Am Technologie-Stack der Zukunft bauen Business Enablement für effiziente hybride Arbeitsmodelle

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Entscheider großer Unternehmen sind sich einig: Das Arbeitsmodell der Zukunft ist abhängig vom Einsatz unterstützender Technologien. Die Planungen laufen auf Hochtouren. Doch die Mitarbeitenden sehen Optimierungsbedarf und zweifeln an der schnellen Einführung hybrider Arbeitsumgebungen in ihren Unternehmen.

Zu Beginn der Pandemie stellten quasi alle deutschen Unternehmen gezwungenermaßen, wo immer möglich, auf Homeoffice um. IT-Entscheider standen vor der Herausforderung, diesen Umstieg mit den passenden Technologien zur virtuellen Kollaboration und Kommunikation zu begleiten – und hatten dafür nur wenig Zeit. Aktuell herrscht bundesweit die Pflicht, Homeoffice anzubieten, wo immer das möglich ist. Doch auch unabhängig davon kristallisiert sich ein dauerhafter Umstieg auf das hybride Arbeitsmodell heraus.

Eine Studie der Unternehmensberatung Ernst & Young stellte fest, dass 80 Prozent der befragten Büroangestellten auch zukünftig komplett oder zumindest einen Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbringen möchten. Laut einer YouGov Studie im Auftrag von HirschTec haben bereits über ein Drittel der mittleren und größeren deutschen Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell verabschiedet. Allerdings glauben auch knapp 40 Prozent der Teilnehmer einer Templafy-Studie unter 1.100 deutschen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, das eigene Unternehmen werde die hybride Arbeitsumgebung nur schwer einführen können.

IT-Entscheider könnten also für die erfolgreiche Einführung des hybriden Arbeitsmodells zum Zünglein an der Waage werden. Denn von IT-Abteilungen wird nicht weniger erwartet, als Tausenden von Mitarbeitenden die Technologien zur Verfügung zu stellen, die den digitalen Arbeitsplatz langfristig ohne Beeinträchtigung von Effizienz und Qualität ermöglichen. Eine Mammutaufgabe.

Noch sind die Unternehmen nicht am Ziel, so das Zwischenfazit unserer Studie. Zwei Drittel der befragten deutschen Arbeitnehmer wünschen sich Technologie, die besser in tägliche Workflows integriert ist. 64 Prozent pochen auf höhere Benutzerfreundlichkeit und Integration. Insbesondere der Umgang mit Unternehmensinhalten – von Dokumenten über Templates bis hin zu E-Mail-Signaturen und Metadaten – wirft Sorgenfalten auf die Gesichter der Mitarbeitenden: In der hybriden Arbeitsumgebung erwarten mehr als ein Drittel der Befragten Herausforderungen in der Verwaltung von Dokumenten.

Business Enablement Tools für die Zukunft der Arbeit

Um die neuen, digitalen Workflows innerhalb der Unternehmen optimal zu begleiten, müssen IT-Entscheider entsprechende Technologien auswählen und implementieren. Damit diese den gewünschten Nutzen, wie beispielsweise reibungslose Kommunikation oder den effizienten Erstellungsprozess von Dokumenten gewährleisten, müssen die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ebenso gewichtet werden wie die potenziellen Auswirkungen neuer Technologien auf das gesamte Unternehmen.

Diese Symbiose an Eigenschaften von Tools wird unter dem Begriff „Business Enablement“ zusammengefasst. Denn der Erfolg eines Unternehmens ist immer stärker abhängig von den Möglichkeiten und Limitierungen des vorhandenen Technologie-Stacks. Business-Enablement-Tools wirken sich positiv auf Effizienz und Qualität am hybriden Arbeitsplatz aus, indem sie sich durch die drei Kerncharakteristika Integration, Benutzerfreundlichkeit und unternehmensweite Nutzung auszeichnen.

