Live-Video für den modernen Arbeitsplatz

5 Tipps zur Steigerung der Zusammenarbeit

| Autor / Redakteur: James Campanini * / Florian Karlstetter

Video Conferencing liegt im Trend: James Campanini von BlueJeans gibbt fünf Tipps zur Steigerung der externen und internen Zusammenarbeit.
Video Conferencing liegt im Trend: James Campanini von BlueJeans gibbt fünf Tipps zur Steigerung der externen und internen Zusammenarbeit. (Bild: BlueJeans)

Mit Videokonferenzen kann die Mitarbeiterbindung gestärkt, eine bessere Team-Diversität erreicht, effektiver remote gearbeitet, der Reiseaufwand verringert und die Flexibilität erhöht werden. BlueJeans gibt konkrete Tipps, wie das erreicht werden kann.

Ständige Kommunikation über Bilder, Apps und insbesondere Video ist mittlerweile aus dem Alltag nicht wegzudenken. Allein über 150 Millionen Menschen weltweit nutzen den Instant-Messaging-Dienst Snapchat und senden damit täglich Bilder und Videos in das World Wide Web. Die Zahl der Facebook-Nutzer in Deutschland liegt bei 27 Millionen (Quellen: Statista). Diese Form der Interaktion findet auch in der Arbeitswelt immer größeren Anklang: Laut der LoveLive Studie, die von dem unabhängigen Londoner Marktforschungsunternehmen Loudhouse und dem Anbieter von Videokonferenzlösungen BlueJeans durchgeführt wurde, sind 42 Prozent der in Deutschland befragten Arbeitnehmer davon überzeugt, dass die Videokonferenz das klassische Telefonat bald ersetzen wird. Wie die Studie auch zeigt, hat die Nutzung von Video bereits einen positiven Einfluss auf die Geschäftsprozesse.

Auch im Kampf um Talente entpuppt sich der Einsatz modernster Technologie als Trumpf. So geben 46 Prozent der LoveLive-Studienteilnehmer an, am liebsten für ein Unternehmen zu arbeiten, das auf hochwertige Videokollaboration setzt. Insbesondere die „Selfie-Generation“ - 14 bis 29-Jährige - ist von diesem Kommunikationsweg überzeugt und wird zum Entscheidungskriterium bei der Stellensuche.

Unter Berücksichtigung der folgenden fünf Punkte schaffen Unternehmen die Grundlage für den Arbeitsplatz der Zukunft:

1. Mit Technologie ein modernes Arbeitsumfeld schaffen

Ein moderner Arbeitsplatz ist geprägt von Teamarbeit, Flexibilität und Standortunabhängigkeit. Um dies garantieren zu können, sind deshalb nicht nur Anwendungen wie Microsoft Outlook oder Apple Mail wichtig – für einen optimalen Wissensaustausch und die Förderung des Zusammenhalts im Team ist ein direkter Kontakt unersetzlich. Mit Videotelefonie wird diese Brücke geschlagen. Um die Akzeptanz von Live-Video bei Mitarbeitern zu fördern, ist eine intuitive Bedienbarkeit, eine hohe Verfügbarkeit ohne Wartezeit sowie eine geräteunabhängige Nutzung entscheidend.

Weitere Kriterien, die bei der Auswahl der Kommunikationsanwendung im Fokus stehen sind Interoperabilität, Flexibilität und Kompatibilität. Denn häufig kommt es zu vielen kleinen Insellösungen, die miteinander nicht verknüpft werden können. Hier liegt die Herausforderung bei UCC-Lösungen: Nutzer verschiedener Tools und Endgeräte müssen miteinander vernetzt werden – eine Aufgabe, die von hoher Komplexität und enormen Zeitaufwand geprägt ist. Mit cloud-basierten Videokonferenzlösungen ist ein einfacher und unmittelbarer Zugang der Lösung auf Basis eines Lizenzmodelles möglich. Moderne Videokonferenz-Tools zeichnen sich durch ihre Screensharing-, Chat- und Aufnahmefunktionen aus und sind damit ideal für die effiziente Zusammenarbeit von virtuellen, global verteilten Teams.

2. Huddle Room – Der Kommunikation Raum geben

Ein Huddle Room folgt dem „ease of use“ Prinzip: Durch eine Kombination aus Standardhardware und cloud-basierter Software für Live-Video wird jeder Raum zu einem interaktiven Besprechungszimmer. Der Vorteil liegt in der hohen Kosten- und Zeiteinsparung: 8 bis 15 Minuten werden immer noch damit verschwendet, die Teilnehmer miteinander zu verbinden. Für einen Huddle Room muss der Raum lediglich mit einer Wi-Fi-Verbindung, ausreichend Stromzufuhr sowie Sitzgelegenheiten und einem Tisch ausgestattet sein. Bei der Einrichtung sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt – dabei steht der Wohlfühlfaktor ganz klar im Fokus. Der Raum kann und soll sich von der sonst meist eher praktischen Einrichtung des restlichen Büros abheben. Mit dem Einsatz einer modernen Videokonferenzlösung können Gesprächsteilnehmer, die am PC sitzen, sich über ein mobiles Gerät zuschalten oder in einem Besprechungsraum direkt miteinander verbunden werden.

