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Softwarelizenznachweise, Volumenlizenzen, Verlängerungsfristen, fehlende Kommunikation Die 10 größten Fehler, die Unternehmen mit Softwarelizenzen machen

| Autor / Redakteur: Patrick Gunn * / Florian Karlstetter

Softwarelizenzen und Softwarepflege beanspruchen nahezu ein Drittel des IT-Gesamtbudgets. Software ist somit fraglos eine der wichtigsten Ressourcen in Unternehmen. Dieser Artikel beschreibt die häufigsten Fehler, die Unternehmen beim Umgang mit Software-Lizenzen machen.

Flexera Software nennt die häufigsten Fehler bei der Lizenzierung von Software.
Flexera Software nennt die häufigsten Fehler bei der Lizenzierung von Software.
( Archiv: Vogel Business Media )

Bei Hardware-Ressourcen neigen Unternehmen zu einer aktiveren Verwaltung, bei Software-Ressourcen finden jedoch nur selten die gleichen Prinzipien Anwendung, wodurch der Wert der Software für das Unternehmen abnimmt.

Würden Unternehmen die Verwaltungsprozesse für Software-Ressourcen ebenso konsequent ausführen wie beim Hardware-Management, könnten erhebliche Einsparungen erzielt werden. Trotz der bekannten Risiken, die mit nicht verwalteten Software-Ressourcen verbunden sind, wird der Verwaltung und Optimierung von Softwarelizenzen nicht die Bedeutung beigemessen, die ihr zukommt.

Unternehmen machen beim Umgang mit Software gewöhnlich folgende Fehler:

1. Ad-hoc-Einkäufe: Es kommt häufig vor, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern freizügig und unkontrolliert erlauben, Ad-hoc-Einkäufe zu tätigen. Auch kaufen Unternehmen Lizenzen oft unsystematisch ein und schließen keine Volumenkaufverträge ab, die oft sehr viel kostengünstiger sind.

2. Keine Installations- und Verwendungskontrolle

Wenn Unternehmen die Installation und Nutzung ihrer Software genau verfolgen würden, könnten sie möglicherweise laufende Wartungskosten wesentlich reduzieren, da viele Anwendungen entweder gar nicht verwendet oder vom Hersteller nicht mehr unterstützt werden. Ein Praxisbeispiel dafür ist ein internationaler Fachhändler für Technologie und Unterhaltungselektronik. Bei der Überprüfung seines IT-Geschäfts in Verbindung mit der Endnutzer-Lizenzierungsplanung stellte dieser Fachhändler fest, dass er die Gesamtzahl seiner SAP-Benutzer ohne weiteres von 2600 auf 1700 reduzieren konnte und dass praktisch nur 540 Benutzerlizenzen für professionelle Software benötigt wurden, anstelle der bereits im Bestand befindlichen 630 Lizenzen. Mit anderen Worten, dieser Fachhändler konnte von vornherein über 1,2 Millionen Dollar an Kosten für den Erwerb von Software und die damit verbundene Instandhaltung einsparen.

3. Kein zentrales Repository

Kein zentraler Aufbewahrungsort für die Softwarelizenznachweise, damit diese bei Überprüfungen leicht auffindbar sind. Solch ein Repository ermöglicht den Unternehmen, sämtliche Audit-Anforderungen mühelos einzuhalten, was Zeit und Geld spart.

4. Keine Überprüfung der Verlängerungsfristen

Unternehmen, die ihre Software-Lizenzverträge und Verlängerungsfristen nicht genau beachten, laufen Gefahr, den Ablauf von Software Assurance- oder anderen Wartungsprogrammen zu übersehen, was für das Unternehmen sehr kostspielig sein kann. Während einige Anbieter möglicherweise nur verlangen, dass das Unternehmen in einem solchem Fall die Wartungskosten rückwirkend bis zum Verlängerungsdatum zahlt, muss bei anderen Anbietern die Lizenz vielleicht ganz neu erworben werden.

5. Keine Kommunikation zwischen Abteilungen

IT-Vorgänge müssen mit der Einkaufsabteilung abgesprochen werden, um sicherzustellen, dass die Software in Übereinstimmung mit den entsprechenden Lizenzverträgen installiert und verwendet wird und keine Probleme in Bezug auf Software-Compliance auftreten. Leider ist solch eine Absprache oft nicht vorhanden. Ein breit gefächertes Technologie- und Herstellungsunternehmen verfügte beispielsweise über einen umfassenden IT-Bestand, der mehrere Standorte, Server und Administratoren umfasste, und es wurde vermutet, dass das Unternehmen die Softwarelizenzen für die hochwertigen Anwendungen nicht ausreichend nutzte. Nach einer genaueren Überprüfung war das Unternehmen in der Lage, seine Softwarelizenzen zu rationalisieren, die Verwaltung des Softwarebestandes zu zentralisieren und die Anzahl zuständigen IT-Administratoren zu reduzieren. Dadurch erzielte das Unternehmen Einsparungen in Höhe von 14 Millionen Dollar.

weiter mit den nächsten fünf häufigsten Fehlern bei der Softwarelizenzierung.

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