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Zugriffschutz, Verschlüsselung und andere Vorteile der digitalen Aktenhaltung Digitale Akten als Basis elektronischer Prozesse im Personalwesen

Autor / Redakteur: Frank Zscheile * / Florian Karlstetter

Weg von der administrativen Personalverwaltung, hin zum strategischen Personalmanagement – so heißt es auch bei immer mehr mittelständischen Unternehmen. Im Zuge dessen entstehen moderne HR-Service-Center, die schnell auf Daten und Dokumente aller Beschäftigten zugreifen können – unabhängig von Art und Ort der Speicherung oder Ablage. Technische Voraussetzung dafür ist die digitale Personalakte, wie sie in vielen Unternehmen bereits im Einsatz ist.

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Zeitaufwändige Informationssuche in Papierunterlagen gehören mit der digitalen Akte der Vergangenheit an.
Zeitaufwändige Informationssuche in Papierunterlagen gehören mit der digitalen Akte der Vergangenheit an.
( Archiv: Vogel Business Media )

Drei Vierteln aller deutschen Unternehmen mangelt es an Fachkräften – dies hat der Deutsche Industrie- und Handelskammertag im August 2010 in einer Umfrage unter 1.600 Unternehmen herausgefunden und rief zum schnellen Gegensteuern auf. Einen Ansatzpunkt dafür will Thomas Rick, Geschäftsführer des Düsseldorfer IT-Beratungshauses Behrens und Schuleit GmbH, erkannt haben: Insbesondere mittelständische Unternehmer beschäftigten ihre Fachkräfte mit unproduktiven Tätigkeiten wie Informationssuche in Papierunterlagen und provozierten damit den Fachkräftemangel sogar teils selbst. Die Lösung: Inselsysteme und analoge Archivierung abschaffen, um den Aufwand für die Informationssuche zu senken und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zu schaffen.

Dies gilt vor allem auch in den Personalabteilungen der Unternehmen, wo die Vorteile digitaler Aktenhaltung längst bekannt sind: Abbau von Aktenschränken und großflächigen Archiven, Wegfall von Wege- und Suchzeiten beim Zugriff auf Personalunterlagen, paralleler, standortunabhängiger Zugriff und somit insgesamt eine schnellere Vorgangsbearbeitung. Lediglich die scheinbar wenig ausgeprägten Möglichkeiten der datengeschützten Archivierung sensibler Unterlagen ließen manche Unternehmen bei deren Einführung noch zögern, wie Manfred Forst, Geschäftsführer des Integrationshauses DMSFactory GmbH beobachtet. Für eine hohe Akzeptanz brauchen Personalaktenlösungen deshalb wirkungsvollen Zugriffsschutz und Datenverschlüsselung für ausgewählte Personalarchivbereiche, ist man bei der DMSFactory überzeugt und hat die eigene Lösung folglich mit entsprechenden Funktionen ausgestattet.

Ist die Entscheidung einmal gefallen, bietet der Umstieg von analoger auf digitale Personalakte stets auch eine hervorragende Gelegenheit, seine Unterlagen zu bereinigen, Überflüssiges wegzuschmeißen und nur das zu digitalisieren, was wirklich aufhebenswert bzw. -pflichtig ist. So besteht die digitale Akte schließlich aus einheitlich strukturierten Personaldokumenten in durchgängiger Qualität.

Digitale Akten sind nie ausgeliehen

nextPCM Personnel Records von nextevolution unterstützt beispielsweise auch die anzeige auf mobilen Endgeräten, hier das iPad. (Archiv: Vogel Business Media)

„Komplexe HR-Vorgänge lassen sich mit einer digitalen Personalakte in wesentlich kürzerer Zeit bearbeiten“, weiß Dr. Oliver Hüfner, Teamleiter SAP Records Management bei der Hamburger nextevolution AG. Der Softwarehersteller ist mit seiner Lösung nextPCM Personnel Records vor allem häufig bei Unternehmen mit SAP HR als Personalverwaltungssystem anzutreffen, in welches sich diese gut integrieren lässt.

„Die digitale Akte ist niemals ausgeliehen und die Weiterleitung an den nächsten Sachbearbeiter im Workflow geschieht in Sekundenschnelle – wo auch immer dieser seinen Arbeitsplatz hat“, so Hüfner.

weiter mit: elektronische Aktenführung sorgt für effiziente Arbeitsabläufe

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