Kontrollierter Zugriff auf Unternehmensdaten Inventarverwaltung-as-a-Service für das Asset-Management

Anbieter zum Thema

Timly Software AG

Fsas Technologies GmbH

Hyland Software Germany GmbH

Cloudgermany.de GmbH

Die cloudbasierte Inventarverwaltung bringt durch ihre Infrastruktur einen wichtigen Vorteil: permanente Verfügbarkeit. Der Bestand ist von jedem Arbeitsort zugreifbar. Das schafft interessante Möglichkeiten, mit gespeicherten Daten zu arbeiten.

Inventarverwaltung ist in Unternehmen der sprichwörtliche alte Hut. Schon für die jährliche Inventur müssen Verzeichnisse der Vermögensgüter und Lagerbestände aktualisiert werden. Zur Verwaltung vom Inventar Software einzusetzen, dürfte ebenfalls verbreiteter Standard sein. Wenn eine Inventarverwaltung allerdings mit einer spezialisierten Software – und nicht mit Tabellenkalkulation und Co. – geführt wird, ergeben sich unter Umstände zuvor nicht beachtete Synergieeffekte.

Softwarebasierte Inventarisierungslösungen gehen ganzheitlich an die Thematik heran. Nach dem Motto „Alles ist Inventar“ lassen sich so unterschiedliche Artikel wie Möbel, ganze Maschinen, komplexe Anlagen, Lagerbestände und sogar der firmeninterne Fuhrpark darin verwalten. Mit dem einmal erfassten Datenbestand kann in der Folge in unterschiedlichem Kontext gearbeitet werden, von der Wartungsplanung bis hin zur jährlichen Inventur. Wichtige Voraussetzung ist dabei die Aktualität der Datensätze, die wiederum eine einfache Zugreifbarkeit bedingt. An dieser Stelle kommt das cloudbasierte Software-as-a-Service-Prinzip (SaaS) ins Spiel.

Komplexe Infrastruktur – als Service umgesetzt

Wer mitunter sensible Firmendaten in die Cloud auslagert, darf das Thema Sicherheit nicht vernachlässigen. Das beginnt bei dem Server-Standort, der zur Einhaltung aller Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union stehen sollte – wenn personenbezogene Daten tangiert sein könnten. Dies ist auch bei der Inventarverwaltung oft gegeben, sofern zum Beispiel Zuordnungen an Mitarbeiter erfolgen sollen.

Zudem verbietet sich im professionellen Umfeld eine unkontrollierte Freigabe von Informationen. Die Anforderung lautet hier, Berechtigungen entsprechend der Funktion im Unternehmen auf das unbedingt benötigte Maß zu beschränken. Das SaaS-Konzept verlagert diese Pflichten allerdings auf den Anbieter, der entsprechend sorgfältig ausgewählt werden sollte. Richtig umgesetzt bringt die Verlagerung in die Cloud sogar einen Sicherheitsgewinn, denn es muss das Firmennetzwerk nicht unnötig geöffnet werden, damit Mitarbeiter im Außendienst, auf Baustellen oder im Homeoffice auf die Inventarverwaltung zugreifen können.

Zugriff per App als Standard

Die zweite große Säule der einfachen Verfügbarkeit ist die Auswahl des verwendeten Endgerätes. Im besten Fall ist gar keine Auswahl erforderlich, weil schlicht alle internetfähigen Geräte eingesetzt werden können. Moderne Web-Apps passen sich flexibel an die Größe des Bildschirms an und können so gleichermaßen am Desktop-PC in der Verwaltung wie auch auf dem Smartphone des Vorarbeiters auf der Baustelle genutzt werden.

Um Profile aufrufen zu können, bieten sich die bewährten QR-Codes an. Es gibt sie in unterschiedlichen Größen und die Fehlertoleranz ist im Vergleich zum Strichcode um einiges besser. Kameras der Endgeräte lassen sich in der Regel auch gleich als Barcode-Scanner verwenden.

Gerade die Schnittstelle zum Anwender sollte in der effizienten Inventarverwaltung nicht unterschätzt werden. Nur wenn Informationen einfach aufgerufen und aktualisiert werden können, stößt die Nutzung erfahrungsgemäß auf die benötigte Akzeptanz. Umständliche und zeitraubende Prozeduren werden in der Praxis dagegen eher aus Zeitdruck oder Bequemlichkeit unterlassen.

