Vorausschauende Planung

Prozessoptimierung in der Projektplanung

| Autor / Redakteur: Sean Hoban* / Florian Karlstetter

Effektive Projektplanung und optimierte Prozesse erleichtern die Wachstumsphasen für Unternehmen.
Effektive Projektplanung und optimierte Prozesse erleichtern die Wachstumsphasen für Unternehmen. (Bild: © vladimircaribb - stock.adobe.com)

Sollen die Weichen in Richtung Zukunft gestellt werden, ist ein präziser Überblick über die notwendigen Veränderungen für jedes Unternehmen unabdingbar – ganz egal, ob es sich um Investitionen, Umstrukturierungen, die Erweiterung bestimmter Geschäftsfelder oder die Expansion in zusätzliche Märkte handelt.

Der Zuwachs an neuen Projekten stellt Entscheider, vor allem in Dienstleistungsunternehmen, oftmals vor schlecht kalkulierbare Herausforderungen, die die etablierten Strukturen und die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation schnell an ihre Grenzen bringen kann. Reichen in den ersten Wirtschaftsjahren oder in kleineren Organisationen meist noch Tabellenkalkulationen zur Planung der Ressourcen und Abwicklung der Projekte für eine garantierte Transparenz und Planungssicherheit aus, werden sie in einer starken Wachstumsphase zu einem großen Risikofaktor.

Präzise Prognosen über mögliche Zukunftsszenarien scheinen unmöglich, wenn alle dafür relevanten Daten nicht miteinander vernetzt werden können und daher keine genaue Analyse erlauben. Optimierte Prozesse in der Projektplanung bieten hier einen effektiven Lösungsansatz, der organisationsübergreifend und zukunftsorientiert funktioniert.

Wachstum braucht gleiche Erwartungshaltungen

Unternehmenswachstum bedeutet auch Veränderung. Eine aktuelle globale Wachstumsstudie unter Führungskräften zeigt, dass zwar rund ein Drittel der Führungskräfte einem Wachstum sehr positiv gegenüber steht, doch für zwei von fünf Managern als Herausforderung angesehen wird. Sogar ein Fünftel sieht ein großes Stresspotential und jede zehnte Führungskraft empfindet Wachstum sogar als „schmerzhaft“. 38 Prozent der befragten Mitarbeiter sehen die Hauptverantwortung für ein erfolgreiches Wachstum in der Führungsebene. Wobei 37 Prozent des Top-Managements die Meinung vertritt, dass vor allem Mitarbeiter effizienter arbeiten müssten. Die Ursache dieser sehr unterschiedlichen Erwartungshaltungen könnte daran liegen, dass Führungskräfte eine sehr klare Vorstellung von der Wachstumsstrategie und der Ziele haben, die den Mitarbeitern vielleicht nicht klar ist. Oftmals wird das Team nicht ausreichend in die Entscheidungsprozesse eingebunden, wodurch eine Beurteilung des Mehrwerts von Veränderungen deutlich erschwert und damit einen idealen Nährboden für das Gefühl von Überlastung bietet.

Planungssicherheit durch qualifizierte Daten

Noch zu viele Entscheider verkennen das Potential einer guten Datenbasis, um daraus sichere Zukunftsszenarien zu möglichen Trends oder anderen Entwicklungen abzuleiten, die ein Wachstum des eigenen Unternehmens potentiell vorantreiben. Allerdings werden dafür Daten meist nicht konsequent genug aufgezeichnet und analysiert. Dabei ist es gerade im Vertrieb, vor allem in schnell wachsenden Bereichen essentiell, auf regelmäßige Prognosen zugreifen zu können. Das sollte in regelmäßigen Abständen – beispielsweise monatlich oder im Quartal – erfolgen, um sowohl einzelne Bereiche im Unternehmen als auch die Organisation übergreifend zu betrachten. Denn jede Abweichung zur kalkulierten Planung führt zu ungenutzten Ressourcen und wird damit zum Umsatzrisiko.

