele Aufgaben in der Content-Erstellung wiederholen sich quasi täglich – und starten trotzdem jedes Mal aufs Neue. Fachkräfte aus dem Vertrieb schreiben Angebote, Marketingexpertinnen und -experten erstellen Banner oder E-Mail-Kampagnen, Führungsverantwortliche stimmen mit Pitch Decks Strategien und Budgetfreigaben ab. Die Personen, die in diese Aktivitäten involviert sind, stehen dabei stets vor den Fragen: Woher bekomme ich die aktuellsten und vollständigsten Informationen? Welche Logos, Textbausteine, Infografiken und Beschreibungen kann und soll ich verwenden?

Laut der Studie bemängelt knapp die Hälfte der Befragten die nicht vorhandene standardisierte und automatisierte Bereitstellung von den genannten Assets bei ihren Arbeitgebern. Stattdessen folgt der Prozess in den meisten Fällen dem Schema F: Mitarbeitende suchen auf verschiedensten Ablageorten, von Drive-Foldern über Sharepoints bis hin zu den eigenen Desktops, manuell nach den Informationen.

Das mag für einige wenige langjährige Mitarbeitende funktionieren, beinhaltet im Kern aber ein signifikantes Problem: Neue Mitarbeitende, gerade in Großunternehmen an der Tagesordnung, finden sich in diesem Chaos nur schwer zurecht und laufen deshalb Gefahr, veraltete oder schlicht falsche Informationen zu verwenden. Denn selbst wenn ein Logo oder Haftungsausschluss schnell gefunden wird – die Gewissheit auf Korrektheit und Aktualität ist nicht gegeben. 85 Prozent befürchten, dass fehlerhafte Dokumente, die letztlich Stakeholder wie Kunden oder Investoren erreichen, negative Auswirkungen auf den Umsatz haben können.

Hinzu kommt die mangelhafte Verwendung der, in einer vom Fachkräftemangel bestimmten Welt, ohnehin knappen Ressourcen. Die Erstellung von Content ist spielentscheidend im Alltag eines jedes Unternehmens, so viel steht fest. Die Bindung von Arbeitszeit an eben jene Aktivitäten wirft jedoch Fragezeichen auf. Zwei Drittel der Befragten verschieben regelmäßig andere Aufgaben, weil zu viele Ressourcen in die manuelle Content-Erstellung fließen. Unternehmen müssen sich des zeitlichen Aufwands und der Bedeutung dieser Aufgaben bewusstwerden und mit neuen Technologien die Mitarbeitenden entlasten und unterstützen.

Das digitale Headquarter

Unsere Arbeitswelt findet zunehmend im digitalen Raum statt. Nur die wenigsten Unternehmen halten alle Mitarbeitenden einer Abteilung lokal beisammen, stattdessen überwiegen verteilte Teams und ein digitales Arbeitsumfeld. Für die Erstellung von Content bedeutet das: Es entsteht eine Unzahl an möglichen Ablageorten. Zudem ist das „Schultertippen“ im Homeoffice nur bedingt möglich, stattdessen überwiegt die oftmals verzweifelte, händische Suche nach dem richtigen Dokument oder Asset.

Content Enablement, also die intelligente Bereitstellung von Content innerhalb der bestehenden Arbeitsprozesse, muss deshalb im Digitalisierungsvorhaben deutscher Unternehmen mitgedacht werden. Nur so erreichen wir perspektivisch eine Arbeitswelt, in der Mitarbeitende vom Gros aller repetitiven und zeitaufwendigen Aufgaben befreit werden und stattdessen ihr fachliches Know-how komplett entfalten können.

Jetzt Newsletter abonnieren

Täglich die wichtigsten Infos zu Cloud Computing

Mit Klick auf „Newsletter abonnieren“ erkläre ich mich mit der Verarbeitung und Nutzung meiner Daten gemäß Einwilligungserklärung (bitte aufklappen für Details) einverstanden und akzeptiere die Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen finde ich in unserer Datenschutzerklärung.

Aufklappen für Details zu Ihrer Einwilligung

Digitale Plattformen, basierend auf dem Content-Enablement-Konzept, liefern dafür schon heute einen cloud-basierten Lösungsansatz. Über Schnittstellen zu den gängigsten Anwendungen im Erstellungsprozess von Dokumenten, wie Google Workspace, Microsoft Office oder Salesforce, stellen innovative Tools die benötigten Informationen direkt zur Verfügung.

Unternehmen bestimmen lediglich Verantwortliche, in der Regel aus dem Marketing-Team, die Vorlagen und Assets zentral verwalten. Per Mausklick können diese direkt in den gewohnten Arbeitsprozess der Mitarbeitenden integriert werden. Kurzum: Fachkräfte suchen und finden direkt in der bereits genutzten Anwendung die gewünschten Informationen. Jedes Logo, jeder Textbaustein und jede Infografik sind dabei bereits freigegeben – und können per Drag-and-drop in das gerade bearbeitende Dokument eingefügt werden.

