IT-Budgets optimal einsetzen CFOs auf dem Weg zum Cloud-Experten

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Notwendige Digitalisierung auf der einen, eine wirtschaftlich unsichere Lage bis hin zur drohenden Rezession auf der anderen Seite: Unternehmen befinden sich aktuell in einem echten Spagat, gerade in Deutschland. Denn was das Thema „datengetriebenes Unternehmen“ und zukunftsfähige Digitalstrategien angeht, stehen viele Firmen hierzulande noch relativ am Anfang – und vor großen Investitionen.

Umso entscheidender ist es nun, die IT-Budgets zielgerichtet einzusetzen und versteckte Kostenfallen zu umgehen, gerade beim Wechsel in die Cloud.

Rasant anwachsende Datenmengen und ein immer größerer Fokus auf datengetriebene Geschäftsentscheidungen: Auch wenn der Digitalisierungsgrad in Deutschland im weltweiten Vergleich nach wie vor an vielen Stellen zu wünschen übriglässt – zahlreiche Unternehmen haben die Notwendigkeit erkannt, hier massiv tätig zu werden, um ihre Zukunftsfähigkeit zu sichern und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Vom Finanzbereich bis zum Gesundheitswesen, von Retail bis Maschinenbau: Die Geschäftswelt wird mehr und mehr datengetrieben. Der Wechsel in die Cloud ist der Weg, um mit den riesigen Datenmengen umzugehen und sie bestmöglich für das eigene Business zu nutzen. Hier braucht es Lösungen, die skalierbar sind und sich flexibel den Anforderungen des Unternehmens anpassen. Doch bei der Migration in die Cloud ist Vorsicht geboten: Manche, auf den ersten Blick kostengünstigen Angebote der Cloud-Anbieter entpuppen sich am Ende als versteckte Kostenfallen oder sind von Anfang an zu groß für die jeweiligen Anforderungen dimensioniert.

Unter diesen Voraussetzungen kommen besonders auf die CFOs (Chief Financial Officers) in den Unternehmen einige Herausforderungen zu. Denn sie müssen entscheiden, wie sie aus – häufig gekürzten – IT-Budgets das Beste machen. Sprich: einerseits für eine mittel- bis langfristig tragfähige, für das eigene Unternehmen passende und sichere Cloud-Lösung zu sorgen, ohne anderseits die IT-Ausgaben in den Himmel wachsen zu lassen und das Unternehmen in eine finanzielle Schieflage zu bringen. Dafür müssen sie sich einerseits eng mit den IT-Verantwortlichen abstimmen, andererseits aber auch eigenes Wissen über die Cloud und die Nutzung der Daten aufbauen bzw. vorhandenes Wissen vertiefen.

Kostenfalle Cloud?

Auf den ersten Blick erscheinen die Kosten, die mit dem Umstieg in die Cloud auf Unternehmen zukommen, dabei häufig wie ein echtes Schnäppchen – zumal Unternehmen gleichzeitig an der eigenen IT-Infrastruktur sparen, wenn sie sich für einen Wechsel in die Cloud entscheiden, so die Überlegung. Doch es ist Vorsicht geboten: Beispielsweise vor unerwartet hohen Kosten von Cloud-Services, die anfangs günstig erscheinen und dann bei vermehrter Nutzung sehr teuer werden können – was aufgrund einer intransparenten Preisgestaltung des Anbieters für den Nutzer auf den ersten Blick so nicht absehbar war.

Daher sollten CFOs nicht nur wissen, auf was sie bei der Prüfung der verschiedenen Modelle hinsichtlich der angebotenen Leistungen und ihrer entsprechenden Dokumentation achten müssen, sondern sich auch mit der Nutzung der Cloud und mit Daten auskennen.