Automatisierte Teamplanung sichert Wachstum

Besonders der Aspekt transparenter Kommunikation von Unternehmenszahlen ist innerhalb großer Wachstumsphasen sehr wichtig. Nur wenn Mitarbeiter eingebunden werden, können sie Veränderungen und Anpassungen an neue Verhältnisse motiviert mittragen. Auch bei der Zusammenstellung von Projektteams sollten sich Unternehmen auf eine möglichst nachhaltige Planung stützen. Hier zählt nicht nur die Berücksichtigung von Urlaub und anderen Abwesenheiten, sondern auch welches Stundenkontingent für neue Projekte pro Mitarbeiter tatsächlich zur Verfügung steht und welche Fähigkeiten für das Projekt notwendig sind. In bereits automatisierten Prozessen lässt sich schnell erfassen, wie sich die Teams innerhalb der Projekte optimal zusammensetzen. Projektsoftware, die den Status der aktuellen Fähigkeiten der Beschäftigten und ihrer Entwicklungswünsche erfasst, unterstützt so nicht nur eine weitsichtige Projektplanung, sondern fördert auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Cashflow durch effektive Kapazitätenplanung sicherstellen

Sind die Wachstumschancen analysiert, gilt es, die richtigen Maßnahmen zu initieren, um den operativen Cashflow nicht zu unterbrechen. Dieser zeigt klar und deutlich, welche Mittel das Unternehmen aus dem laufenden Geschäft erarbeitet hat und somit für Investitionen in die Zukunft – und damit auch für das weitere Wachstum – zur Verfügung stehen. Für die Steigerung der Produktivität müssen allerdings die gesamten operativen Prozesse optimiert werden. Dies betrifft die Effizienz aller Mitarbeiter ebenso wie die Gesamteffektivität der Anlagen. Die Erfassung der Arbeitszeit und die Abbildung freier Kapazitäten sind also insbesondere für projektbasierte Unternehmen elementar. Nur so können Rechnungen zeitnah gestellt werden, die oft auf Basis eines Stundenkontingents erstellt werden Gleichermaßen können so Reportings über die für den Kunden erbrachten Leistungen schnell zusammengestellt werden. In automatisierten Prozessen erfolgt die Zeiterfassung schnell und unkompliziert bietet ein unterstützendes Tool für die Mitarbeiter sein, um selbst den besten Überblick über die eigenen Kapazitäten zu behalten. Besonders hier verlieren noch zu viele Dienstleistungsunternehmen unnötig viel Zeit.

Prognosen zeigen tatsächliche Effektivität

Was im ersten Moment für viele Entscheider nach einer umgreifenden Umstellung klingt, erweist sich in der Umsetzung dann langfristig als Wachstumschance: Sind Prozesse in Bezug auf die Planung und Abwicklung von Projekten sowie den Überblick über zukünftige Entwicklungen zusammengefasst, lassen sich Rückschlüsse auf die tatsächliche Effektivität des Unternehmens führen. Diese geben klare Signale, welche Entscheidungen des Managements die Entwicklung des Unternehmens positiv beeinflussen. So ist es beispielsweise von Vorteil zu wissen, ob sich ein Trend nach mehr Bedarf an bestimmten Fähigkeiten von Mitarbeitern abzeichnet und so zu entscheiden, Einstellungen mit entsprechender Ausrichtung rechtzeitig einzuplanen. Automatisierte Prozesse bieten vor allem den Vorteil, das sie einheitlich miteinander vernetzt und unkompliziert nutzbar sind. So lassen sich Projekte im Vorfeld ganzheitlich planen und zur Zufriedenheit aller Seiten umsetzen – sowohl intern für die eigenen Mitarbeiter, als auch extern für die Kunden.

Sean Hoban, Mitgründer und CEO von Kimble Applications.
Sean Hoban, Mitgründer und CEO von Kimble Applications. (Bild: Kimble)

Der Autor: Sean Hoban, Mitgründer und CEO von Kimble Applications. Sean Hoban verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der IT-Beratung. Gemeinsam mit Mark Robinson und David Scott gründete Sean Hoban 2010 Kimble Applications, um Prozesse in projektbasierten Unternehmen sowie die Zusammenarbeit und Effizienz von Teams zu optimieren.

Kimble hilft Dienstleistungsunternehmen ihr Geschäft besser zu führen und ist der einzige führende Softwareanbieter, der auf die Automatisierung von Prozessen in projektbasierten Unternehmen spezialisiert ist. Die Funktionen von Kimble optimieren die Zusammenarbeit und Effizienz von Teams.

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