Datev vereinfacht Rechnungsübermittlung

Aus der E-Mail direkt in die sichere Cloud-Belegzentrale

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Datev öffnet einen weiteren Zugangsweg, um für die Buchführung notwendige Belege in sein Cloud-Anwendungspaket zu übermitteln.
Datev öffnet einen weiteren Zugangsweg, um für die Buchführung notwendige Belege in sein Cloud-Anwendungspaket zu übermitteln. (Bild: gemeinfrei © Muhammad Ribkhan - Pixabay / Pixabay)

Datev Unternehmen Online verfügt über eine neue Funktion: Mit Datev Upload Mail können buchführungsrelevante Belege in das Cloud-Anwendungspaket integriert werden. Anwender leiten damit per E-Mail eingegangene PDF-Rechnungen ohne lokale Zwischenspeicherung direkt an die Datev-Software weiter.

Die Träger-E-Mail samt PDF-Rechnung im Anhang wird an die vordefinierte Datev-Zieladresse gesendet. Für diesen Versand und den dadurch ausgelösten automatischen Upload ist keine gesonderte Authentifizierung nötig. Voraussetzung ist lediglich, dass die Absenderadresse im Vorfeld registriert wurde. Anwender können dafür auch mehrere Absenderadressen im System hinterlegen, unter denen Belege in ihren Bestand in Datev Unternehmen Online gelangen sollen. Authentifizieren müssen sie sich lediglich einmalig, wenn sie eine E-Mail-Adresse für die Weiterleitung einrichten wollen. Danach lassen sich Dokumente von den definierten Adressen auch direkt aus der Mail-App des Smartphones heraus weiterleiten.

Die anhängende Datei wird beim Eingang vom System extrahiert und in den Bestand des Nutzers geladen. Dort steht der Beleg umgehend zur weiteren Verarbeitung in den Anwendungen zur Verfügung. Die E-Mail selbst wird nicht gespeichert. Sollen Belege für unterschiedliche Belegtypen übermittelt werden, erhält der Anwender für jede gewünschte Kategorie eine gesonderte Versandadresse. Dokumente, die an diese Adresse weitergeleitet werden, sind im Bestand dann automatisch dem vordefinierten Beleg-Typ zugeordnet.

Datev Upload Mail ist ein erstes konkretes Resultat der Plattform Datev Ideas, mit deren Hilfe Kunden direkt einbezogen werden und die Frühjahr 2019 an den Start gegangen ist. Dieser öffentliche Ideenkatalog bietet allen Nutzern die Möglichkeit, sich an der Weiterentwicklung der Buchführungssoftware zu beteiligen. Sie können dort Ideen und Verbesserungsvorschläge erfassen, beschreiben, miteinander diskutieren, darüber abstimmen oder sie verwerfen. Die Ideen mit den meisten Stimmen fließen dann in den Entwicklungsprozess ein. Mit mehr als 130 Likes kam der Rechnungseingang über E-Mail-Konten dort unter die Top-Wünsche für neue Features. Datev Upload Mail steht ab sofort allen Anwendern von Unternehmen Online zur Verfügung.

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