Sicherheit und Effizienz

Home Office zwischen Realität und Zukunftsmusik

| Autor / Redakteur: Jens Bothe* / Florian Karlstetter

Was Unternehmen tun können, damit das Arbeiten im Home Office sicher und effizient ist.
Was Unternehmen tun können, damit das Arbeiten im Home Office sicher und effizient ist. (Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Auch in Zeiten von „New Work“ und Digitalisierung hat das Home Office immer noch zwei Gesichter: Die einen sehen das Arbeiten von Zuhause als Faulenzerei. Für andere bedeutet das Home Office Innovation und ist gar nicht mehr wegzudenken. Es gibt sogar Thesen, dass in 50 Jahren gar keine Büroräume mehr existieren könnten.

Fakt ist, dass es Arbeitnehmern bei der Wahl ihres zukünftigen Arbeitgebers immer wichtiger wird, die Freiheit zu haben, von überall arbeiten zu können. Im Ringen um Fachkräfte kann das ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein. Für immer mehr Mitarbeiter steht nicht das Heraufklettern einer Karriereleiter an erster Stelle, sondern eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Und dazu gehört meistens auch das Home Office.

Laut Studie des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (PDF) besteht aufgrund der Digitalen Transformation und neuen Kollaborations-Möglichkeiten eine Aufwärts-Tendenz zum Home Office. Trotzdem stellte sich überraschenderweise heraus, dass in Betrieben mit mehr als 500 Mitarbeitern nur 23 Prozent der Beschäftigten im Home Office arbeiten dürfen. In Betrieben unter 500 Mitarbeitern sind es lediglich 18 Prozent der Beschäftigten.

Eine erstaunlich geringe Zahl, wo doch mittlerweile so viele Unternehmen bei der Suche nach Fachkräften mit Flexibilität und Work-Life-Balance werben. Inzwischen mischt sich auch die Politik ein und die SPD fordert eine gesetzliche Regelung für das Arbeiten von Zuhause. Warum so viele Unternehmen noch Zurückhaltung beim Home Office zeigen, hat unterschiedliche Gründe. Ein großes Argument vieler Unternehmen gegen das Home Office ist, dass die Sicherheitsvorkehrungen nicht eingehalten werden können.

Was können Unternehmen also tun, um das Arbeiten von zu Hause sicher und effizient zu gestalten?

Arbeiten in der Cloud macht Zugriff einfach, aber die Sicherheit sollte höchste Priorität haben

Wenn die Systeme, auf die zugegriffen werden muss, in der Cloud betrieben werden, können alle Mitarbeiter bequem darauf zugreifen - egal, ob sie im Büro, von zu Hause oder unterwegs arbeiten. Das kling erstmal bequem. Es lohnt sich allerdings, einen genauen Blick auf den Cloud-Provider zu werfen, um sicher zu gehen, dass alle Daten gemäß der DSGVO verarbeitet werden. Unternehmen sollten unter anderem darauf achten, dass Compliance-Zertifizierungen vorliegen. Sie sollten sich außerdem anschauen, wie die Daten beim Austausch verschlüsselt werden, welche Backup-Verfahren es gibt und wo sich die Datencenter befinden.

Präventive Sicherheitsmaßnahmen wie der Aufbau eines Cyberdefence -Teams unter Einsatz von Software wie zum Beispiel STORM, um das Risiko von Cyber-Security-Angriffen zu minimieren, sind für das Home Office genauso wichtig wie für den Rest des Unternehmens.

Überblick über IT-Equipment – aktuelle Software

Was die IT-Sicherheit angeht, so ist es für Home-Office-Arbeiter wichtiger denn je, mit dem richtigen Equipment ausgestattet zu sein, das vom Unternehmen unterstützt wird. Nicht selten kommt es vor, dass Unternehmen und deren Mitarbeiter noch mit alter Software arbeiten, die nicht mehr dem neusten Stand der Technik entspricht. Damit gehen Unternehmen das Risiko ein, gegen die aktuelle Datenschutzgrundverordnung zu verstoßen und gegebenenfalls hohe Strafen zahlen zu müssen. Deshalb ist es immer empfehlenswert, auf die aktuellste Software-Version, wie zum Beispiel OTRS 7, zu aktualisieren.