Unternehmen erhöhen damit nicht nur die Effizienz im Erstellungsprozess, sondern gewährleisten ebenfalls die ständige, unkomplizierte Beachtung von Branding- und Compliance-Richtlinien. Mitarbeitende werden entlastet und können sich fachlich wichtigeren Aufgaben widmen.

Zur Studie „Content is Everything” von Templafy

Großunternehmen pflegen einen ineffizienten Umgang mit Content, so das Ergebnis der aktuellen Studie von Templafy. Bei einer Belegschaftsgröße von tausend Mitarbeitenden entstehen jedem Unternehmen durchschnittliche jährliche Kosten, gekoppelt an die manuelle Dokumentenerstellung, im zweistelligen Millionenbereich.

• Zwei Drittel aller Arbeitnehmer müssen andere Aufgaben verschieben, weil zu viele Ressourcen in die manuelle Content-Erstellung fließen.
• 85 Prozent der Befragten befürchten Umsatzverluste, zurückzuführen auf fehlerhafte und inkonsistente Dokumente.
• 700.000 „verschenkte” Arbeitsstunden führen zu Umdenken im C-Level: Knapp die Hälfte der Mitarbeitenden erwartet Investments in Automatisierungstools zur Dokumentenerstellung.
• Inkonsistente Inhalte sind Usus im Vertrieb: 85 Prozent befürchten Umsatzeinbußen durch den Gebrauch inkorrekter und veralteter Informationen in Vertriebsmaterialien. 37 Prozent glauben, das eigene Vertriebsteam greife häufig auf solche Informationen zurück, beispielsweise in Verkaufspräsentationen.
• Zeitaufwändiges Branding: 50 Prozent der Befragten geben an, das eigene Unternehmen habe Probleme, verwendete Vorlagen flächendeckend mit den neuesten Informationen auszustatten. Es sei eine Mammutaufgabe, alle Vorlagen aktuell zu halten.
• 42 Prozent der Befragten sind überzeugt, dass ihr Unternehmen innerhalb der nächsten zwölf Monate die automatisierte Dokumentenerstellung priorisiert. Ebenso viele glauben an die Umsetzung eines zentralen Ablageortes, für Assets, Logos und Vorlagen, die dort immer up-to-date zur Verfügung gestellt werden.

Für die Umfrage wurden über 600 deutsche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aus Unternehmen mit mindestens 1.000 Angestellten befragt.

Geschäftstreiber #1: Content

Die Studie bestätigt: Content ist für über 80 Prozent aller Befragten der wichtigste Geschäftstreiber. Jeder Prozess, der letztendlich in Umsatz mündet, beginnt und endet mit den entsprechenden Dokumenten und Informationen. Kein Vertragsabschluss ohne fehlerfreie Vertragsvorlage, keine Budgetfreigabe ohne überzeugendes Strategiepapier und keine Erreichung von KPIs im Marketing ohne konsistente Kommunikation von Informationen und Marke.

Obwohl Prozesse rund um die Erstellung von Content in knapp der Hälfte der Unternehmen laut der Templafy-Studie nicht hoch genug priorisiert sind, scheint ein Umdenken bereits stattzufinden. Über 40 Prozent aller Befragten erwarten im laufenden Geschäftsjahr Investitionen in die automatisierte Dokumentenerstellung und die zentralisierte Verwaltung von Assets für den unternehmensweiten Gebrauch, wie Logos, Vorlagen und Grafiken.

Entscheidungsträger der deutschen Wirtschaft haben die Bedeutung von Content für den Geschäftserfolg erkannt. Das positive Klima gegenüber Digitalisierungsinitiativen ist gegeben, Mitarbeitende sind flächendeckend von der Notwendigkeit intuitiver und effizienterer Prozesse im Umgang mit Content überzeugt. Die kommenden Monate werden zeigen, inwieweit der Erstellungsprozess von Content dank digitaler Tools vollständig in den Workflow der Mitarbeitenden integriert werden kann – und welche Auswirkungen auf die Bilanzen und Mitarbeiterzufriedenheit erreicht werden können.

* Über den Autor
Christian Lund ist Co-Founder von Templafy und verfügt über mehr als 15 Jahre Branchenerfahrung (u.a. als Führungskraft bei SkabelonDesign und Strategieberater bei Berlingske Media). Mit der Gründung von Templafy stellte er die Weichen für Großkonzerne, ihre Dokumente und Vorlagen intelligent zu verwalten und ihren Mitarbeitenden effizient zur Verfügung zu stellen: mit einer Software-as-a-Service-Technologie anstelle von On-Premises-Lösungen. Heute hilft Templafy mehr als 2,8 Millionen Mitarbeitenden weltweit, aussagekräftige Dokumente intuitiv zu erstellen und dabei automatisiert die geltenden Markenrichtlinien einzuhalten.

Bildquelle: Templafy

(ID:48689469)