Professionelles SaaS-Management Fehlende Daten erschweren Optimierung der IT-Landschaft

Von Elke Witmer-Goßner

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Kennen Sie die Gesamtzahl aller SaaS-Applikationen in Ihrem Unternehmen? Nein? Dann gehören Sie zu der Hälfte der Firmen, die sich noch keinen Überblick verschafft hat, diesen bereits ganz verloren hat oder die es vielleicht auch gar nicht interessiert.

Dass Software nicht mehr nur von einigen wenigen IT-Spezialisten ausgewählt und eingekauft wird, fördert die Agilität von Organisationen.
Dass Software nicht mehr nur von einigen wenigen IT-Spezialisten ausgewählt und eingekauft wird, fördert die Agilität von Organisationen.
(Bild: Blue Planet Studio - stock.adobe.com)

Dabei macht es durchaus Sinn, entsprechende Kennwerte zu erfassen: um das Applikation-Portfolio zu optimieren, Kosten einzusparen, die Profitabilität zu erhöhen oder auch Budget für andere IT-Prioritäten freizusetzen. Obwohl SaaS bereits einen signifikanten Anteil am Portfolio ausmacht und beim Software-Einkauf bevorzugt wird, kennt nur etwas mehr als die Hälfte der Firmen die Gesamtzahl ihrer SaaS-Applikationen. Detaillierte Informationen pro Applikation werden noch seltener komplett erfasst.

Dabei wollen eigentlich sehr viele Unternehmen ihre verwendeten Applikationen rationalisieren, wie der „LeanIX SaaS Management Survey 2023“ herausfand. Immerhin ist die Mehrheit (78 %) der befragten internationalen Unternehmen bereits dabei, ihr Applikations-Portfolio zu optimieren, oder plant das zumindest.

54 Prozent der Unternehmen versprechen sich von diesen Maßnahmen Einsparungen, um profitabler zu werden oder um Budgets verlagern zu können. Die andere Gruppe gibt an, die Effizienz verbessern und die Komplexität im Portfolio verringern zu wollen.

Wie aber sehen diese Portfolios aktuell aus? SaaS-Applikationen haben bereits einen signifikanten Anteil am Software-Budget: 30 Prozent der Firmen geben derzeit mehr als die Hälfte ihres Budgets dafür aus. Entscheidend ist jedoch der Blick nach vorn: Drei Viertel der befragten Unternehmen bevorzugen inzwischen SaaS beim Kauf von Software. Diese Einkaufspolitik wird also unweigerlich dazu führen, den SaaS-Anteil an den Software-Ausgaben kontinuierlich zu steigern.

Kennzahlen zur Portfolio- und Kostenoptimierung fehlen meist

Auch wenn der SaaS-Anteil in den Unternehmen wächst, die Bedenken über Sicherheit, Compliance oder zu hohe Kosten durch redundante Software oder nicht genutzte Lizenzen sind groß. So äußern sich zwei Drittel der Befragten „besorgt“ oder „äußerst besorgt“ mit Blick auf mögliche Sicherheitsrisiken und Datenschutzverletzungen, die zum Beispiel durch ehemalige Beschäftigte auftreten können, deren Zugang zu SaaS-Applikationen nicht rechtzeitig blockiert wird. Ebenso viele befürchten, dass SaaS-Anbieter oder -Applikationen den Compliance-Anforderungen nicht gerecht werden könnten.

LeanIX hat von August bis Oktober 2022 insgesamt 112 IT-Fachkräfte online zu SaaS-Applikationen und SaaS-Management befragt.
LeanIX hat von August bis Oktober 2022 insgesamt 112 IT-Fachkräfte online zu SaaS-Applikationen und SaaS-Management befragt.
(Bild: LeanIX)

Gleichzeitig fehlen die notwendigen Daten für ein ausgereiftes SaaS-Management – und damit auch die Voraussetzungen für die Optimierung ihrer IT-Landschaft. Nur etwas mehr als die Hälfte der befragten Firmen (54 %) kennt die komplette Anzahl ihrer SaaS-Applikationen. 33 Prozent haben zumindest „teilweise“ einen Überblick, während 13 Prozent einräumen, diese Daten überhaupt nicht zu erfassen. Relevante Kennwerte der SaaS-Applikationen mit Bezug zu Sicherheit und Compliance – wie Vertragsdaten oder Informationen über Zertifikate – werden von fast der Hälfte der Unternehmen nur teilweise oder gar nicht erfasst.

