Cloud-Buchhaltung verändert die Unternehmenskultur Willkommen im Zeitalter der Buchhaltung 4.0!

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4.0 – was für den einen nach Zukunftsmusik und für den anderen nach modischem Anhängsel an Überschriften klingt, ist hier ganz bewusst gewählt: Denn de facto befinden wir uns schon lange in der vierten industriellen Revolution.

Wir, Dinge und Maschinen agieren miteinander vernetzt in der digitalen Welt. Oder sagen wir, es ist uns bereits möglich, dies zu tun. Warum wir es auch tatsächlich tun sollten? Weil es eine ganze Menge spannender Vorteile mit sich bringt!

Manuelle Buchhaltung und ihre Grenzen

Sprechen wir von den Vorteilen der Buchhaltung 4.0, lohnt sich ein Blick darauf, was vor ihr war (und in vielen Unternehmen weiterhin ist): die manuelle Buchhaltung.

Ein Großteil von uns assoziiert mit dem Wort Buchhaltung ähnliches: Taschenrechner, Akten, Papier, Belege. Wir denken also an Gegenstände der manuellen Buchhaltung, ganz einfach deshalb, weil wir in unserem bisherigen Berufsleben entsprechende Erfahrungen gemacht haben.

Ebenso wahrscheinlich ist es, dass wir mit diesen Erfahrungen negative Gefühle verbinden. Buchhaltung ist für viele von uns ein leidiges Thema. Buchhaltung ist kompliziert, zeitintensiv und sie birgt ein hohes Risiko an wortwörtlicher Verzettelung. Wohlgemerkt denken wir hier weiterhin an die manuelle Buchhaltung. Also an die Art der Buchhaltung, bei der das Finanzteam am Monatsende unseren Kreditkartenbelegen hinterherhechelt.

Worauf ich eigentlich hinaus will? Nun, die Grundhaltung vieler gegenüber der Buchhaltung spiegelt perfekt die Nachteile der manuellen Buchhaltung wider. Die manuelle Buchhaltung ist

• fehleranfällig (laut dem SAP Concur Report von 2018 ist etwa jede vierte Reisekostenabrechnung fehlerhaft),

• zeitintensiv (die Global Business Travel Association bezifferte 2015 den Zeitrahmen für das Erstellen einer Spesenabrechnung auf 20 Minuten),

• intransparent (was fehlt, ist eine aktuelle Übersicht zum Status von Rechnungen, Budgets und Finanzen ganz allgemein).

Digital, automatisiert & cloud-basiert

Die Buchhaltung 4.0 beseitigt die Nachteile ihrer Vorgängerin. Immerhin kommt die vierte industrielle Revolution nicht aus dem Nichts. Sie schenkt uns (unter anderem) eine digitale, automatisierte und cloud-basierte Buchhaltung und damit gleich ein ganzes Paket an neuen Chancen.

Die cloud-basierte Buchhaltung bedarf keines Softwareprogramms, das lokal auf Rechnern gespeichert wird. Vielmehr bietet sie eine webbasierte Software, die alle in der Cloud gespeicherten Daten, für alle, von überall, zu jeder Zeit verfügbar macht. So wird weltweites, abteilungsübergreifendes Arbeiten möglich. Die Software und ihr verfügbares Datenvolumen wächst dabei mit der Größe des Unternehmens mit und ist somit auch für Unternehmen in Kinderschuhen eine kosteneffiziente Alternative.

Datenclouds bringen ein hohes Maß an Sicherheit mit sich. Hier kann nichts verloren gehen, was nicht aktiv gelöscht wird. Software bzw. Hardware, die lokal auf Rechnern installiert werden muss, ist hingegen für Fehler und Verschleiß – und damit Datenverluste! – deutlich anfälliger.

Konform und auf dem neuesten Stand

Auch in Sachen Sicherheit und Rechtskonformität hat ein digitales Buchhaltungssystem der manuellen Abrechnung so einiges voraus. Die meisten webbasierten Softwares bilden nämlich die sogenannten GoBD automatisch ab. GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese ändern sich immer wieder mit aktueller Rechtsprechung und müssen bei allen buchhalterischen Vorgängen eingehalten werden.