Um sicher zu gehen, dass alle Mitarbeiter bezüglich ihrer Hardware und Software auf dem gleichen Stand und unternehmenskonform sind, empfiehlt sich eine CMDB (Configuration Management Database), in der alle Betriebsmittel der IT verwaltet werden. Die IT-Abteilung behält somit immer den Überblick über den Stand des IT-Equipments – egal, von wo die Mitarbeiter arbeiten.

Bring your own Device

Bring your own Device ist nach wie vor ein wichtiges Thema, das für die Arbeit von zu Hause geregelt sein sollte. Wenn Mitarbeiter kein Firmenhandy haben, dürfen sie dann im Home Office mit ihrem privaten Geräten beruflich telefonieren oder kommunizieren? Das liegt in der Entscheidung des Unternehmens. Dabei sollte aber immer auch der Datenschutz gewährleistet sein. So sollten also Verschlüsselung, Passwortschutz und Virenscanner auch auf privaten Geräten installiert sein. Die WLAN-Verbindung sollte auch in den eigenen Räumen immer geschützt sein. Dass sensible Daten nicht lokal gespeichert werden, sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Ebenso wie in den Büroräumen gilt, dass der Rechner auch im eigenen Heim immer gesperrt werden sollte, sobald sich der Anwender davon entfernt. Falls mehrere Anwender Zugriff auf ein Gerät haben, müssen die Zugänge mit unterschiedlichen Passwörtern geschützt sein.

Digitale Kollaborations-Tools helfen dabei, die Kommunikation zu erhalten / Der Überblick muss aber gewahrt werden

Beim Arbeiten von zu Hause oder unterwegs können sich Mitarbeiter nicht mal eben zwischendrin persönlich austauschen. Deshalb ist es wichtig, die Kommunikation im Fluss zu halten. Digitale Kollaborations-Tools helfen Mitarbeitern dabei, auch virtuell in Teams zusammen zu arbeiten und immer auf dem neusten Stand zu bleiben. Aber auch die Wahl des Kommunikationskanals spielt eine Rolle: Mittlerweile kommunizieren Kollegen per E-Mail, Telefon, What´s App, SMS, Skype und weiteren Kommunikationsmitteln. Aber auch das sollte durchdacht sein, um in der Nachrichtenflut nicht den Überblick zu verlieren. Die Flut der E-Mails kann auch schnell verwirrend sein: Laut aktueller Studie der OTRS Group unter 500 Angestellten aus Deutschland, USA und Brasilien brauchen 32 Prozent durchschnittlich eine Stunde am Tag, um ihre E-Mails zu sortieren. 28 Prozent geben an, dass bei der Fülle der E-Mails andere Aufgaben immer wieder nach hinten geschoben oder vergessen werden.

Ein Ticketsystem kann die Kommunikation unterstützen

Hier kann die Implementierung eines Ticketing-Systems wie OTRS helfen: Dies fügt der Kommunikation eine Struktur und Nachverfolgbarkeit hinzu. So gehen keine Details verloren, während gleichzeitig die Anzahl der E-Mails reduziert und ein Gesamtüberblick für alle Beteiligten geschaffen wird.

Jens Bothe, Director Global Consulting bei der OTRS AG.
Jens Bothe, Director Global Consulting bei der OTRS AG. (Bild: Intuitive Fotografie / OTRS)

Bei den Regelungen fürs Home Office bringt jeder Mitarbeiter möglicherweise andere Erfahrungen mit, so dass es sich lohnt, übergreifende Richtlinien für die Arbeit von zu Hause zu erstellen.

Wir sind gespannt, ob das Recht auf Home Office durchgesetzt werden kann und wie das Büro der Zukunft aussehen wird. Mit dem richtigen technischen Equipment, entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen und einer durchdachten Kommunikation stellt die Arbeit im Home Office keine Hürde dar, sondern verhilft Mitarbeitern zu mehr Flexibilität und Zufriedenheit. Das kann ich aus eigener Erfahrung sagen, denn unsere Mitarbeiter können ihren Arbeitsort in der Regel frei wählen. Das gibt uns die Freiheit, erfolgreich zu sein.

Der Autor: Jens Bothe, Director Global Consulting bei der OTRS AG.

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