Toms Wochentipp: Kontrolle im E-Mail-Postfach 3 Tipps für das effektive Arbeiten mit E-Mails in Microsoft 365

Von Thomas Joos

Die Flut an E-Mails nimmt immer mehr zu, vor allem wenn Anwender im Homeoffice oder mobil arbeiten. Es gibt aber in Exchange Online und Outlook verschiedene Möglichkeiten, um mit Bordmitteln die E-Mail-Flut im Griff zu behalten.

Mehr Überblick im E-Mail-Postfach verschaffen die folgenden Tipps für Microsoft 365.
Mehr Überblick im E-Mail-Postfach verschaffen die folgenden Tipps für Microsoft 365.
(Bild: gemeinfrei © Gerd Altmann / Pixabay )

Die meisten Nachrichten erhalten Anwender immer noch per E-Mail beim Einsatz von Microsoft 365. Dabei kommen Exchange Online, Outlook im Web und Outlook auf dem PC zum Einsatz sowie E-Mail-Apps auf Smartphones und Tablets. Wir zeigen in diesem Beitrag einige schnell umsetzbare Tipps für die Bewältigung der täglichen E-Mail-Flut.

Tipp 1: Allen-Antworten-E-Mails im Griff behalten

E-Mail-Unterhaltungen lassen sich in Outlook auch ausschalten.
E-Mail-Unterhaltungen lassen sich in Outlook auch ausschalten.
(Bild: Joos)

Es kommt sehr häufig vor, dass Empfänger von E-Mails mit „Allen Antworten“ in Outlook auch allen anderen Empfängern Antworten zuschicken. Machen das mehrere Empfänger, trifft oft ein wahrer Tsunami im Postfach ein. Es gibt in Outlook aber die Möglichkeit mit dem Befehl „Ignorieren“ eine komplette Unterhaltung, die nicht interessant ist, auszuschalten. In diesem Fall landen die E-Mails alle sofort im Papierkorb von Outlook. Der Befehl steht auf der Registerkarte „Start“ unterhalb von „Löschen“ zur Verfügung, auch in Outlook 2021.

Tipp 2: Posteingang farblich hervorheben

Definieren von speziellen Ansichten in Outlook für das Formatieren von E-Mails.
Definieren von speziellen Ansichten in Outlook für das Formatieren von E-Mails.
(Bild: Joos)

Outlook und Exchange Online ermöglichen das farbliche Hervorheben von E-Mails. Dazu steht auf der Registerkarte „Ansicht“ die Option „Ansichtseinstellungen“ bei „Aktuelle Ansicht“ zur Verfügung. Bei „Bedingte Formatierung“ können Schriftarten und Farben angepasst werden. Dadurch lassen sich auch Regeln definieren.

Tipp 3: E-Mails zeitverzögert zusenden

E-Mails können in Outlook und Exchange Online zeitverzögert versendet werden.
E-Mails können in Outlook und Exchange Online zeitverzögert versendet werden.
(Bild: Joos)

Sie können bei neuen E-Mails über die Registerkarte „Optionen“. Die Option „Übermittlung verzögern“ auswählen. Anschließend können Sie festlegen, an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit die E-Mail abgeschickt werden soll. Bei der Verwendung von Exchange Online können Sie Outlook schließen, Microsoft 365 versendet die E-Mail automatisch. Dadurch können Sie dringende Arbeiten erledigen und müssen nicht darauf warten.

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