Lizenz-Management

Wenn Miete und Cloud für Kopfzerbrechen sorgen

| Autor / Redakteur: Carsten Wemken* / Elke Witmer-Goßner

Automatisierungen durch geeignete SAM-Tools sind nur der erste Schritt – effizientes Lizenz-Management benötigt einen ganzheitlichen Ansatz.
Automatisierungen durch geeignete SAM-Tools sind nur der erste Schritt – effizientes Lizenz-Management benötigt einen ganzheitlichen Ansatz. (Bild: Comparex)

Mietmodelle ersetzen zunehmend Kauflizenzen und virtualisierte Anwendungen gewinnen kontinuierlich an Popularität. Entgegen der Meinung mancher Verantwortlicher lichten Miete und Cloud keineswegs das Lizenz-Dickicht, sondern fügen Stolperfallen hinzu.

Gleichzeitig gehören Software-Audits mittlerweile zum Alltag. Steigende Komplexität trifft auf verstärkte Kontrolle. Unternehmen haben daher gute Gründe, ihre Prozesse für Software Asset Management (SAM) auf den Prüfstand zu stellen.

Mietmodelle breiten sich vor allem aus zwei Gründen rasant aus: Die großen Hersteller wenden sich zunehmend von der herkömmlichen Kauflizenz ab und bringen immer mehr Mietmodelle auf den Markt. Zum anderen setzen Start-up-Unternehmen für ihre Produkte von Anfang an ausschließlich auf Abo-Modelle. Viele Lizenzprogramme sind schon ausgereift und die Anwenderakzeptanz nimmt ständig zu. Nicht überraschend – denn die Entwicklung hat Vorteile für beide Seiten. Anhand der Verträge weiß der Hersteller genau, wann er wie viel Geld bekommt. Zudem kann er durch Internet-basierte Mechanismen überprüfen, ob die Lizenzen noch gültig sind und so Unterlizenzierungen der Kunden erschweren. Die Anwenderunternehmen hingegen zahlen regelmäßig kleinere Beträge und müssen nicht mehr so große Einmalinvestitionen zu Lizenzbeginn tätigen.

Mietlizenzen und ihre Tücken

Die größte Veränderung betrifft das Nutzungsrecht. Bei einer Kauflizenz darf die Anwendung in der erworbenen Version oder Edition zeitlich unbegrenzt verwendet werden. Die einzige Herausforderung besteht darin, die Lizenzbestimmungen, die sich von Anwendung zu Anwendung unterscheiden können, zu kennen – eine typische Aufgabe des Lizenz-Managements. Im Gegensatz dazu endet bei einer Miet- oder Abonnementlizenz das Nutzungsrecht, sobald das Vertragsverhältnis ausläuft. Häufig prüft eine Online-Abfrage regelmäßig die Gültigkeit der Lizenzen. Sobald die Hersteller-Datenbank das Mietende mitteilt, stellt die Software ihren Betrieb ein und sämtliche Funktionalität lässt sich nicht mehr nutzen.

Selbst wenn die Weichen eindeutig in Richtung Mietmodelle gestellt sind, wird es weiterhin Kauflizenzen im Softwarebestand der Unternehmen geben. Kauf- und Mietlizenzen müssen daher mit all ihren Eigenheiten parallel erfasst und verwaltet werden. Denn auch wenn Unternehmen Software ausschließlich mieten, bedeutet das nicht, dass sie vor Audits geschützt und automatisch compliant sind. Zwar existieren Mechanismen, die das Ausmaß der Compliance-Verletzungen reduzieren. Gänzlich verhindern lassen sie sich aber nicht. Ein gutes Beispiel hierfür ist Office 365 von Microsoft, das in mehreren Ausprägungen angeboten wird. In manchen Editionen darf die Software neben der Online-Variante ebenso lokal installiert werden und bei anderen kategorisch nicht. Andere Mietmodelle erlauben die Installation auf physikalischen Geräten, aber nicht auf virtuellen. Durch diese Besonderheiten drohen die gleichen Unterlizenzierungsrisiken wie bei den Kauflizenzen.

Auf der anderen Seite laufen Unternehmen Gefahr, überlizenziert zu sein. Übersehen sie das Recht auf Mehrfachinstallation, erwerben sie möglicherweise mehr Lizenzen als gebraucht und binden dadurch unnötig Kapital. Dieser Fall stellt in Audits zwar kein Problem dar, dennoch verletzt das Unternehmen die Compliance – nämlich die eigene.

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