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Prozessorientierung als Chance für ein verbessertes Informationsmanagement

Unternehmensführung aus der Cloud

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Firma zum Thema

Exact Software Deutschland GmbH

Unternehmenslösungen – egal ob aus der Cloud oder on-premise – müssen zunächst die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhalten. Der gravierende Unterschied der Cloud-Lösung liegt aber in der Art und Weise, wie ein Unternehmen damit arbeiten kann. Hierbei passt sich diese individuell den Arbeitsweisen an, die sich entweder durch das Geschäftsmodell oder die persönlichen Vorlieben der Anwender ergeben. Mit einer Cloud-Lösung muss der Unternehmer nicht mehr am Schreibtisch sitzen, suchen, rechnen oder auswerten, um sich Einblicke in das Unternehmen zu verschaffen. Die Cloud-Lösung liefert ihm alle Informationen grafisch übersichtlich aufbereitet im Dashboard, und zwar als ständiger Begleiter auf dem Smartphone im Büro, bei Kunden oder der Bank. Ist dann noch ein Customer Relationship Management (CRM) integriert, kann der Kundenkontakt von Anfang bis Ende nachvollzogen werden: Wann und mit welcher Kampagne wurde ein erster Kontakt hergestellt? Welche Verkaufsgelegenheiten haben sich seitdem ergeben? Wie viele Angebote hat welcher Ansprechpartner erhalten? Was wurde gekauft?

Der Cloud-Unterschied

Eine Cloud-Lösung arbeitet nach den Grundsätzen eines effizienten Informationsmanagements: Alle Informationen stehen zentral zur Verfügung („Single Source of Truth“-Prinzip: eine Informationsquelle für alles). Bei einer Cloud-Lösung werden alle Daten – also Finanzdaten genauso wie Kundendaten, Artikel, Aufträge, Rechnungen – zentral bei einem Anbieter gesichert und stehen dadurch für alle Anwender gleichermaßen zur Verfügung. Das Suchen aus unterschiedlichen Quellen entfällt zugunsten einer besseren Transparenz. Der Zugriff muss jederzeit und von jedem Ort aus erfolgen können (Prinzip „Anytime and Anywhere“): Die Cloud steht allen Anwendern jederzeit und an jedem Ort über eine sichere Internetverbindung zur Verfügung. Buchhaltung, Kundenpflege und auch strategische Auswertungen können also immer dann erledigt werden, wenn sie gebraucht werden – unabhängig von Bürozeiten.

Ergänzendes zum Thema
Sind Sie bereit für den Schritt in die Cloud?

Sie sind Unternehmer oder Geschäftsführer einer kleinen Firma und überlegen, ihre Betriebsführung zu modernisieren? Um zu testen, ob Sie bereit für den Schritt in die Cloud sind, sollten Sie sich über folgende Punkte Gedanken machen:

  • Mobilität: Sie wollen neben ihrem PC auch ein Smartphone oder Tablet für berufliche Zwecke nutzen. Wünschen Sie sich in Zukunft noch mehr Mobilität, zum Beispiel auch durch die Anbindung an andere Unternehmenssysteme via Apps?
  • Informationsmanagement: Sie arbeiten derzeit noch mit unterschiedlichen Systemen für die Finanzbuchhaltung, die Kundenpflege sowie ihr Kerngeschäft. Für Auswertungen müssen Sie sich die Informationen aus allen Systemen separat zusammensuchen. Wünschen Sie sich ein System, das alle Informationen integriert und Auswertungen somit erleichtert und beschleunigt?
  • Aufgabenmanagement: Sie wünschen sich, Administratives auch mal unterwegs oder in Wartezeiten zu erledigen? Auch wäre es für Sie von Vorteil, wenn die Lösung die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder Kollegen verbessern würde.
  • Zeitmanagement: Obwohl es nicht zu Ihrem Kerngeschäft zählt, verbringen Sie viel Zeit mit IT-Updates, Anpassungen, Wartungsprozessen sowie Aktualisierungen Ihrer Software-Systeme. Diese Aufgaben würden Sie aus Zeitgründen gerne abgeben und sich nicht mehr darum kümmern müssen.
  • Kostentransparenz: Sie möchten genau kalkulieren und alle Kosten immer im Blick haben? Eine Cloud-Lösung bezahlen Sie zu monatlichen Raten, die Sie genau einplanen können, denn sie richten sich nach der tatsächlichen Nutzung der Software.

Wenn Sie den meisten Aussagen zustimmen, dann sollten Sie ernsthaft über eine Cloud-Lösung nachdenken.

Die Informationen müssen aktuell sein („Realtime“- oder Echtzeit-Prinzip): Viele buchhalterische Tätigkeiten werden gerne auf einen späteren Zeitpunkt verschoben, meist bis kurz vor Ende einer Frist durch das Finanzamt oder den Steuerberater. Das alte Motto „was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen“ gewinnt mit einer Cloud-Lösung wieder an Gültigkeit, denn erst sie schafft dazu die praktischen Voraussetzungen. Mit ihr lässt sich zum Beispiel nach einem Geschäftsessen der Bewirtungsbeleg mit dem Handy abfotografieren, in die Cloud-Lösung hochladen, über integrierte Collaboration-Funktionen an den Steuerberater übermitteln, dieser bucht ein und fertig. Konsequent praktiziert genießen Cloud-Nutzer den Vorteil von Echtzeit-Daten: Sie wissen schon in der Monatsmitte, wie gut oder schlecht das Geschäft läuft.

Aktualität auch für die Lösung selbst

Im Umfeld der Finanzbuchhaltung gibt es immer wieder gesetzliche Änderungen, die in der Software umgesetzt werden müssen, zum Beispiel steuerrechtliche Vorgaben. Bei Cloud-Lösungen übernimmt die Änderungen der Anbieter sofort und automatisch für alle seine Kunden – ohne dass der Anwender dazu etwas beitragen muss. Neue Features oder Updates werden ebenfalls vom Anbieter automatisch eingespielt. Das entlastet einerseits zeitlich, andererseits gedanklich, denn der Unternehmer muss sich um Updates oder die Software-Wartung nicht kümmern.

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