Digitales Vertrags-Management Immer und überall: Fabasoft plädiert für Verträge in der Cloud

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Verträge sind das Rückgrat einer komplexen und sich schnell ändernden Wirtschaftswelt. Um in dieser erfolgreich zu bestehen, braucht es ein digitales Vertrags-Management, das die Vorteile der Cloud nutzt und Prozesse weitgehend automatisiert.

Um Vertragsbeziehungen zu Lieferanten, Kunden und externen Kooperationspartnern effizient zu managen, müssen sämtliche Vertragsbestandteile und -informationen zentral verfügbar und jederzeit nachvollziehbar sein, besagt etwa das Lünendonk-Whitepaper über ein intelligentes Vertrags-Management, welches in Zusammenarbeit mit der KPMG entstanden ist. Die Unternehmensberatung hatte darüber hinaus einige Voraussetzungen für ein solches identifiziert. Dazu gehört etwa die Fähigkeit, einerseits Risiken richtig zu managen und andererseits Vertragsbeziehungen schnell und flexibel einzugehen.

Das erfordert, dass relevante Informationen schnell verfügbar, auszuwerten und anzupassen sind. Die beste Möglichkeit, allen Beteiligten über Abteilungs- und Organisationsgrenzen hinweg jederzeitigen Datenzugriff zu gewähren, verspricht eine zentrale Speicherung.

Ein weiterer Aspekt betrifft die Qualität der Prozesse. Besonders bei den notwendigen Abstimmungsschleifen geht oft viel Zeit verloren. Zudem besteht die Gefahr, Fristen oder Compliance-Vorgaben des Unternehmens nicht einzuhalten, wenn entsprechende Workflows dafür fehlen.

Transparenz und Automatisierung

Hier braucht es sauber, sicher und transparent modellierte End-to-End-Prozesse mit einem hohen Grad an Automatisierung. Dabei agieren alle an der Vertragserstellung beteiligten Personen im Rahmen ihrer Zuständigkeiten, während das Managementsystem die Einhaltung von Abgabeterminen und anderer Vorgaben gewährleistet.

Um es auf den Punkt zu bringen: Eine zukunftsweisende Vertrags-Management-Lösung ist cloud-basiert und prozessgesteuert.

In der Cloud lassen sich alle benötigten Daten zentral speichern: Abteilungs-, Organisations- und auch Ländergrenzen verlieren damit in Bezug auf die Informationsbeschaffung ihre Bedeutung. Berechtigte Personen können von jedem Endgerät aus und zu jeder Zeit in alle benötigten Unterlagen Einsicht nehmen, was die damit verbundenen Prozesse signifikant beschleunigt und erleichtert.

Ein weiterer Vorteil einer gesicherten, zentralen Speicherung besteht darin, dass jeder erfolgte Zugriff protokolliert sowie jede Änderung in Verträgen und sämtlichen dazugehörenden Unterlagen wie Dokumenten oder Geschäftskorrespondenzen revisionssicher als neue Version abgelegt wird.

Überblick über die Klauseln

Ein umfangreiches Vorlagen-Management, eine Sammlung von Textbausteinen und eine regelbasierte Klauselverwaltung tragen zur Automatisierung bei und ermöglichen es selbst Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ohne fundiertes juristisches Fachwissen, rechtssichere Verträge zu generieren.

Die Prozessorientierung eines Vertrags-Managements des 21. Jahrhunderts zeigt sich durch automatisierte Genehmigungs- und Freigabeprozesse für die interne und externe Prüfung sowie Abstimmung. Eine smarte Terminübersicht und Benachrichtigungen über Abgabefristen, Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen helfen bei der Einhaltung aller relevanten Vereinbarungen.

Die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu signieren – etwa mittels „fortgeschrittener elektronischer Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) – vermeidet Medienbrüche und beschleunigt die Abwicklung signifikant. Kommentare zu Vertragsdokumenten oder Freigaben sind in der digitalen Ära auch über mobile Endgeräte eine Selbstverständlichkeit.

Entsprechen Abstimmungs-, Prüf- und Freigabeprozesse nicht den Vorgaben des Unternehmens, dient zumindest bei den Tools von Fabasoft ein grafischer Prozesseditor zur Anpassung individueller Abläufe. Good News: Der Editor funktioniert intuitiv und lässt sich ohne Programmierkenntnisse bedienen.

Damit die verantwortlichen Personen jederzeit den Überblick über den Status quo im Vertragslebenszyklus haben und behalten, bieten prozessorientierte Lösungen übersichtliche Dashboards und automatisierte Reports für die beteiligten Unternehmensbereiche. Diese ermöglichen zudem umfangreiche Analyse- und Auswertungsfunktionen und schaffen so einen klaren Vorteil bei Vertragsverhandlungen.

Wie sicher ist ein Cloud-Angebot?

Obwohl sich Cloud Computing schon seit vielen Jahren bewährt, gibt es noch immer Vorbehalte im Hinblick auf Sicherheit und Datenschutz. Diese Unsicherheit resultiert aus der Tatsache, dass insbesondere Verträge vertrauliche Informationen enthalten.

Dieser Skepsis lässt sich mit dem Argument begegnen, dass besonders europäische Cloud Service Provider zu den Vorreitern gehören, wenn es um Sicherheit und Datenschutz geht. Das belegen eine Vielzahl an Zertifizierungen, über die führende Cloud-Anbieter verfügen. So garantiert der Prüfungsstandard des Instituts der deutschen Wirtschaftsprüfer „IDW PS 880“, dass Softwareprodukte den Aufbewahrungsvorschriften des gültigen Handels- und Steuerrechts (revisionssichere beziehungsweise GoB-konforme Archivierung) im DACH-Raum entsprechen und die geforderte Compliance gewährleisten.

Der Anforderungskatalog C5 („Cloud Computing Compliance Controls Catalogue“) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sowie ISO-Zertifizierungen weisen die Einhaltung von technischen und sicherheitsbezogenen Standards nach und definieren transparente Service-Levels der Rechenzentren.

* Der Autor Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft. In dieser Funktion ist er für die strategische Positionierung der Fabasoft Cloud zuständig. Darüber hinaus berät und unterstützt er Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Einführung von Cloud-Anwendungen.

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