In diesem Zusammenhang stellen sich Fragen wie: Wollen wir als Unternehmen alle Daten in die Cloud migrieren und können die Daten-Services in allen Clouds genutzt werden oder würde ich mich mit einer bestimmten Wahl abhängig machen? Sind bestimmte Workloads On-Premises vielleicht kosteneffizienter, und lassen sich hybride Szenarien abbilden, um das Beste aus beiden Welten zu vereinigen? Immer wieder kommt es also vor, dass Investitionen getätigt werden, ohne diese Fragen gestellt und erst recht, ohne sie beantwortet zu haben.

Datendemokratisierung und Datenkompetenz als Grundlage für Kosteneffizienz

Das fehlende Wissen und auch der häufig mangelhafte Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen können dafür sorgen, dass die Technologie am eigentlichen Bedarf vorbei gekauft oder auch falsch eingesetzt wird. Datendemokratisierung, das Aufbrechen von Wissenssilos und eine gemeinsam entwickelte und gelebte Datenkultur, ist daher das Gebot der Stunde für alle Unternehmen, die ihre IT-Budgets möglichst effizient einsetzen möchten. Die technologische Entwicklung und die Nutzung der Daten spielt heute für die Geschäftsstrategie, aber auch für die Steuerung von Unternehmen eine solch zentrale Rolle, dass IT-Know-how nicht mehr alleine den jeweiligen Fachexperten obliegen sollte.

Neben einer transparenten Kommunikation der unternehmenseigenen Datenstrategie sollten auch die CFOs im Rahmen von Weiterbildungen – sei es durch die eigenen Experten oder auch durch externe Formate – auf den entsprechenden Stand gebracht werden. Zu diesem Know-how gehört auch, die verschiedenen Modelle der Cloud-Nutzung und die jeweiligen Vor- und Nachteile zu kennen. Für manche Unternehmen ist es sinnvoll, ihre Daten komplett in die Cloud zu migrieren, andere setzen nach wie vor komplett auf On-Premises und wieder andere bevorzugen eine hybride Lösung.

Um hier den richtigen Weg zu finden, braucht es eine Übersicht, über welche Daten das Unternehmen verfügt, ob diese Daten und deren Verarbeitung – wie häufig in der Finanz- oder Gesundheitsbranche – bestimmten regulatorischen Vorgaben unterliegen und zu welchen Zwecken diese Daten verwendet werden sollen. Und es braucht ein profundes Verständnis aufseiten der CFOs für die Datenstrategie des eigenen Unternehmens und eine Einschätzung, ob und wie sich diese in den kommenden Jahren verändern wird.

Digitalisierung heißt Zukunftssicherung

Die IT und die effiziente Nutzung von Daten werden mehr und mehr zum Herzstück der Unternehmensstrategie. Gleichzeitig sind viele Firmen – angefeuert durch die Pandemie, den Krieg in der Ukraine und die Inflation – finanziell in den letzten Jahren und Monaten spürbar unter Druck geraten. Doch die Digitalisierung jetzt auf Eis zu legen und nicht mehr in die digitale Infrastruktur zu investieren würde bedeuten, die eigene Zukunftsfähigkeit zu riskieren und im internationalen Wettbewerb (weiter) zurückzufallen.

Mit dem entsprechenden Know-how, Verständnis für die Prozesse und engem Austausch mit den IT-Abteilungen sollten die Unternehmen ihre CFOs in die Lage versetzen, auch mit geringeren Budgets die beste Lösung in Sachen Cloud-Nutzung zu finden. Gerade hinsichtlich der weiter anwachsenden Datenmengen ist es immens wichtig, hier bereits heute die richtigen Weichen zu stellen.

Dazu gehört es nicht nur, sich die passende digitale Infrastruktur aufzubauen. Sondern auch eine gemeinsame Datenkultur zu entwickeln und zu implementieren. Denn nur, wenn sich die Entscheider der Ziele sowie des Sinnes und Zweckes der Daten- und damit auch der Cloudnutzung bewusst sind, wird das zur Verfügung stehende Budget auch in die richtigen Maßnahmen investiert.

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