Digitaler Workflow in der Cloud unterstützt schnelles Wachstum

Chicco di caffè verschlankt Rechnungsprozesse mit Kendox

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Eine agile, auf Wachstum ausgerichtete Struktur bringt neben der Automatisierung vieler Prozesse mehr Übersicht und Transparenz.
Eine agile, auf Wachstum ausgerichtete Struktur bringt neben der Automatisierung vieler Prozesse mehr Übersicht und Transparenz. (Bild: chicco di caffè)

Mit einem Wachstum von jährlich mehr als 20 Prozent ist der Kaffeebarspezialist chicco di caffè eine moderne Erfolgsgeschichte aus München. Mithilfe einer cloud-basierten Lösung des Schweizer DMS/ECM-Anbieters Kendox hat chicco di caffè den Rechnungsbearbeitungsprozess digitalisiert.

Während man werbestarken US-Ketten in jeder Fußgängerzone begegnet, findet man den Wachstumssieger von 2018 und 2019 im Inneren von Unternehmen. chicco di caffè betreibt Barista-Betriebe mit Kaffeespezialitäten aus eigener Röstung in Firmen, Mensen und Kliniken. Die chicco di caffè Gesellschaft für Kaffeedienstleistungen mbH, zu der auch die BOTA Group gehört, bewirtschaftet mit eigenem Personal innerbetriebliche Kaffeebars an Standorten in ganz Deutschland. Dabei funktioniert unter dem Dach der GmbH jede Bar wie ein eigenes Unternehmen.

„Aufgrund unseres Rekord-Wachstums bestand Handlungsbedarf, die administrativen Prozesse im Unternehmen zu verschlanken und zu digitalisieren“, erläutert Manuel Sawalle-Müller, Direktor Finanzen bei der chicco di caffè Gesellschaft für Kaffeedienstleistungen mbH. Der Antrieb, Rechnungseingangs- und Freigabeprozesse zu verschlanken, zu digitalisieren und vollständig zu automatisieren kam also aus der Finanzabteilung.

Mithilfe der Schweizer Kendox AG wurde „chicco RechnungsCheck“ eingeführt, um eine Verschlankung der administrativen Prozesse für die mehr als 170 Standorte zu erreichen. Ziel des Projekts war die vollständige Ablösung von Papierbelegen im Rechnungsworkflow, um eine insgesamt schnellere Bearbeitung vom Eingang der Belege bis zur Freigabe und weiteren Prozessschritten in der Buchhaltung zu erreichen. Auch eine bessere Übersicht und Auffindbarkeit der Belege war notwendig. Eine weitere wichtige Anforderung war zudem die mobile Nutzung des Systems durch Bereitstellung im Cloud-Betrieb für die Kostenstellenverantwortlichen an den einzelnen Standorten.

Digitalisierung von Rechnungseingang, Zuordnung und Freigabe

Vor Einführung des „chicco RechnungsCheck“ wurden bei chicco di caffè eingehende Rechnungen zunächst eingescannt. Anschließend wurden manuell die Kostenstellenverantwortlichen ermittelt, die Rechnung per E-Mail an sie verschickt bzw. ausgedruckt und direkt zur Freigabe vorgelegt. Auch Kontierungsinformationen wurden dabei teilweise manuell auf dem Beleg erfasst oder per E-Mail zurück an die Buchhaltung übermittelt.

Durch die Digitalisierung der Rechnungseingangskontrolle sowie der zugehörigen Freigabeprozesse hat sich der Prozess beim Kaffeebar-Spezialisten drastisch verändert. „Wir digitalisieren heute sämtliche Papierdokumente, gleichzeitig motivieren wir auch unsere Lieferanten, uns Rechnungen nur noch per E-Mail zu schicken“, beschreibt Sawalle-Müller die Veränderung.

Die digitalen Eingangskanäle werden permanent überwacht, eingehende Rechnungen mit Hilfe einer OCR-Komponente (Texterkennung) analysiert, Belegdaten automatisch extrahiert und den Rechnungen zugeordnet. Anschließend wird die Rechnung automatisch an den jeweils verantwortlichen Kostenstellenleiter zur Prüfung weitergeleitet. Nachdem dieser die Rechnung dann freigegeben hat, werden Beleg und Buchungssatz automatisch in die DATEV-Buchhaltung übergeben, wo die Rechnung entsprechend verbucht wird und nachliegende Prozesse angestoßen werden können.

Eine Besonderheit bei der Implementierung stellte die Anbindung aller Anwendungen an die Private Cloud des Unternehmens dar. So sollte der einfache und standortunabhängige Zugriff für alle Benutzer ermöglicht werden, wie Prohektleier Jörg Schönfisch von Kendox erklärt. Der mobile Zugang zu allen Systemen per Tablet sei nötig gewesen, ebenso sollten Benutzeroberfläche und Bedienung möglichst einfach und intuitiv für die Anwender sein. „Gleichzeitig war in Bezug auf Zugriffsrechte eine enge Abstimmung mit dem Cloud-Anbieter des Kunden erforderlich“, so Schönfisch.

Mehr Effizienz und Durchblick in der Finanzplanung

Mit der Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses realisiert chicco di caffè eine frühzeitige Verarbeitung und Vorkontierung der im Unternehmen eingehenden Belege. Die Protokollierung des digitalen Prozesses und anschließende revisionssichere Ablage in „Kendox InfoShare“ gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung rechtlicher Compliance-Vorgaben für die digitale Dokumentenhaltung. Dabei ermöglicht die Anwendungsintegration größtmögliche Transparenz. Eine Belegrecherche ist jederzeit und überall möglich. Auch lassen sich finanzielle Vorteile wie beispielsweise der Skontoabzug deutlich einfacher realisieren.

Einen weiteren Vorteil sieht Sawalle-Müller bei der Liquiditätsplanung: „Wir haben heute einen deutlich besseren Überblick, wo wir stehen und was auf uns zukommt.“ Ein zusätzlicher Nutzen entsteht durch die Entlastung der Mitarbeiter in der Buchhaltung. Während sie vor Einführung des digitalen Prozesses viel Aufwand bei der Erfassung der Rechnungen leisten mussten, verlagert sich nun ihre Aufgabenstellung hin zur Kontrolle, dem Nachhalten und Prüfen von Rechnungen.

Weitere Stufen sollen folgen

Die Kaffee-Experten planen weitere Ausbaustufen mit „Kendox InfoShare“, wie beispielsweise ein unternehmensweites Vertragsmanagement sowie einen Genehmigungsprozess für Investitionsanträge und Bestellanforderungen (BANF), in die alle deutschlandweit verteilten Barista-Betriebe mit eingebunden werden sollen. Ein weiterer Schritt in Richtung Transparenz soll über die Verknüpfung der archivierten Belege mit einem BI-Tool erreicht werden.

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