Die 10 größten Fehler, die Unternehmen mit Softwarelizenzen machen

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6. Falscher Zeitpunkt für den Kauf von Wartungsdienstleistungen

Der richtige Zeitpunkt für den Kauf von Wartungsdienstleistungen ist dann gekommen, wenn Unternehmen ein Upgrade vornehmen möchten. Adobe plant beispielsweise in diesem Jahr neue Software auf den Markt zu bringen. Wenn Unternehmen Wartungsdienstleistungen vor der Bekanntgabe solcher Software-Veröffentlichung erwerben, sind die Kosten wesentlich geringer und das Unternehmen erhält außerdem automatisch das kostenlose Upgrade des Produkts.

7. Keine Ermittlung der strategischen Anforderungen

Lizenzen zu bestellen, ohne vorher festzulegen, was das Unternehmen wirklich benötigt, kann sich langfristig als sehr teuer erweisen. Vielleicht benötigt das Unternehmen derzeit nur Zugriffslizenzen für Microsoft Exchange & Windows, stellt aber dann in 6 - 12 Monaten fest, dass eigentlich auch SharePoint erforderlich ist. In diesem Zusammenhang wäre z. B. die Core Client-Zugriffslizenz eine bessere Option, da sie alle drei Anwendungen als Paket enthält und damit dem Unternehmen langfristig Geld spart.

8. Annahme, dass Lizenzbestimmungen stets unverändert bleiben

Lizenzbestimmungen ändern sich regelmäßig und Unternehmen müssen sich über die Richtlinien und Vorschriften des Anbieters auf dem Laufenden halten. Ist dies nicht der Fall, kann es sein, dass das Unternehmen nicht mehr richtlinienkonform arbeitet. Im Falle einer Überprüfung durch den Softwareanbieter kann dies sehr kostspielig werden. Dieses Problem wird derzeit durch die Verbreitung von Virtualisierungstechnologien und Cloud Computing noch akuter. Die virtuelle Umgebung ist dynamischer und Unternehmen müssen kontinuierlich neue Richtlinien und Einschränkungen einhalten, um den Softwarelizenzbedingungen zu entsprechen.

9. Nichtbeachtung der Produktnutzungsrechte

Produktnutzungsrechte bestimmen, in welchem Umfang Softwarelizenzen verwendet werden dürfen. Dazu gehören Aktualisierungen, Herabstufungen auf ältere Versionen, Zweitverwendungen, Verwendung von virtuellen Computern und Richtlinien für Mehrfachversionen. In der Regel sind solche Nutzungen im entsprechenden Lizenzvertrag festgelegt, so wie z. B. bei Microsoft-Volumenverträgen, für Enterprise Agreement, Select und Select Plus. Bei anderen Herstellern wie Adobe können die Produktnutzungsrechte jedoch auch je nach Produkt oder Version variieren. Durch genaue Einhaltung der Produktnutzungsrechte kann der Verbrauch und damit auch der Bedarf an Lizenzen deutlich reduziert werden.

10. Keine automatische Lizenzoptimierung für Unternehmen

Unternehmen unterschätzen häufig den Aufwand für die Kontrolle und Einhaltung von Softwarelizenzen. Eine optimierte Lizenzumgebung kann jedoch nur durch eine automatisierte Lösung erreicht werden. Solche Lösungen, die auch als SAM-Tools (Software Asset Management) der nächsten Generation bezeichnet werden, ermöglichen es Unternehmen, alle notwendigen Daten – von Bestandsaufnahme, über Neubestellungen bis hin zur allgemeinen Verwaltung - zu sammeln und die entsprechenden Lizenzberechtigungsregeln anzuwenden, um die erforderlichen Berichte für eine effektive Softwarelizenzverwaltung zu erstellen.

Bei dieser Optimierung geht es nicht nur um eine bessere Einhaltung von Händlerlizenzen, sondern auch darum, die Softwareanforderungen von Unternehmen besser zu verstehen, damit die bereitgestellte Software effektiv und effizient eingesetzt werden kann und gleichzeitig auch die Möglichkeit besteht, die Rentabilität zu maximieren sowie die Kosten zu senken.

Tatsache ist, dass die Optimierung von Lizenzen einen grundlegenden Wandel innerhalb der Unternehmen erfordert, um eine aktivere Verwaltung der Software-Ressourcen zu ermöglichen. Unternehmen, die dies beherzigen, ziehen den größten Nutzen aus dieser Lizenzoptimierung.

Laut einer Umfrage von InformationWeek Analytics zu den Aussichten für 2010 steigt die Nachfrage nach neuen IT-Projekten, mit denen Geschäftsprozesse automatisiert und verbessert werden können. 51 Prozent der Befragten sind der Ansicht, dass die IT-Anforderungen in diesem Jahr voraussichtlich höher sein werden als im Jahr 2009. Dieser Trend ist offenbar europaweit erkennbar. Die Softwarelizenzverwaltung für Unternehmen ist ein Bereich, in dem die Automatisierung zu einer 5 bis 10-prozentigen Senkung der jährlichen IT-Gesamtkosten führen kann.

Der Autor

Patrick Gunn ist Vice President Sales bei Flexera Software.

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