Seit 2018 gilt die neue DSGVO. Diese gibt auch cloud-basierten Anwendungen einzuhaltende Sicherheitsmaßnahmen vor. War das Risiko des Datenmissbrauchs vorher schon gering, ist es seit 2018 nochmals geringer.

Effizienter dank mehr Möglichkeiten

Stichwort: Schnittstelle
Viele cloud-basierte Buchhaltungssoftwares integrieren auch mit Drittanbietern. So lässt sich der Funktionsumfang noch einmal vergrößern. Statt Kreditkartenbelege umständlich am Scanner digitalisieren zu müssen, bieten moderne Anbieter smarte Firmenkreditkarten, die synchron zu ihrer cloud-basierten Buchhaltungssoftware laufen. Zahlen Sie etwas mit ihrer Kreditkarte, sehen Sie die Ausgabe in Echtzeit in Ihrer Software. Über eine App machen Sie noch ein Foto vom Beleg und schwupps, ist ihre Buchhaltung erledigt.

Kostensparend
Auch wenn dieser Ausspruch schon etwas in die Jahre gekommen ist, er bleibt weiterhin wahr: Zeit ist Geld! Es lässt sich nur schwer beziffern, wie viel Sie das Sortieren von Belegen und Ordnern, das Suchen im Belegarchiv, das Erstellen und Überprüfen von Reisekostenabrechnungen tatsächlich kostet. Sicher ist: Manuelle Kostenabrechnung ist garantiert teurer als viele denken. Letztendlich bleibt nicht zu vergessen, dass mit dem Umzug in die Cloud auch Kosten für Physisches wegfällt: weniger Papier, weniger Ordner, weniger Druckerwartungen, weniger Lagerräume, weniger Porto, weniger Verwaltungspersonal.

Besonders wertvoll: die Visualisierung
Eine der wichtigen Qualitäten digitaler Buchhaltung ist die übersichtliche Visualisierung der Finanzen. Digitale Buchhaltungsprogramme liefern mir in wenigen Klicks aussagekräftige Reports über aktuelle Budgetverteilungen und Unternehmensausgaben. Ein Geschäftsführer muss also nicht erst seinen externen Steuerberater oder Buchhalter anrufen, um einen solchen anzufordern. Aber noch wichtiger: Die Visualisierung birgt auch das enorme Potenzial, Transparenz im Unternehmen zu fördern. So kann sich je nach Unternehmensphilosophie die oben beschriebene Situation mit einem Abteilungsleiter oder Mitarbeiter wiederholen: Alles, was es für einen transparenten Überblick braucht, ist dann schließlich Zugang zur Software.

Ein neues Miteinander

Die Buchhaltung 4.0 verändert nicht nur den Arbeitsalltag von Buchhaltern, Steuerberatern & Co. In einem Unternehmen ergeben sich mit ihr neue Möglichkeiten für alle Mitarbeiter: Buchhalter gewinnen Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben und können sich beispielsweise verstärkt dem Controlling widmen.

Wird die Chance auf mehr Transparenz ergriffen, führt das unweigerlich zu besseren Mitarbeiterentscheidungen, was wiederum gegenseitiges Vertrauen und Mitarbeitermotivation fördert und für ein besseres Betriebsklima sorgt. Der Buchhaltung 4.0 eine Chance zu geben, zahlt sich aus.

* Die Autorin Marie Moesgaard ist Country Managerin von Pleo in Deutschland. Pleo wird im Titans of Tech Report 2020 von GP Bullhound in den Top 10 der vielversprechendsten Start-ups sowie als kommendes Unicorn geführt. Marie kommt ursprünglich aus Dänemark und fördert eine Unternehmenskultur, die auf Vertrauen und Transparenz statt auf Mikromanagement und Kontrolle basiert.

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