Alternativen der Personalabrechnung

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Maßgebliche Kriterien bei der Auswahl des richtigen Anbieters

Ganz gleich ob ASP oder SaaS – Bei der Auswahl des richtigen Anbieters sollten Unternehmen drei maßgebliche Kriterien berücksichtigen:

• Das Rechenzentrum sollte zertifiziert sein

• Hohe Sicherheitsstandards wie verschlüsselter Datenzugriff durch SSL und kontinuierliche Datensicherung mittels gespiegelter Server sind ein Muss

• Zusätzliche Absicherungsmöglichkeiten wie Einmal-Logins, die Begrenzung auf bestimmte IP-Adressbereiche sowie eine integrierte Benutzerverwaltung sollten optional angeboten werden

Entgeltabrechnung über externe Dienstleister

Die Auslagerung der Entgeltabrechnung an einen externen Dienstleister, auch BPO (Business Process Outsourcing) oder Lohn-Outsourcing genannt, erfreut sich steigender Beliebtheit. In diesem Modell werden sowohl Personal- als auch IT-Abteilung deutlich entlastet. IT-Infrastrukturkosten sinken und Personalabteilungen können sich auf wertschöpfende Aufgaben wie die Rekrutierung von Fachkräften und Weiterbildungsmaßnahmen konzentrieren.

Da im BPO nicht nur der technische Bereich, sondern der gesamte Prozess in fremde Hände gegeben wird, spielt die Vertrauensbasis eine herausragende Rolle. Bei der Auswahl des passenden Partners sind neben technischen und preislichen Aspekten weitere Kriterien entscheidend. An erster Stelle steht die Expertise und langjährige Erfahrung eines Dienstleisters in der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Außerdem spielen Marktstellung und Größe eine Rolle, da ein Outsourcing-Dienst langfristig und zuverlässig möglich sein muss. Unternehmen sollten dabei nicht nur auf flexible Verträge und eine transparente Berechnung achten, sondern auch auf eine umfassende, professionelle Projekt-Beratung, von der Auswahl des passenden Outsourcing-Modells bis hin zum Echtbetrieb. Die eingesetzte Software und das Serviceangebot des Partners sind weitere wichtige Punkte.

Der richtige Weg für jedes Unternehmen

Ob inhouse oder BPO, ASP oder SaaS – für jedes Unternehmen gibt es den idealen Weg für die Abwicklung der Lohnabrechnung. Manchmal liegt die Wahrheit auch irgendwo dazwischen, denn: Indem sie verschiedene Auslagerungsformen kombinieren, können Unternehmen die Effizienz noch weiter steigern und gleichzeitig Kosten reduzieren.

Für Unternehmen, die auf BPO setzen, kann es sinnvoll sein, über eine ASP-Lösung auch intern Lese- oder Schreibrechte zu erhalten. So lassen sich beispielsweise Informationen für Reportings abrufen oder abrechnungsrelevante Daten selbst eingeben. Eine weitere Kombinationsmöglichkeit ist die Anbindung eines Personalinformationssystems an die Entgeltabrechnung. Durch moderne Schnittstellen lassen sich hier auch anbieterübergreifend verschiedene Produkte und Betriebsmodelle miteinander mischen und zu einem optimalen Workflow modellieren.

Trends bei der Lohnabrechnung

In den nächsten Jahren wird sich die Entgeltabrechnung noch weiter in Richtung ASP/SaaS und BPO verschieben, die Nachfrage wird weiter steigen. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass alle drei Formen der Entgeltabrechnung weiter existieren werden, denn jedes Unternehmen und jede Branche weist Spezifika auf, die bestmöglich zu berücksichtigen sind.

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