Hybrid Cloud ECM

Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette

| Autor / Redakteur: Brian Kurbjuhn * / Florian Karlstetter

Die Zunahme der Zusammenarbeit in virtuellen Teams und die Notwendigkeit der Anpassung an neue Arbeitsweisen stellen das produzierende Gewerbe vor enorme Herausforderungen.
Die Zunahme der Zusammenarbeit in virtuellen Teams und die Notwendigkeit der Anpassung an neue Arbeitsweisen stellen das produzierende Gewerbe vor enorme Herausforderungen. (Bild: © crazymedia - Fotolia.com)

Anwendungen der Industrie 4.0 treiben die digitale Transformation im produzierenden Gewerbe voran. Kurze Umrüstzeiten, schnelle Produktzyklen und individuelle Produktkonfigurationen erfordern eine enge Verzahnung von Kunden, Produktion, Zuliefernetzwerken und internen Abteilungen. Mit Collaboration-Plattformen unterstützen die Unternehmen den Aufbau einer fach- und ortsunabhängigen Zusammenarbeit.

Marktreife Industrie 4.0-Anwendungen wie Predictive Maintenance haben den Fokus der Fertigungsindustrie stark auf die Produktions-IT gelenkt: Maschinen und Produktionsmittel, die eigenständig Informationen austauschen, sich gegenseitig steuern und selbstständig warten, machen Fabriken immer smarter. IT und Produktion verschmelzen miteinander, automatisieren Produktionsprozesse und verändern die Geschäftsbeziehung zwischen Firmenmitarbeitern, Kunden und Zulieferern. Produzierende Unternehmen, die sich die Segnungen der Digitalisierung zunutze machen möchten, sollten nicht nur ihre Produktions-IT vernetzen. Um die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar zu machen, müssen sie zudem eine effiziente und sichere Zusammenarbeit über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg sicherstellen.

Prozessoptimierung und bessere Auslastung

Kaum etwas wirkt sich in der Industrie so nachteilig aus wie eine schlechte Produktqualität und eine Unterbrechung von Produktionsprozessen. Beides führt zu Stückzahlverlusten und Umsatzeinbußen. Seit die IT Einzug in die Produktion hält, setzen immer mehr Unternehmen intelligente Softwarelösungen ein, um produktions- und prozessbedingte Schwierigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren. Gleichzeitig verfolgen Anwender mit Industrie 4.0 das Ziel, die Kapazitätsauslastung in den Fabriken zu verbessern und individuelle Kundenwünsche schneller umzusetzen. Die Optimierung von Produktionsprozessen wirkt sich damit auch auf die Arbeitsweise aller Beteiligten aus: den Produktionsmitarbeiter, der sich mit den Fachabteilungen abstimmt, den Zulieferer, der das richtige Material in der benötigten Qualität bereitstellt, den Spediteur, der die Waren fristgerecht transportiert, und natürlich den Kunden, dessen individuelle Wünsche im gesamten Fertigungsprozess zu berücksichtigen sind.

Digitalisierung schafft neue Arbeitswelten

Die zunehmende Digitalisierung in sämtlichen Lebensbereichen hat massive Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Dabei ändert sich nicht nur der Arbeitsalltag für den Einzelnen, sondern auch die Art und Weise, wie Teams gemeinsam an Projekten arbeiten. Projekte lassen sich natürlich am effizientesten vorantreiben, wenn alle Teammitglieder an einem Ort sitzen. Die Praxis sieht aber oft anders – insbesondere, wenn man Kollegen von anderen Standorten oder externe Partner hinzuzieht. Damit mobile Fachkräfte vollumfänglich und unterbrechungsfrei in laufende Projekte eingebunden bleiben, müssen sie auf entsprechende Collaboration-Tools und Plattformen zugreifen können.

Effiziente Kommunikation nach innen – und nach außen?

Die Zusammenarbeit in fach- und standortübergreifenden Teams erfordert einen verstärkten Informationsaustausch über Hierarchieebenen und Unternehmensgrenzen hinweg. Nur so lassen sich Produktionsprozesse bei optimalem Ressourceneinsatz in nahezu Echtzeit agil, flexibel und vor allem bedarfsgerecht anpassen, zum Beispiel als Reaktion auf Lieferengpässe oder geänderte Kundenanforderungen. Hierfür existiert mittlerweile eine große Bandbreite an Software-Werkzeugen. Sie sollen die Kommunikation, Koordination und Kooperation zwischen Firmenmitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern schnell, sicher und effizient gestalten. Doch während bereits viele Unternehmen Enterprise Content Management (ECM)-Systeme zur Dokumentenverwaltung und Business Process Management (BPM)-Systeme zur Optimierung von Geschäftsprozessen intern einsetzen, hadern die Anwender insbesondere mit externen Zugriffsfreigaben an Kunden und Partner, weil sie dadurch Sicherheitsrisiken befürchten.

