Automatisierte Arbeitsvertragserstellung Digitales HR Management – Bewerber finden und halten

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Das beste Recruiting nutzt nichts, wenn Unternehmen zu lange brauchen, um einen Arbeitsvertrag vorzulegen. Denn dann hat der Wunschkandidat womöglich schon beim Wettbewerber unterschrieben. Höchste Zeit also, sich damit zu beschäftigen, wie sich diese Vertragsprozesse digitalisieren und automatisieren lassen.

Der Fachkräftemangel spitzt sich weiter zu. Im Verlauf des vergangenen Jahres hat sich die Zahl der offenen Stellen, für die es keine passenden qualifizierten Jobsuchenden gab, mehr als verdoppelt, so der Rückblick des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (Kofa). Dazu kommt, dass Mitarbeiter heute deutlich häufiger den Job wechseln. Sie fühlen sich weniger mit ihrem Unternehmen verbunden und sind schneller bereit, zu kündigen. Die Corona-Krise hat die Aufbruchsstimmung sogar noch beflügelt. Laut einer Umfrage der Königsteiner Gruppe konnten sich Ende 2021 62 Prozent der Arbeitnehmer eine berufliche Veränderung vorstellen.

Den Einstellungsprozess optimieren

Unternehmen müssen also häufiger neue Mitarbeiter suchen als zuvor – und das auf einem noch härter umkämpften Bewerbermarkt. Vor diesem Hintergrund wird es unverzichtbar, HR-Prozesse zu digitalisieren. Von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung muss alles möglichst schnell und reibungslos ablaufen. Denn wer zu lange braucht, hat die besten Kandidaten womöglich schon an den Wettbewerb verloren.

Viele Unternehmen setzen zwar bereits digitale Tools für das Bewerbermanagement ein, um ihr Recruiting zu optimieren. Doch Arbeitsverträge erstellen Personaler meist noch aus Vorlagen, die sie mühsam von Hand mit Daten befüllen. Anschließend wandert das Dokument quer durchs Unternehmen, um alle nötigen Freigaben einzuholen. Es wird ausgedruckt, auf Papier unterschrieben und per Post an den neuen Mitarbeiter geschickt. So vergeht bis zur Einstellung wertvolle Zeit, die den zuvor erzielten Geschwindigkeitsgewinn wieder zunichte macht. Wenn ein Kandidat Tage oder gar Wochen auf seinen Vertrag warten muss, hat er viel Gelegenheit, sich noch einmal umzuentscheiden. Die Gefahr ist groß, dass er bei einem anderen Arbeitgeber unterschreibt, der schneller war.

So funktioniert die automatisierte Vertragserstellung

Mit einer geeigneten HR-Software lassen sich Arbeitsverträge dagegen in wenigen Sekunden automatisiert erstellen – sogar direkt am Ende des erfolgreichen Bewerbergesprächs. Sobald sich beide Parteien einig sind, dass sie zusammenarbeiten möchten, können Führungskraft und Wunschkandidat gemeinsam die Vertragsmodalitäten durchgehen. Welcher Startermin wird vereinbart? Welche Wochenarbeitszeit, wie viele Urlaubstage und welches Gehalt? Die personenbezogenen Informationen des neuen Mitarbeiters sowie die Stellenbeschreibung übernimmt die Software direkt aus dem HCM-System. Anschließend erstellt sie den Vertrag auf Knopfdruck aus hinterlegten, rechtssicheren Textbausteinen. Auch Anlagen wie eine Home-Office-Regelung oder eine Datenschutzvereinbarung werden gleich mitgeneriert. Die Führungskraft und der Kandidat können den Vertrag sofort digital unterzeichnen.

