Workflow-Arbeit SAP-Prozesse via Power Platform automatisieren

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Plattformen auf Low-Code- oder No-Code-Basis, wie die Power Platform aus dem Hause ­Microsoft, sind die großen Gewinner der digitalen Sonderkonjunktur der vergangenen ­Monate. Prozessautomatisierung auf dieser Basis macht auch vor der SAP-Welt nicht halt.

Prozessautomatisierung mit Low-Code- oder No-Code-Plattformen wie der Power Platform von Microsoft funktioniert auch mit SAP-Daten und -Prozessen, wenngleich die SAP-Welt mitunter nach außen hin ­abgeschlossen wirkt.

Doch laut Christian Tauchmann, Software Consultant bei Theobald Software, wird in Projekten in zunehmendem Maße SAP in solche Automatisierungs-Tools integriert.

Der Digitalisierungsschub der vergangenen Monate, bei dem Prozesse tendenziell in die Cloud verlegt wurden, sei einer der Gründe. „­Viele Unternehmen haben die Zeit dafür genutzt, oder mussten dies zwangsläufig, nämlich klassische Papierworkflows zu digitalisieren und von ­überall her zugänglich zu ­machen. Dafür bieten sich cloud-basierte Prozessautomatisierungs-Plattformen wie die ­Microsoft Power Platform perfekt an“, so der Berater.

Walldorf trifft auf Redmond

Es steht immer weniger geschultes IT-Fachpersonal bereit, um Workflows aufwändig zu programmieren oder komplizierte SAP-Prozesse direkt in der SAP GUI zu bedienen, berichtet Tauchmann aus der Praxis. Die SAP-Prozessintegration hilft hier, indem sie SAP-Prozesse vereinfacht, sodass sie auch von Nicht-SAP-Experten bedienbar werden.

In Projekten ist die Rede davon, den „Workflow Stack zu customizen“. Damit ist die Prozessautomatisierung verschiedener Geschäftsprozesse mit einer BPM-Plattform wie der von Microsoft gemeint. Man möchte Prozesse digitalisieren, vereinfachen, für alle Mitarbeiter aus der Cloud verfügbar machen, nach Möglichkeit integrieren mit bereits genutzten Tools wie Microsoft Teams, SharePoint, Office 365 oder Dynamics.

Praxisanwendungen

Use Cases aus der Praxis für diese Herangehensweise sind beispielsweise:

• HR-Prozesse: Mitarbeiter-Onboarding, Urlaubsantrag, Reisekostenabrechnung, Änderung der Personalstammdaten.

• Sales-Prozesse: Anlage Bestellanforderung, Angebotserstellung, Bestellung, Verbuchung Eingangsrechnung.

• Stammdaten-Pflege: Kunden, Lieferanten, Material, Kostenstellen.

• Finanzen: Anlage Hauptbuchkonto, Auftrag erstellen.

Prozesse im Vorfeld exakt definieren

Doch es lauern Fehlerquellen und Fallstricke. Tauchmann rät dazu, bei der Prozessautomatisierung nicht mit sehr fortgeschrittenen Use Cases anzufangen, sondern lieber bei einfachen Konstellationen und sich dann langsam an komplizierte Use Cases heranzutasten. „Geschäftsprozesse, die nicht ausreichend bekannt oder über verschiedene Abteilungen verteilt sind, geben keine einheitliche Sicht in die Prozesse und gestalten die Prozessintegration aufwendiger“, so der Berater.

Vorher wissen, was nachher rauskommen soll

Insbesondere bei der SAP-Prozessintegration ist Spezialwissen aus beiden Welten (SAP und Microsoft Power Platform) gefragt. Für die Grundeinrichtung des Konnektors ist technische Expertise gefragt, im Hinblick auf das Netzwerk, Zertifikate, Berechtigungen.

Projekte aus diesem Umfeld können herausfordernd sein, weiß der Software-Profi und skizziert, wie typischerweise etwas schief geht, nämlich wenn versucht wird einen Prozess zu modellieren, ohne sich genau im Klaren zu sein, wie dieser Prozess am Ende genau aussehen soll. „Dies kann nach hinten losgehen, da erst im Erstellungsprozess neue Ideen und Wünsche aufkommen und gegebenenfalls erst spät festgestellt wird, dass der angedachte Ansatz so nicht funktioniert.“

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