Plattform vs. Standalone-Lösung

Neben den genuinen Kollaborations- und Kommunikationslösungen der großen Lizenzanbieter existiert eine Reihe offener Plattformen, die gleich ein ganzes Ökosystem aus Wikis, Filesharing, Dokumentenmanagement, Office-Integrationen usw. mitbringen. Der Vorteil einer nativen Einzellösung besteht sicherlich in ihrer Funktionstiefe. Wird für jeden Anwendungsfall aber eine andere Lösung genutzt, führt das schnell zu ausufernden Lizenzkosten, technologischem Wildwuchs und einem erhöhten Sicherheitsrisiko.

Plattformen wie Alfresco One hingegen verbinden die funktionale Vielfalt eines ECM-Systems mit BPM in einer nahtlos integrierbaren IT-Umgebung. Die von Gartner bereits mehrfach als „Visionär“ geführte hybride Enterprise-Plattform integriert branchenführende mobile Applikationen und Business-Anwendungen. Das ermöglicht es Nutzern, ortsunabhängig und gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. Durch die Vermeidung von Aktualisierungslücken und die Nutzung zusätzlicher Webservices steigern Anwender die Sicherheit im Umgang mit geschäftskritischen Informationen: Alle Daten verbleiben verschlüsselt in der unternehmenseigenen IT. Das Content Repository sitzt hinter der Firewall und wird bei Bedarf in Echtzeit und feingranular unterteilbar mit der Alfresco-Cloud synchronisiert, von der aus auch externe Partner auf gemeinsame Dokumente zugreifen und Status-Updates zu gemeinsamen Projekten nachverfolgen können.

Zusammenarbeit im „erweiterten Unternehmen“

Ganz gleich, ob es um die Verbesserung des Kundenservices, die Integration eines Zulieferer-Netzwerks oder die Steuerung unternehmenskritischer Prozesse geht – mit einer modernen Prozess- und Collaboration-Plattform optimieren Anwender den Informationsfluss und Ihre Ressourcennutzung im erweiterten Unternehmensumfeld. Bei der gemeinsamen Erarbeitung von Inhalten gilt es, Änderungen festzuhalten, zu überprüfen und freizugeben. Plattformen wie Alfresco bieten hierfür integrierte Collaboration-, Workflow- und Records-Management-Funktionen: Damit lässt sich die Zusammenarbeit über virtuelle Projekträume hinweg effizient organisieren, indem alle projektrelevanten Dokumente, technischen Zeichnungen, Aufgaben und Checklisten hinterlegt und sämtliche Ansprechpartner sowie Verantwortlichkeiten abgebildet sind. Über Zugriffsrechte und Freigaben binden Unternehmen ihre Kunden und Partner in den Dokumenten- und Informationsaustausch ein und machen Änderungen am Projektablauf für alle Parteien transparent. Dem Anwender steht zusätzlich ein aggregiertes Dashboard zur Verfügung, sodass er auf einen Blick erkennen kann, welche für ihn relevanten Dokumente, Bilder oder Videos zu einem Projekt hinzugefügt wurden und welche Mitglieder des Teams darauf zugreifen. Dadurch reduzieren sich auch Abstimmungsaufwände und Reibungsverluste auf ein Minimum.

Der digitalen Transformation gewachsen

Brian Kurbjuhn, Head of Enterprise Content Management & Portals bei it-novum.
Brian Kurbjuhn, Head of Enterprise Content Management & Portals bei it-novum. (Bild: it-novum)

Die Zunahme der Zusammenarbeit in virtuellen Teams und die Notwendigkeit der Anpassung an neue Arbeitsweisen stellen das produzierende Gewerbe vor enorme Herausforderungen:

Unternehmen, die ihren Kunden eine hohe Servicequalität bieten und sich nach außen für Zulieferer öffnen wollen, um ihre Produktion agiler und flexibler aufzustellen, sollten ihre bestehenden Kommunikations- und Kollaborationslösungen einer Prüfung unterziehen. Richtig eingesetzt und auf individuelle Anforderungen zugeschnitten, können Unternehmen ihre Kommunikations- und Steuerungsprozesse mit Tools wie Alfresco verschlanken, ihr Projektmanagement flexibler aufstellen und agiler in volatilen Märkten agieren. Enterprise-taugliche Plattformen stellen hierfür schlüsselfertige Lösungen zur Verfügung, mit denen sich bislang ungenutztes Potential ausschöpfen lässt.

* Brian Kurbjuhn ist Head of Enterprise Content Management & Portals der it-novum GmbH

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