3. Intern: Mehr Transparenz und Produktivität

In den letzten Jahren hat sich die Art und Weise der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens verändert – mit Videotelefonie hat die Interaktion wieder eine persönliche und direkte Note bekommen. Gerade international bzw. örtlich getrennt aufgestellte Teams müssen in ihrer Zusammenarbeit gefördert werden. Mit einer Lösung für schnelle Kommunikationswege sparen Unternehmen jede Menge Zeit, denn so werden zu viele Zwischenstationen vermieden und die interne Zusammenarbeit optimiert und vereinfacht.

Transparenz und eine offene Unternehmenskultur sind wichtige Säulen des Arbeitsplatzes der Zukunft. Gerade im Bereich Mitarbeiterentwicklung und Trainings sind Mitarbeiter von dem Nutzen von Live-Video überzeugt.

Ein weiteres Beispiel: Werden bisher private Vorstandssitzungen allen Mitarbeitern mittels eines Videotools zugänglich gemacht, erhöht das die Transparenz und bietet Mitarbeitern die Gelegenheit, der Vorstandsebene Anregungen mit auf den Weg zu geben, die für das gesamte Unternehmen von Bedeutung sind. Dies sorgt für ein besseres Niveau der Zusammenarbeit und stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen.

4. Extern: Die Basis für Vertrauen schaffen

Eine gute, vertrauensvolle Beziehung zu Kunden, Lieferanten und Partnern ist für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend. Auch in Zeiten der Digitalisierung schafft nichts mehr Glaubwürdigkeit als ein direktes, persönliches Face-to-Face Gespräch. Im Kundenservice kann Live-Video für ein ausführliches Beratungsgespräch bei komplexen Produkte oder Dienstleistungen ideal eingesetzt werden. So auch bei Reklamationen und beim Troubleshooting, um eine erfolgreiche Ferndiagnose durchführen zu können, trägt ein „persönliches“ Kundengespräch zu einer schnelleren Fehlerbehebung und Zielführung bei.

Verhandlungen mit Lieferanten, die sich meist an anderen Standorten und in anderen Ländern befinden, sind über ein direktes Gespräch mittels Live-Video effektiver.

5. Kommunikation immer und überall - auch aus dem Home Office

Produktives Arbeiten ist lange nicht mehr an den Schreibtisch im Büro gebunden – im Gegenteil: Häufig sind Mitarbeiter effektiver, wenn sie im Home Office in Ruhe arbeiten oder flexibel über ihren Standort entscheiden können. Rund ein Drittel der Arbeitnehmer in Deutschland wünschen sich die Möglichkeit, auch mal von zuhause aus zu arbeiten (Quelle: gruenderszene.de). Häufig scheitert es jedoch an der Zustimmung des Arbeitgebers. Dabei trägt Homeoffice zum gesundheitlichen Wohlbefinden und zur Steigerung der Motivation des Mitarbeiters bei: Das Organisieren des Familienalltags – gerade bei Eltern – lässt sich besser in den Griff bekommen. Zudem kann so u.a. auch eine optimale Work-Life-Balance realisiert werden.

Um den mobilen Arbeitsplatz verwirklichen zu können, muss eine IT-Infrastruktur gegeben sein, die den optimalen Zugang und Austausch von Daten und Informationen ohne Verlust ermöglicht. Zudem ist eine Kommunikations- und Kollaborationslösung nötig, auf die flexibel und endgeräteunabhängig zugegriffen werden kann.

Der Autor James Campanini ist Vice President und GM EMEA bei BlueJeans.
Der Autor James Campanini ist Vice President und GM EMEA bei BlueJeans. (Bild: BlueJeans)

Wie wird Live-Video die Arbeitswelt transformieren? Das Potenzial der Technologie liegt offensichtlich weit über den Verzicht auf physische Meetings hinaus. Laut den Analysten von Gartner wird die Nutzung von Videokonferenzen innerhalb von Unternehmen bis 2019 um 400 Prozent ansteigen. Auch der Einsatz von Huddle Rooms wird jährlich um ca. 10 Prozent steigen.

* James Campanini ist Vice President & General Manager EMEA bei BlueJeans

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