Flexibilität als Schlüsselfaktor

Die Vorteile der Inventarverwaltung mit einer spezialisierten Software kommen erst dann zur Geltung, wenn der Datenbestand universell einsetzbar ist. Anbieter wie die Schweizer Softwareentwickler von Timly setzen auf ein flexibles System in der Art eines Baukastens. Es werden unterschiedliche Objektarten angeboten, denen benötigte Attribute frei zugeordnet werden können. Um die Arbeitsabläufe der Firma nachbilden zu können, stehen zudem Elemente wie Standorte sowie frei anpassbare Oberkategorien wie Möbel, Fahrzeuge oder IT-Assets zur Verfügung.

Verknüpfen lassen sich erfasste Assets dann in jeder benötigten Form. So gehören sie einer Oberkategorie an, sind einem Standort zugeordnet und lassen sich optional in Verbünden, wie zum Beispiel einem Arbeitsbereich, organisieren. Zudem sind Zuordnungen zu persönlich verantwortlichen Mitarbeitern möglich. Auf diese Weise lassen sich Anforderungen von Unternehmen und Organisationen aus nahezu beliebigen Branchen abbilden, die im Falle von Timly beispielsweise aus Handwerksunternehmen, Behörden, aber auch börsennotierten Konzernen bestehen.

Inhaltlich sind der softwarebasierten Inventarverwaltung naturgemäß keine Grenzen gesetzt. Die abgelegten Datensätze können sich aus Basisinformationen wie Hersteller und technischen Details zusammensetzen, ebenso aber auch aus Fotos, die den aktuellen Zustand dokumentieren, sowie Dateien aller Art, von der Bedienungsanleitung bis zum Wartungsprotokoll. Informationen, die damit jedem Mitarbeiter über die App zur Verfügung stehen. Das vereinfacht beispielsweise die Übernahmechecks von hochwertigem Gerät vor Ort. Dokumente können so zudem auch bei behördlichen Kontrollen digital vorgezeigt werden.

Die Inventarverwaltung aufbohren

Das Prinzip der persönlichen Zuordnung fördert Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit Arbeitsmitteln. Für die Arbeitssicherheit kann es aber auch erforderlich sein, Qualifikationen von Mitarbeitern vor Ort einsehen zu können. Ein naheliegender Schritt ist daher die Kombination von Personal- und Inventarverwaltung. Dadurch sehen Vorarbeiter, ob ein Angestellter zum Führen einer bestimmten Maschine berechtigt ist.

Nach dem gleichen Prinzip sind Kombinationen mit anderen im Unternehmen benötigten Softwarelösungen denkbar. Hierfür hat sich bei cloudbasierten Anwendungen die REST-API als Standard etabliert. Mögliche Erweiterungen sind die Anbindung an ERP-Lösungen oder Buchhaltungssoftware, in die das Inventar für die Anlagenbuchführung überführt werden soll. In manchen Fällen liegen auch schon vorkonfigurierte Schnittstellen oder Kooperationen vor, wie zum Beispiel die Integration einer IT-Asset-Management-Software wie Lansweeper oder eine native Export-Möglichkeit für Datev.

Nachhaltigkeit: Wartung und Reparaturen im Fokus

Die cloudbasierte Verfügbarkeit von Informationen rund um Arbeitsmittel hilft bei der Organisation von Wartungen und Reparaturen. Wartungsintervalle lassen sich als fest definierte Daten für ganze Kategorien von Assets hinterlegen. Die datenbankbasierte Speicherung erlaubt es, Abfragen aus unterschiedlichem Kontext im Vorfeld zu implementieren. Dies können beispielsweise anstehende Termine nach Standort, Kategorie oder Verbund sein.

Automatisierte Erinnerungsfunktionen und ein Ticket-System für das Melden und Tracken von Defekten sind Optionen, durch die Mitarbeiter jederzeit Wartungszustand und Status von Reparaturen in der App einsehen können. Dies ist ein wichtiger Beitrag zum nachhaltigeren Umgang mit Arbeitsmitteln.

Cloud löst viele Probleme

Der Einsatz von Cloud-Software muss nicht in jedem Fall die bessere Lösung sein. Aufgrund der hohen Dynamik in der Inventarverwaltung spielt sie hier aber ihre Stärken besonders gut aus. Dies jedenfalls immer dann, wenn die Arbeitsbereiche nicht auf einen eng umgrenzten, statischen Standort begrenzt sind. Nutzen Mitarbeiter Arbeitsmittel im Außeneinsatz, auf Montage und im Homeoffice, behalten Verantwortliche in der Firmenzentrale auf diese Weise dennoch den Überblick aller Assets des Betriebes. Zudem lässt sich der Datenbestand vergleichsweise einfach mit anderen Anwendungen im Unternehmen verknüpfen.

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