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SaaS-Lösung bewältigt Serienbriefe und Dokumente in Millionenhöhe DocForge für modernes Output Management 2.0

Redakteur: Elke Witmer-Goßner

Mit dem Auslagern ihrer IT ins Internet, kurz „Cloud Computing“, gewinnen Unternehmen Leistungsstärke und senken massiv ihre Kosten. Mit Hilfe der neuen Output-Management-Lösung „DocForge“ des Herstellers the virtual solution (tvs) können jetzt innerhalb der Wolke auch sämtliche Geschäftsdokumente erstellt und verteilt werden.

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Die Erstellung großer Dokumentenmengen, z.B. Monatsrechnungen, kann für Firmen schnell eine komplizierte und teure Herausforderung werden.
Die Erstellung großer Dokumentenmengen, z.B. Monatsrechnungen, kann für Firmen schnell eine komplizierte und teure Herausforderung werden.
(© Vladislav Kochelaevs - Fotolia.com)

Jedes Unternehmen erzeugt Monat für Monat massenweise Dokumente, ob Rechnungen, Kunden-Mailings oder die Verdienstnachweise der Mitarbeiter. Alle Dokumente müssen schnell und qualitativ einwandfrei – d.h. personalisiert und fehlerfrei – erstellt sowie an jeden einzelnen Empfänger, sei es per Post, Fax oder E-Mail, zugestellt werden. Für moderne Output-Management-Lösungen (OM) im Prinzip kein Problem.

Doch beim Erstellen, Verwalten und Verteilen papierbasierter Informationen stößt auch das umfangreichste OM-Produkt an seine Grenzen, vor allem zu Spitzenlastzeiten wie den Rechnungsläufen am Monatsende. Hardwarebasierte OM-Lösungen können die Dokumentenmassen dann oft nicht mehr bewältigen.

Keine Hardware mehr

Mit DocForge hat tvs eine neuartige Output-Management-Lösung entwickelt. Neu deshalb, weil die Software nicht auf der Unternehmens-Hardware installiert wird, sondern von einer web-basierten „Cloud“ aus arbeitet. So können laut Hersteller innerhalb kürzester Zeit mehr als hunderttausend Dokumente jeden Umfangs und beliebiger Komplexität auf ihren Weg gebracht werden – eine Masse, die übliche Serienbrief-Anwendungen nicht bewältigen können.

Das Output Management mittels Cloud Computing als flexibel skalierende „Pay per Use“-Lösung ist auch kostengünstiger als die hardwarebasierten IT-Lösungen. Zum einen dadurch, dass die Nutzung der bereits vorhandenen cloud-basierten Server-Infrastrukturen und damit der Verzicht auf Hardware im eigenen Unternehmen, die laufenden Betriebskosten um ein Vielfaches senkt. Zum anderen wird DocForge über einen nutzungsbezogenen Servicepreis abgerechnet. Damit zahlt eine Firma nur die Ressourcen des Output Managments, die sie gerade benötigt.

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