Künstliche Intelligenz in der betrieblichen Anwendung

Scopevisio automatisiert Rechnungseingang

| Autor: Elke Witmer-Goßner

KI-unterstützte Funktionen tragen zur Automatisierung des Rechnungseingangs bei und optimieren so betriebliche Abläufe.
KI-unterstützte Funktionen tragen zur Automatisierung des Rechnungseingangs bei und optimieren so betriebliche Abläufe. (Bild: Scopevisio AG)

Mit ihrem neuen Rechnungseingangsbuch als Teil ihrer cloud-basierten Unternehmenssoftware geht die Scopevisio AG einen wichtigen Schritt in Richtung automatisierte Buchhaltung. Unter Nutzung von KI-Verfahren lässt sich der Rechnungsworkflow straffen und transparenter gestalten. Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen soll dadurch einfacher, komfortabler und auch günstiger werden.

Während der Eingangsrechnungsverarbeitung sorgen unterschiedliche KI-Verfahren für einen hohen Automatisierungsgrad. Im Hintergrund laufen semantische Verfahren zur Erkennung von Kopf- und Stammdaten, künstliche neuronale Netze tragen zur Erkennung von Einzelpositionen auf dem Beleg bei und Expertensysteme steuern die Freigaben. Die Software lernt, Stamm- und Positionsdaten aus dem Beleg automatisch zu extrahieren. Individuell vordefinierte, mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse mit festgelegten Verantwortlichkeiten verkürzen die Durchlaufzeiten. Somit entfallen viele manuelle Schritte in der Bearbeitung, wie zum Beispiel das Eintragen einzelner Positionen, die Vergabe von Rechnungsstempeln, das händische Weiterleiten an die nächste Zuständigkeitsebene oder die Vorkontierung. Alle diese Schritte kann die Software automatisiert ausführen.

Künstliche Intelligenz, wo sich der Mensch schwertut

In einem nächsten Schritt sollen künstlich-intelligente Verfahren auch Anomalien erkennen, zum Beispiel, wenn sich ein Einzelpreis einer häufig gekauften Ware signifikant verändert hat oder der Bestellpreis ungleich dem Rechnungspreis ist. Scopevisio fasst diese KI-getriebenen Funktionen unter dem Begriff „Assisted Work“ zusammen: „Künstlich-intelligente Software soll Mitarbeiter von Routinen entlasten und sie bei Entscheidungen unterstützen“, erklärt Dr. Jörg Haas, Gründer der Scopevisio AG. Ziel des Bonner Softwareunternehmens ist es, sukzessive immer mehr betriebliche Prozesse und Teilprozesse zu optimieren und zu automatisieren.

Einzelne Features des neuen Rechnungseingangsbuchs in der Übersicht:
E-Mail-Adressen für Eingangsrechnungen: Für Lieferanten können spezielle E-Mail-Adressen eingerichtet werden, zum Beispiel „rechnung@mustermann.de“. Alle Rechnungen, die an diese Adresse gehen, werden automatisch ins Rechnungseingangsbuch hochgeladen und ausgelesen, ohne dass der Anwender eingehende Rechnungen manuell hochladen muss. Daneben ist aber auch der Upload per Drag & Drop, per Scanner oder per App möglich.
Dateinamen-Konfiguration: Zudem lässt sich optional vorkonfigurieren, mit welchem Dateinamen alle Rechnungen im System angelegt werden sollen, etwa mit Datum, Rechnungsnummer und Lieferant. Geht zum Beispiel ein PDF-Beleg von einem zentralen Scanner mit einer losen Zahlenfolge im Dateinamen ein, benennt das System diese Datei automatisch im gewünschten Format.
Automatische Datenextraktion: Scopevisio ist dank der Nutzung semantischer und logischer Verfahren in der Lage, bei der OCR-Auslesung Stamm- und Kopfdaten auf dem Beleg zu erkennen. Einzelne Positionsdaten werden mithilfe künstlicher neuronaler Netze ausgeziffert, die als lernende Systeme mit der Zeit immer genauer werden und Regelmäßigkeiten genauso wie Anomalien erkennen lernen. Der Anwender muss die erkannten und ausgelesenen Daten anschließend prüfen. Dabei hilft ihm das neben den Daten eingeblendete Belegbild mit farblichen Markierungen. Diese zeigen die Stelle auf der Rechnung an, auf der die ausgelesenen Daten zu finden sind. Abschließend muss jede erfasste Rechnung manuell verifiziert werden.
Anbindung an Creditreform: Die Creditreform Adressdatenbank ist in Scopevisio integriert, sodass sich fehlende Angaben wie etwa Adresszusätze per Mausklick ergänzen lassen.
Individuelle und mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse: Für jede Rechnungsart und jeden Absender lassen sich im System individuelle und mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse einrichten. Dabei können sowohl Rollen als auch Einzelpersonen als Verantwortliche im Prüfprozess definiert werden. Die Einrichtung eines Freigabeprozesses erfolgt über wenige Mausklicks. Jeder Prüfstufe können auch Pflichtfelder zugeordnet werden, die ergänzt werden müssen, etwa Kostenstellen oder Projektkostenstellen. Damit wird sichergestellt, dass am Ende des Freigabeprozesses alle für die Abrechnung und Buchhaltung notwendigen Informationen vorhanden sind.
Automatisierung des Freigabeprozesses bis zur Zahlung: Sobald eine eingegangene Rechnung verifiziert ist, durchläuft sie den definierten Freigabeprozess. Gibt ein Zuständiger nach sachlicher Prüfung die Rechnung frei, datiert die Software diese Freigabe automatisch mit einem Stempel und gibt sie an die nächste Prüfinstanz zur Zahlungsfreigabe weiter, ohne dass der Anwender dazu etwa per E-Mail aufgefordert werden muss. Sobald die Rechnung durch alle Prüfinstanzen zur Zahlung freigegeben ist, bereitet die Software automatisch die Überweisung vor. Dadurch wird der Durchlauf einer Rechnung beschleunigt, was die Ausnutzung von Skonti fördert.
Mobile Freigaben: Mit der mobilen App REBU2GO lassen sich Prüfungen vornehmen und Freigaben bequem von unterwegs erteilen.
Transparenz durch Aktivitätenjournal und Kontrollmechanismen: Das Aktivitätenjournal protokolliert automatisch jeden Schritt während des Bearbeitungsprozesses. So lässt sich der Bearbeitungsstatus einer jeden Rechnung auf einen Blick einsehen. Aufwändiges Suchen oder Nachforschen entfällt. Auf Basis des Aktivitätenjournals kann sich jeder Anwender auch individuelle Benachrichtigungen einrichten, die ihn zum Beispiel per E-Mail oder Slack über anstehende oder erteilte Freigaben informieren. Gleiches geht auch zur Überwachung von Skonti.
GoBD-Konformität: Die Software sorgt durch integrierte Mechanismen und Vorgaben dafür, dass jede Rechnung GoBD-konform bearbeitet wird. Ist ein Beleg einmal durch einen Mitarbeiter verifiziert, ist er im System unveränderbar.

Das neue Rechnungseingangsbuch ist ab sofort als Teil der Scopevisio-Unternehmenssoftware verfügbar.

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