Zwar geben 70 Prozent der befragten Firmen an, über festgelegte Sicherheits- und Compliance-Anforderungen für SaaS-Applikationen zu verfügen. Umgekehrt bedeutet das aber auch, dass fast ein Drittel der Unternehmen nicht einmal diese Standards definiert hat. Einfache Instrumente wie die Bereitstellung eines Katalogs mit frei gegebenen SaaS-Applikationen werden ebenfalls nur von der Hälfte der Unternehmen genutzt.

Die Befragten zeigen sich fast ebenso besorgt über vermeidbare oder versteckte Kosten, die durch SaaS verursacht werden können – sei es durch redundante Software, nicht ausgelastete Lizenzen oder durch nicht erfasste Ausgaben aufgrund des dezentralen Einkaufs von SaaS. Dennoch erfassen weniger als die Hälfte der Unternehmen vollständige kostenbezogene Informationen pro Applikation. Detaillierte Nutzungsdaten, die Aufschluss über den tatsächlichen Wertbeitrag einer Software liefern können, werden von fast einem Drittel der Firmen gar nicht nachverfolgt.

Bei SaaS reden viele mit

Wenn aber diese grundlegenden Informationen nicht zur Verfügung stehen, ist eine strategisch ausgerichtete Rationalisierung des Portfolios kaum möglich. Es ist also noch ein weiter Weg hin zu einem ausgereiften SaaS-Management. Welche Hürden gilt es also in den Firmen zu überwinden?

Das IT/Software Asset Management-Team ist am häufigsten für das SaaS-Management verantwortlich, nämlich in 46 Prozent der Unternehmen. Bemerkenswert ist jedoch, wie viele bei der Organisation und Steuerung der SaaS-Landschaft insgesamt mitreden: In den meisten Firmen (68 Prozent) sind vier und mehr Abteilungen in diesen Aufgabenbereich involviert.

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Kollaboration spielt beim SaaS-Management also eine besonders wichtige Rolle. Benötigt werden Tools, die die Zusammenarbeit fördern, und Informationen, auf die alle beteiligten Teams gleichermaßen Zugriff haben. 60 Prozent der Befragten geben an, dass sie für die Erfassung von SaaS-Daten eine IT-Service-Management-Lösung oder ein Software -Asset-Management-Tool nutzen. Eine SaaS-Management-Plattform, die auf die Verwaltung und Steuerung von SaaS spezialisiert ist, wird aktuell nur in 12 Prozent der Firmen eingesetzt.

Erstaunlich ist, wie viele beim SaaS-Management auch auf Excel vertrauen: Mit 54 Prozent rangiert die Lösung auf dem zweiten Platz der eingesetzten Tools. Wird in Unternehmen nur ein einziges Tool für die Erfassung von SaaS-Daten verwendet – was in 60 Prozent der Firmen der Fall ist – dann steht Excel sogar an erster Stelle. Es ist schwer vorstellbar, dass ein Programm zur Tabellenkalkulation den Anforderungen des dynamischen SaaS-Marktes und den damit verbundenen dezentralen Kaufentscheidungen gerecht werden kann.

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Professionelles SaaS-Management muss her

Die Verantwortung für das SaaS-Management muss noch klarer definiert werden, resümiert LeanIX-CEO André Christ. „Redundante Applikationen und nicht ausgelastete SaaS-Lizenzen führen zu einer Verschwendung von IT-Ausgaben. Um den Betrieb dieser Lösungen wirklich optimieren zu können, um Kosten zu senken und die Profitabilität zu steigern, müssen Unternehmen einen konsistenten und systematischen Ansatz bei der Erfassung und Steuerung ihrer SaaS-Applikationslandschaft verfolgen.“ Unternehmen bräuchten daher eine zentrale Quelle mit belastbaren und umfassenden Daten über ihre vorhandenen Applikationen, auf die alle Stakeholder zugreifen können. Nur so lasse sich das Applikations-Portfolio rationalisieren und kontinuierlich optimieren.

Methodik

Für die LeanIX SaaS Management Survey 2023 wurden im Herbst 2022 insgesamt 112 IT-Fachkräfte online befragt, die in internationalen Unternehmen überwiegend in verantwortlichen Positionen tätig sind – hauptsächlich in den Bereichen IT/Software Asset Management, Enterprise Architecture Management und Procurement. Die Teilnehmenden der Studie arbeiten in Unternehmen, die gleichermaßen in Europa, den USA und anderen Regionen ansässig sind. 44 Prozent dieser Firmen haben bis zu 2.000 Beschäftigte, 56 Prozent verzeichnen mehr als 2.000 Beschäftigte.

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