Teamarbeit via PC und Smartphone Cisco WebEx Free: Videoanrufe und Meetings kostenlos nutzen

Von Thomas Joos

Für Online-Meetings gibt es mittlerweile viele Anbieter auf dem Markt. Die meisten Anwender nutzen die Produkte von Microsoft oder Zoom, die nahezu den gesamten Videokonferenz-Markt abdecken. Doch auch andere Angebote sind interessant, beispielsweise Cisco WebEx – und die gibt es auch als kostenlose Edition.

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Die kostenlose Videokonferenzlösung Cisco WebEx Free erlaubt Online-Meetings mit Bildschirmfreigaben sowie Videoanrufe über PC und Smartphone.
Die kostenlose Videokonferenzlösung Cisco WebEx Free erlaubt Online-Meetings mit Bildschirmfreigaben sowie Videoanrufe über PC und Smartphone.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Wie bei Teams und Zoom gibt es auch bei Cisco WebEx Apps für Smartphones, die zum Einsatz kommen können. Cisco WebEx kann über den Webbrowser genutzt werden, es gibt aber auch Clients für Windows, Linux und macOS. Auch Apps für Android und iOS stellt Cisco zur Verfügung.

Cisco WebEx Free im Vergleich zum kostenpflichtigen Angebot

Die Edition Cisco WebEx Free erlaubt kostenlose Meetings mit einer Länge von 50 Minuten und bis zu 100 Teilnehmern. Wem das nicht ausreicht, kann die Starter-Edition buchen. Mit dieser dürfen Meetings bis zu 24 Stunden lang sein und bis zu 150 Teilnehmer angebunden sein. Außerdem bietet die Starter-Edition bis zu 5 GB Speicherplatz für das Meeting, zum Beispiel für die Aufnahme. Es ist auch erst ab der Starter-Edition möglich, das Meeting mit Bordmitteln als MP4-Datei aufzuzeichnen.

Sollen Dateien über WebEx zwischen den Teilnehmern ausgetauscht werden, ist das ebenfalls nur mit der Starter-Edition möglich. Die Starter-Edition kostet 13 Euro/Monat und erlaubt bis zu 50 Hosts, bei der kostenlosen Free-Edition ist nur ein Host erlaubt. Eine aktuelle Preisliste ist auf der Preisübersicht von Cisco WebEx zu finden.

Die kostenlose WebEx-Edition bietet aber ansonsten nahezu alle Funktionen einer Video-Konferenz-Lösung. Dazu gehört neben Screen-Sharing auf dem PC, Notebook und Smartphone/Tablet auch die Möglichkeit für Teilnehmer, Notizen, Zeichnungen und Umfragen gemeinsam zu nutzen. Konferenzen lassen sich als Termin direkt aus dem Google-Kalender und aus Microsoft 365 sowie Outlook heraus planen und starten. Interaktive Whiteboards sind möglich und einzelne Aufnahmen lassen sich von den Anwendern herunterladen.

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Ein WebEx-Konto erstellen und sofort starten

Für die Erstellung eines Online-Meetings bei Cisco WebEx ist ein kostenloses Konto bei Cisco notwendig. Die Anmeldung dazu erfolgt direkt auf der Webseite von Cisco WebEx. Für die Anmeldung ist keine Angabe einer Kreditkarte notwendig oder andere Angaben zum Bezahlen. Die Free-Edition ist schnell und einfach einsatzbereit.

Nach der Anmeldung ist es möglich über das Dashboard von Cisco WebEx neue Meetings zu erstellen. Das Dashboard ist jederzeit über die URL https://web.webex.com/dashboard erreichbar. Hier stehen auch die Funktionen zur Verfügung, um sofort ein neues Meeting zu starten. Zusätzlich blendet die Webseite nach der Anmeldung eine URL zum persönlichen Meetingraum ein. Rufen andere Anwender diese URL ebenfalls auf, ist es möglich ohne langwierige Konfiguration ein Meeting zu starten. Der Zugriff auf den virtuellen Konferenzraum ist über den Webbrowser genauso einfach wie über die verschiedenen Clients und Apps, die für WebEx zur Verfügung stehen.

