Aus Erfahrungen der Corona-Pandemie lernen Vier Säulen für krisenfeste digitale Infrastrukturen

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Die Maßnahmen zur Eindämmung des Corona-Virus haben im Frühjahr 2020 in Deutschland, Europa und weltweit zur Unterbrechung vieler Lieferketten und Arbeitsprozesse geführt. Manche Unternehmen sind leichter durch die Corona-Krise gekommen als andere, weil ihre IT-Architekturen flexibel auf veränderte Arbeitsbedingungen eingerichtet werden konnten.

Wo immer es ging, haben Unternehmen kurzfristig gewohnte Abläufe in den digitalen Raum verschoben, um Wertschöpfungsketten trotzdem aufrecht zu erhalten: Homeoffice statt Unternehmensbüro, Videokonferenzen statt persönlichen Meetings, E-Commerce statt Ladenbesuch um die Ecke. So wurden digitale Infrastrukturen vielerorts zu Lebensadern für wirtschaftliche Zusammenarbeit und soziales Leben.

Nachdem viele Unternehmen Lösungen gefunden haben, um die akute Krise kurzfristig zu überbrücken, gilt es nun den Blick darauf zu lenken, welche Konzepte eine digitale Infrastruktur auf Dauer krisenfester machen, d.h. einerseits hohe Stabilität und Sicherheit und andererseits ausreichend Flexibilität für veränderte Rahmenbedingungen bieten.

Konzepte für veränderte Rahmenbedingungen

1. Cloud-basierte Systeme schaffen neue Handlungsoptionen
Cloud-basierte IT-Architekturen arbeiten mit webbasiertem Zugriff auf die IT-Infrastruktur von Unternehmen. Sie erlauben Mitarbeitern, via Internet jederzeit und von überall her auf Daten und Applikationen zuzugreifen, um beispielsweise klassische ERP- oder Office-Aufgaben zu erledigen. Das schafft schon in „normalen Zeiten“ eine Vielfalt an Möglichkeiten für die Zusammenarbeit. In einer Krise bieten cloudbasierte Systeme eine hohe Flexibilität für die spezifische Ausgestaltung von Arbeitsprozessen, von denen Mitarbeiter ebenso profitieren können wie die Wertschöpfungsprozesse des Unternehmens.
Wer während einer Krise technische Lösungen improvisieren muss, damit Mitarbeiter Zugriff auf die eigenen IT-Systeme bekommen, macht sich verletzlich für Hackerangriffe von außen. Denn – das hat die Corona-Pandemie gezeigt – in Krisenzeiten gibt es immer auch jene, die die Vulnerabilität von Unternehmen und Menschen ausnutzen. Cloud-basierte Systeme schieben solchen Angriffen einen Riegel vor, denn sie bringen per se schon ausgefeilte Security-Konzepte mit, die über rollenbasierte Berechtigungskonzepte differenziert sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter nur genau die Daten und Applikationen bearbeiten kann, die er auch bearbeiten darf.

2. Durchgängige Digitalisierung unterstützt Workflows und Teams
Die Geschäftsprozesse des eigenen Unternehmens nahtlos durch IT-Systeme zu unterstützen, ist wohl ohnehin eine kontinuierliche Aufgabe für IT-Verantwortliche, weil sich sowohl Abläufe als auch Technologien laufend wandeln und weiterentwickeln. Wer Systembrüche mit Excel-Listen überbrückt oder mit manuellen Daten-Ex- und -Importen arbeitet, der erzeugt leicht einen riesigen Extra-Aufwand und eine hohe Fehlerquote. In Krisenzeiten, wenn gewohnte Prozesse vielleicht neu organisiert werden müssen oder erfahrene Mitarbeiter ausfallen, führen solche Systembrüche schnell in ein unüberschaubares Chaos. Gerade auch wenn etablierte Mitarbeiter-Teams krisenbedingt nicht so miteinander arbeiten können wie gewohnt, weil manche krisenbedingt ausfallen, helfen durchgängige Systeme die Workflows in Büros, Produktion, Fulfillment, Lager oder Logistik professionell aufrecht zu erhalten.

3. Konsolidiertes Datenmanagement vereinfacht Sonderaktionen
In vielen Unternehmen sind Informationen und Daten zu den eigenen Produkten auf verschiedene Systeme verteilt. Wer dann in einer Ausnahmesituation neue Vertriebswege nutzen will, braucht viel Zeit, um Informationen zu konsolidieren und Produkte zum Beispiel im Rahmen von Sonderaktionen an den Mann und die Frau zu bringen – und das möglichst image- und markentreu. Ein zentraler Datenhub kann hier weiterhelfen, weil er nicht nur die Datenkonsolidierung unterstützt, sondern auch die IT-Architektur von überflüssigen Schnittstellen entlastet. Ein Datenhub fungiert wie eine zentrale Daten-Drehscheibe innerhalb einer IT-Landschaft. Hier werden Produktdaten aus verschiedenen Systemen zentral gespeichert und in einem mehrstufigen Daten-Mapping automatisch in gewünschte Zielformate umgewandelt. So können sie auch kurzfristig für krisenbedingt notwendige Sonderaktionen automatisiert abgerufen werden.

4. Digitale Vertriebswege ergänzen klassische Kanäle
Sicher, ein ganz fokussiertes Geschäftsmodell mit einer klaren Zielgruppe hat seine Vorteile. Man kann effizient genau diese Zielgruppe mit seinem Business adressieren und verschwendet nicht zusätzlich Zeit und Mühe auf zusätzliche Möglichkeiten. In herausfordernden Zeiten ist es aber nichtsdestotrotz äußerst wertvoll, breiter aufgestellt zu sein. Ganz besonders am Handel wird das deutlich: Während beispielsweise stationäre Geschäfte der Produktgruppen Mode, Spielwaren und Elektronik in der Corona-Krise ihre Filialen lange schließen mussten, blieben Online-Anbieter dieser Waren handlungsfähig im Business.

Modern und mehrgleisig

Es gilt deshalb, auch in guten Zeiten Vertriebswege wie den eigenen Webshop oder Online-Marktplätze mitzudenken und sie vielleicht parallel zum normalen Business Schritt für Schritt auf- und auszubauen. So lassen sich Erfahrungen sammeln, die in herausfordernden Zeiten Gold wert sein können. Gemeinsam ermöglichen Webshop und lokale Filialen beispielsweise die Umsetzung von Click&Collect-Konzepten, erleichtern Gutschein-Verkauf und andere Marketingaktionen.

So bleibt der Händler auch in Zeiten von Social Distancing mit seinen Kunden in Verbindung und vermeidet, dass die auf die Handelsgiganten im Netz ausweichen. Und auch produzierende Unternehmen profitieren in Zeiten, wo die Geschäfte schließen, von einer tragfähigen Direct2Customer-Strategie.

* Der Autor Boris Krstic ist Vorstandsvorsitzender der Actindo AG und Initiator des Corona Mittelstandsprogramms.

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