Dokumentenmanagement aus der Cloud Cloud-DMS für mehr Effizienz im Büro

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Papierlose Prozesse sind in vielen Firmen noch nicht der Standard. Doch moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) aus der Cloud könnten das bald ändern.

Digitalisierung? Ja klar – aber erst, wenn wir mit dem Papierkram fertig sind! Nach diesem Prinzip wurschteln vor allem mittelständische Firmen immer noch oft mit Dokumenten in Postkörben und Aktenordnern vor sich hin. Die Folge: Mitarbeiter und Unternehmen verschwenden viel Zeit und Geld mit ineffizienter Arbeit. Die Ursachen dafür sind vielfältig, beruhen jedoch im Kern auf zwei Mythen aus den Anfangszeiten der digitalen DMS:

Zum einen scheuen viele Verantwortliche den vermeintlich hohen Aufwand für die Einführung eines solchen Systems. Zum zweiten sehen sie es oft nur als elektronisches Archiv. Cloudbasiertes Dokumentenmanagement, angeboten als Software-as-a-Service, hat jedoch das Zeug, mit diesen Irrtümern gründlich aufzuräumen und die Wertschöpfung aus Daten und Dokumenten im Unternehmen erheblich zu steigern.

Zentral verwalten – dezentral nutzen

Der wichtigste Vorteil jedes DMS liegt darin, dass es Dokumente zentral verwaltet und gleichzeitig dezentral bereitstellt. Das ist die Basis für digitale Geschäftsabläufe, in denen Unterlagen permanent für sämtliche Beteiligten sichtbar und verfügbar sind – als eine Wahrheit für alle.

Bei der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung sieht das beispielsweise so aus: Jede per Mail erhaltene Rechnung landet dank Schnittstelle zum Mailkonto direkt im Rechnungsordner des DMS. Bei postalischer Zustellung erfolgt der Import per Scan. Vollautomatisch und unabhängig vom Eingangskanal ordnet das System das Schriftstück einem bestimmten Ablauf und einzelnen Personen zu. Die dazu verwendeten Kriterien wie Absendername, Auftragsnummer oder Rechnungssumme sind in der Regel frei definierbar. Zusätzliche Dokumente, wie Lieferscheine oder Rabattlisten, lassen sich per Tastendruck aus der Zahlungsaufforderung heraus aufrufen. Beim Beenden eines Arbeitsschrittes benachrichtigt der rollenbasierte Workflow sofort den oder die nächsten Beteiligten. Die Freigabe selbst: nur noch ein Mausklick. Damit wandert die Rechnung sowohl in die Zahlungsstelle als auch ins digitale Archiv, wo sie revisionssicher gespeichert und für alle Zugriffsberechtigten verfügbar bleibt.

Mehr Mobilität

Cloudbasiertes DMS vereinfacht und beschleunigt die sichere Nutzung von Dokumenten außerhalb des Firmengebäudes. Immer mehr Mitarbeiter arbeiten auch unterwegs, im Homeoffice oder beim Kunden – zum Teil auf ihren eigenen Laptops, Smartphones und anderen mobilen Endgeräten. Beim analogen Dokumentenmanagement entsteht so beträchtlicher Aufwand, wenn etwa ein Servicemitarbeiter unterwegs Informationen zu kundenspezifischen Modifikationen an einer Maschine oder Anlage einsehen muss. Das Suchen, Prüfen, Scannen und Versenden des betreffenden Schriftstücks bindet wertvolle Ressourcen und verzögert den Prozess. Mit einer cloudbasierten Lösung hingegen, sind mobile Mitarbeiter produktiver, weil sie jederzeit überall per Tastendruck oder Tippen auf den Bildschirm über die benötigten Dokumente verfügen können. Rollenbasierte Zugriffsregelungen sorgen dabei für die Einhaltung der Compliance-Richtlinien.

Compliance im Griff

Dokumente sicher aufzubewahren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen, liegt im Interesse jedes Unternehmens. Schließlich beinhalten sie wertvolle Informationen. Außerdem regeln rechtliche Vorschriften, wie geschäftliche Daten zu speichern sind. Dazu gehören vor allem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dass und wie sie diese und andere Vorschriften einhalten, müssen Unternehmen jederzeit nachweisen können. Wertvolle Unterstützung erhalten sie dabei durch ein cloudbasiertes DMS. Denn darin sind sämtliche digitale Dokumente des Unternehmens zuverlässig an einem Ort gesichert. Wer was mit einem Dokument tun darf, lässt sich mit einer individuellen Rechtevergabe ganz gezielt steuern. Zugriffe und Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar und dank Versionsverwaltung bekommen Benutzer immer die jeweils aktuelle Fassung angezeigt.

Einfache Implementierung

Ein weiterer Vorteil: für Bereitstellung und Betrieb der DMS-Lösung ist der Provider zuständig. Die IT-Abteilung kann diese Aufgaben hoch spezialisierten Fachleuten überlassen und sich um die Kernprozesse des eigenen Unternehmens kümmern. Das senkt den Aufwand für das Rekrutieren und Halten von IT-Experten. Außerdem sind Cloud-Lösungen in der Regel schneller einsatzbereit, weil die Beschaffung und Konfiguration der Hardware entfallen. Das wiederum ist die Voraussetzung für eine rasche Skalierbarkeit der Lösung.

Und wie sieht es bei der Sicherheit aus?

Zu den eingangs erwähnten Mythen im DMS-Umfeld gesellt sich in vielen mittelständischen Unternehmen immer noch eine weitere Fehleinschätzung. Danach sind wichtige Unterlagen dann am sichersten, wenn sie auf Papier im eigenen Firmenarchiv aufbewahrt werden. Was viele Entscheider dabei übersehen: Cloud-Rechenzentren, die den Anforderungen an die Informationssicherheit nach ISO 27001 entsprechen, bieten Sicherheit und Verfügbarkeit auf einem Niveau, das die meisten Anwenderunternehmen nicht ansatzweise erreichen. Das belegt unter anderem der „Cloud Monitor 2019“ von Bitkom Research und KPMG. In der 2018 durchgeführten Befragung gab nur etwa ein Viertel der Nutzer (26 Prozent) an, dass es in den letzten zwölf Monaten zu Sicherheitsvorfällen in den von ihnen eingesetzten Cloud-Lösungen gekommen war. Zum Vergleich: Von derlei Ereignissen in der betriebsinternen IT berichtete mehr als ein Drittel (37 Prozent) der befragten Organisationen. Demnach ist die Public Cloud weniger anfällig für sicherheitsbezogene Vorkommnisse als die eigene IT im Unternehmen. Entsprechend rückläufig ist die Zahl der Cloud-Skeptiker: Nur noch jeder fünfte Nicht-Nutzer (22 Prozent) berichtet in der aktuellen Untersuchung von internem Widerstand.

Wachsam bleiben

Der hohe Aufwand, den die Cloud-Provider betreiben müssen, um rechtlichen Rahmenbedingungen nach DSGVO, GoBD, ISO, QM, FDA oder DoD zu erfüllen, zeigt also positive Wirkung am Markt. Bei der Auswahl ihrer Cloud-DMS-Lösung und deren Betrieb, sollten Entscheider dennoch wachsam bleiben. Konkret heißt das: Sicherheitszertifikate und Nachweise des Anbieters überprüfen und Zugriffsberechtigungen den tatsächlichen Anforderungen immer wieder anpassen. Denn Sicherheit ist ein permanenter Prozess, der den gesamten Lebenszyklus aller Dokumente umfasst.

Der Autor: Jens Büscher ist CEO von AMAGNO.

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