Meetings abhalten

Um sofort ein Meeting zu beginnen, reicht ein Klick auf „Meeting starten“. Nach dem Download des WebEx-Clients startet das Meeting und steht auch für andere Teilnehmer zur Verfügung. Das Erstellen eines Meetings mit Whiteboard, Screen-Sharing und anderen Funktionen dauert ein paar Sekunden.

Nach dem Start des Meetings können auch andere Teilnehmer eingeladen werden. Dazu müssen diese im Client nur den Link des persönlichen Meetingraumes eingeben, der im Dashboard zu sehen ist. Der Moderator hat die Kontrolle über das Meeting und kann mit den Schaltflächen rechts und unten das Meeting steuern. Natürlich darf jeder Teilnehmer die Videoübertragung im Client ausschalten oder auch das Mikrofon stummschalten.

Über die Schaltfläche „Inhalte freigeben“ unten im Fenster geben Moderatoren ihren Bildschirm für andere Teilnehmer frei und teilen hier auch einzelne Anwendungen über „Freigeben“ mit den anderen Teilnehmern. Mit der Schaltfläche „Rekorder“ werden einzelne Teile des Meetings als lokale MP4-Datei gespeichert.

Moderatoren sperren über die Schaltfläche „Weitere Optionen“ unten im Fenster ein Meeting sperren, laden weitere Teilnehmer ein und rufen den Link des Meetings ab, über den wiederum weitere Teilnehmer eine Verbindung aufbauen können. Für jedes Meeting gibt es auch einen Chat, mit dem sich Teilnehmer untereinander austauschen können. Über das Kontextmenü von Teilnehmern kann der Moderator Berechtigungen und Rollen des Teilnehmers ändern oder einzelne Teilnehmer auch stummschalten. Auch die Videoübertragung von einzelnen Teilnehmern kann ein Moderator jederzeit stoppen. Die Bedienung ist sehr intuitiv und nicht überfrachtet.

Neben den Icons im unteren Bereich und dem Kontextmenü der Teilnehmer steht im oberen Bereich noch eine Menüleiste zur Verfügung, mit der sich weitere Einstellungen vornehmen lassen. Diese Einstellungen sind aber nur optional und müssen nicht für jede Konferenz konfiguriert werden. In den Einstellungen der Videoübertragung kann auch jeder Teilnehmer konfigurieren, wie die Anzeige erfolgen soll. Neben der Auflösung ist es hier auch möglich den Hintergrund zu ändern oder die Anzeige zu spiegeln.

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Meetings planen und Teilnehmer per E-Mail einladen

Über die Option „Meeting ansetzen“ unter „Meetings“ auf der WebEx-Webseite können neue Meetings geplant werden. Unter „Teilnehmer“ werden die E-Mail-Adressen eingetragen, zu denen WebEx eine Benachrichtigung schicken soll. Für die Teilnahme am Meeting ist ein Kennwort notwendig, das der Client aber auf Anforderung automatisch erstellt.

Nachdem das Meeting erstellt ist, erhalten Teilnehmer und Initiator des Meetings die Einladungs-E-Mails mit allen relevanten Optionen. Beim Erstellen des Meetings zeigt die Webseite auch die URL des Meetings ein, sodass auch andere Personen schnell und einfach auf anderen Wegen eingeladen werden können.

Diese Einladungs-E-Mail enthält auch eine ICS-Datei, mit der Teilnehmer das Meeting als Termin in ihren Kalender eintragen können, zum Beispiel in Outlook. Hier sind auch alle Daten des Meetings integriert, also URL und Kennwort. Dadurch ist das Erstellen von Meetings und die Einladung der Teilnehmer sehr leicht und schnell ausgeführt.

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