Eine automatisierte Vertragserstellung bringt viele Vorteile. Die HR-Abteilung wird von Routine-Tätigkeiten entlastet und gewinnt wieder mehr Freiraum für andere wichtige Aufgaben. Sie sorgt im Vorfeld dafür, dass die richtigen Vorlagen und Textbausteine im System hinterlegt werden. Die Vertragserstellung überlässt sie anschließend den Führungskräften und der Software. Lediglich um komplexere, individuelle Verträge müssen sich HRler noch selbst kümmern. In solchen Fällen wird das Dokument aus dem automatisierten Prozess ausgegliedert und zur individuellen Verarbeitung an die Personalabteilung weitergeleitet.

Führungskräfte freuen sich, dass sie bei Arbeitsverträgen nicht mehr vollends auf die HR-Abteilung angewiesen sind. Sie können ihren Wunschkandidaten schneller einstellen und haben mehr Handlungsspielraum, eine offene Stelle schnellstmöglich zu besetzen. Der neue Mitarbeiter wiederum fühlt sich wertgeschätzt, weil er seinen Vertrag umgehend erhält. Indem er das Dokument gemeinsam mit der Führungskraft durchgeht, kann er Einfluss nehmen und offene Fragen direkt klären – zum Beispiel wo die Grenzen einer Tarifgruppe liegen und was er tun kann, um in eine andere Tarifgruppe zu kommen. Das Ergebnis ist ein Vertrag, mit dem beide Parteien zufrieden sind. So lassen sich spätere Änderungsschleifen vermeiden, und der neue Mitarbeiter startet mit einem guten Gefühl in sein Arbeitsverhältnis. Das Unternehmen überzeugt mit einem modernen, schnellen und fairen Einstellungsprozess und sammelt Pluspunkte fürs Employer Branding.

Rechtssicherheit und genderneutrale Sprache

Nicht zuletzt bringt die automatisierte Vertragserstellung mehr Sicherheit. Da geprüfte, rechtskonforme Textbausteine verwendet werden und Daten ohne Medienbrüche aus dem HCM-System einfließen, reduziert sich das Risiko für menschliche Fehler. Außerdem lassen sich so auch Vorgaben zur genderneutralen Sprache leichter umsetzen, ohne dass HR-Mitarbeiter bei jedem Vertrag grübeln müssen, welche Formulierung korrekt ist.

Seit 2018 haben Menschen in Deutschland die Möglichkeit, beim Eintrag ins Personenstandsregister neben den Geschlechtern „männlich“ und „weiblich“ auch die dritte Option „divers“ zu wählen. Dies sollten Unternehmen in ihren Arbeitsverträgen berücksichtigen und eine Ansprache bevorzugen, die geschlechterdiverse Beschäftigte einschließt. So ist es empfehlenswert, geschlechterneutral zu formulieren – zum Beispiel „die beschäftigte Person“ oder „die/der Arbeitnehmer/in. Bei Menschen, deren selbstbestimmter Vorname vom amtlichen Namen abweicht, können Unternehmen anbieten, beide Namen in den Vertrag aufzunehmen. Laut einer Umfrage des Instituts für Generationenforschung aus Augsburg findet die Mehrheit der Bundesbürger bis 50 Jahre die Genderdebatte wichtig. Besonders die Generation Z legt Wert auf die Berücksichtigung von Diversität, so die Studie „OK Zoomer“ von House of Yas.

Wer digitalisiert, gewinnt

Die Digitalisierung der Personalabteilung wird weiter voranschreiten. Vor ein paar Jahren konnte sich noch niemand vorstellen, dass wir einmal Bewerbergespräche online führen würden. Heute sind solche Video-Interviews Standard. Genauso wird sich die automatisierte Vertragserstellung durchsetzen, weil sie für alle Beteiligten wertvolle Vorteile bringt.

Personaler werden dadurch bei Weitem nicht überflüssig. Sie behalten die Hoheit über die Vertragsgestaltung, profitiert aber von einer eheblichen Arbeitserleichterung und gewinnen wieder mehr Zeit, sich um komplexe Fälle und ihre Kernaufgaben zu kümmern.

* Der Autor Ulrich Jänicke ist CEO und einer der Gründer der Aconso AG, Spezialist für dokumentenbasierte HR-Prozesse.

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