Cloud-basierte Gehaltsabrechnung und Zeitwirtschaft Optimierte HR aus der Wolke

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Die Pandemie hat auch dem Personalbereich ungeahnte Herausforderungen bereitet. Mit Mitarbeitern, die unvermittelt vorwiegend von zuhause arbeiten mussten interne und externe Prozesse völlig neu organisiert und Beschäftigte unter Umständen sogar in anderen Geschäftsbereichen zum Einsatz kommen.

All dies verlangte nach einer IT-Infrastruktur, die auch für die Remote-Arbeit ausgelegt ist. Von besonderer Bedeutung ist hier die Personalabrechnung und -verwaltung.

Ab in die Wolke

In der Regel kommt schon aus Sicherheitsgründen für diesen Bereich eine eigene Lösung zum Einsatz, die vielfach noch in der unternehmenseigenen Server-Landschaft gehostet ist. Wo immer solche On-Premises-Systeme zum Einsatz kommen, bedürfen sie einer dringenden Generalüberholung. Vor dem Gang in die Cloud schrecken jedoch noch immer viele Unternehmen zurück – trotz aller Vorteile.

Der Einsatz von Cloud-Technologie punktet aber gerade in der für die Zukunft erwarteten hybriden Arbeitswelt durch mehr Flexibilität, in der sich vermutlich für viele Arbeitnehmer Büroarbeit und Homeoffice abwechseln werden. Personalverantwortliche greifen auf die in der Cloud gehosteten Daten jederzeit und von überall aus zu. Je nach Aufgabengebiet können neben den HR-Experten auch die Mitarbeiter selbst die Anwendungen mithilfe von sogenannten Self-Services bedienen. Das kommt zum einen der Effizienz im gesamten Unternehmen zugute, zum anderen werden Personaler von Routineaufgaben wie dem Pflegen von Mitarbeiterinformationen entlastet.

Für den Bereich HR – und die Entgeltabrechnung im Besonderen – ergeben sich jedoch noch weitere wichtige Punkte, die zum Nachdenken über den Gang in die Cloud anregen sollten. Viele Unternehmen haben bereits andere HR-Bereiche wie die Personaladministration, das Recruiting oder auch das Talentmanagement in die Cloud migriert. Separate Systeme für verschiedene HR-Aufgaben sorgen jedoch für Datensilos, heterogene Prozesse und damit für Mehraufwand. Letztendlich führen sie zu einer invaliden Datenbasis für wichtige Unternehmensentscheidungen. Kommt dann noch eine manuelle Datenübertragung hinzu, entsteht eine deutlich größere Fehleranfälligkeit in der Personalabrechnung und -verwaltung.

Aktualität und Sicherheit sind der Schlüssel zum Erfolg

Hinzu kommt, dass auch Software altert – und je älter die eingesetzte Lösung ist, desto höher wird der finanzielle Aufwand, sie auf dem neuesten technischen Stand zu halten. Auch Personal, das altersbedingt das Unternehmen verlässt, lässt die Fachkenntnisse zu bestehenden On-Premises-Systemen verschwinden. Weiterentwicklungen werden damit immer schwieriger. Zusätzlich verändert sich laufend die Gesetzeslage und muss auch in der Software ihren Widerhall finden.

Kunden eines bestimmten Anbieters stehen dazu noch vor einem weiteren Problem: SAP hat beispielsweise angekündigt, den Support seiner On-Premises-HCM-Software bis 2025, spätestens jedoch 2030 einzustellen. Damit entfällt nicht nur die technische Wartung, sondern auch die Weiterentwicklung der Lösung.

Häufig gibt es zudem datenschutzrechtliche Ängste in Bezug auf die Cloud, da gerade Gehaltsdaten als besonders sensibel gelten. Speziell in Deutschland herrschen tendenziell stärkere Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes als in anderen Ländern. Doch die traditionelle „Deutsche Angst“ schwindet: Laut dem Cloud-Monitor 2021 von Bitkom und KPMG nutzten im vergangenen Jahr bereits 82 Prozent der deutschen Unternehmen Cloud-Software – mit steigender Tendenz.

Auch im privaten Bereich erfreuen sich Cloud-Systeme verstärkter Beliebtheit. Unzählige Smartphone-User nutzen Cloud-Services zur Speicherung ihrer persönlichen Fotos oder Dokumente. Privaten wie geschäftlichen Nutzungsgebieten ist dabei eines gemein: Sie alle greifen auf eine Infrastruktur von Cloud-Anbietern zurück, die den Schutz von Daten wesentlich besser und mit deutlich mehr Ressourcen gewährleisten, als es jeder Einzelnutzer und jedes herkömmliche Unternehmen je könnte.

Um darüber hinaus auch die Anwender zufriedenzustellen, müssen zwei Mindestanforderungen erfüllt sein: Die Cloud-Anwendung sollte zum einen intuitiv bedienbar sein und automatisch Unterstützung bei der Benutzung bieten – zum anderen ist Datenmissbrauch zu 100 Prozent zu verhindern.

Die Komplexität steigt

Die deutsche Gehaltsabrechnung gilt im internationalen Vergleich als eine der komplexesten, wie auch der Top 40 Bericht des Global Payroll Complexity Index 2021 von Alight bestätigt: Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge, betriebliche Übungen sowie vielfältige Benefits und Angebote zur Altersvorsorge stellen Personalverantwortliche jeden Monat vor große Herausforderungen.

Die Corona-Krise und die neuen Regeln zu Kurzarbeit und Krankheitstagen haben die Komplexität weiter verschärft. Hinzu kam, dass die gesetzliche Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeit zu Beginn der Pandemie von den Unternehmen einfacher umgesetzt werden konnte, die bereits vor der Krise in eine digitale Zeiterfassungslösung investiert hatten. Die Verlegung der Belegschaft ins Homeoffice gelang diesen Firmen schon allein deshalb leichter.

Flexible und individuelle Auswahl

Heutige Lösungen ermöglichen die direkte Überführung von Daten. Hierbei wird eine „Kopie“ der bestehenden Daten in den alten Systemen erstellt und in die Cloud integriert, wodurch die komplette Historie der Abrechnung und Zeitwirtschaft erhalten bleibt. Auch der Schulungsaufwand und Betriebsunterbrechungen halten sich hiermit in Grenzen.

Die Pflege und Wartung übernehmen darüber hinaus nicht mehr die interne IT, sondern der Cloud-Anbieter selbst. Das passiert zu 100 Prozent DSGVO-konform. Damit liegen alle Daten, die HR benötigt, an einem Ort und lassen sich vollständig harmonisiert und integriert verwalten. In jedem Fall müssen aber ausreichende Ressourcen für die Transformation zur Verfügung stehen – und ein umfassendes Change-Management und Training sind für einen erfolgreichen Abschluss des Projekts ist Pflicht.

Nicht zuletzt ist eine Cloud-Infrastruktur in der Regel über ein Abonnement-Modell erhältlich, das sich im Idealfall flexibel nutzen und skalieren lässt. Anders gesagt: Damit ist die IT nie zu groß oder zu klein dimensioniert, sondern kann auf die jeweilige Unternehmensgröße angepasst werden. Letztlich gilt also in jeder Hinsicht ein Grundsatz: Der beste Weg in die Cloud ist der, der individuell auf die Bedürfnisse der Branche und des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten ist und sorgfältig geplant wird. Unternehmen sind so optimal aufgestellt – egal, was die Zukunft bringt.

* Der Autor Alexander Börner ist Professional Services Country Lead DACH bei der Alight Solutins Germany.

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