Integration meets Intuition

Neue digitale Tools müssen also wo immer möglich in bestehende Anwendungen integriert sein. Ansonsten entsteht schnell eine Flut an Tools, die bei den Mitarbeitenden Verwirrung und Überforderung auslösen kann. Im schlimmsten Fall werden neue Tools trotz ihrer nützlichen Funktionen dann gar nicht erst benutzt und die hohen Investment-Summen drohen im Sande zu verlaufen.

Sind die Applikationen stattdessen in bereits vorhandene und häufig genutzte Anwendungen wie beispielsweise Microsoft Office, Salesforce oder Google Workplace integriert, sinkt die Hemmschwelle der tatsächlichen Nutzung. Die Mitarbeitenden müssen nicht zwischen den verschiedenen Tools hin und her wechseln und arbeiten weiterhin im gewohnten Technologie-Umfeld. Dadurch steigt die Nutzerakzeptanz und der gewünschte Outcome neuer Technologien wird maximiert.

Durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit wird dieser Effekt abermals verstärkt. Je geringer die benötigte Einarbeitungszeit und je intuitiver der Umgang mit neuen Tools, desto eher greifen die Mitarbeitenden auf neue Tools und deren Möglichkeiten zurück. Von Technologien, die zwar die gewünschte Bandbreite an Funktionalitäten abbilden, jedoch eine unübersichtliche Benutzeroberfläche anbieten, gilt es demnach abzusehen und Alternativen in den Blick zu nehmen.

Unternehmensweite Anwendungsfälle möglich machen

Unsere neue Arbeitswelt ist geprägt von teamübergreifender Zusammenarbeit. Schon jetzt kollaborieren die unterschiedlichsten Departments von Unternehmen, beispielsweise der Vertrieb und das Marketing oder das Branding Department und die Rechtsabteilung, regelmäßig. In dieser Zusammenarbeit besonders wichtig: Die Nutzung eines deckungsgleichen Technologie-Stacks. Greifen die Teams in ihrer täglichen Arbeit auf unterschiedliche Tools zurück, riskieren sie Prozessbrüche in der Arbeit mit anderen Abteilungen, zum Beispiel wenn sie gemeinsam Dokumente bearbeiten.

Das verringert nicht nur die Effizienz, sondern kann auch zu Doppelarbeit, Fehlern und Unzufriedenheit führen. Stattdessen müssen Silos im hybriden Arbeitsumfeld mithilfe unternehmensweit eingesetzter Tools weiter aufgebrochen werden. Informationen und Dokumente können so problemlos miteinander geteilt werden – einer fruchtbaren Zusammenarbeit der Verantwortlichen, egal wo auf der Welt sie sich befinden, steht nichts mehr im Wege.

IT steht in der Verantwortung

Business Enablement beschreibt deshalb zusammenfassend all die Technologien, die Mitarbeitenden erlauben, effiziente und qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Innerhalb der übergreifenden Business Enablement Kategorie gibt es Subkategorien, die sich dediziert einzelnen Fachgebieten widmen: Ein Beispiel ist die Content Enablement Kategorie, in der Plattformen aufgeführt werden, die den Prozess in der Erstellung, Bearbeitung und Optimierung von Unternehmensinhalten, egal ob Geschäftsdokumente, Videos oder Marketingmaterialien, vereinfachen und verbessern. Weitere Beispiele sind die Kategorien Sales Enablement und CRMs.

Mit intuitiven, integrierten und unternehmensweit eingesetzten digitalen Lösungen schaffen Unternehmen folglich die technologischen Voraussetzungen für eine vernetzte Arbeitswelt, in der alle Mitarbeitenden effizient gute Ergebnisse produzieren können.

* Der Autor Jan Mechtel ist Co-Founder By Acquisition und Geschäftsführer Deutschland bei der Content-Enablement-Plattform Templafy. Er gründete 2010 das Berliner Software-Startup Veodin (HTGF finanziert) und leitete bis zum erfolgreichen Exit an Templafy die Geschicke der Powerpoint-Experten. Mit der Übernahme wechselte das gesamte Veodin-Team inklusive Templafy, wo er seitdem das Produkt mitentwickelt und die Strategie für den deutschsprachigen Raum umsetzt.

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