Nicht mehr benötigte Microsoft-Lizenzen verkaufen

Wie Unternehmen aus „toten“ Lizenzen lebendiges Kapital machen

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Immer mehr On-Premise-Lizenzen liegen ungebraucht in Unternehmen – dabei kann der Verkauft gebrauchter Software ein lukratives Geschäft sein.
Immer mehr On-Premise-Lizenzen liegen ungebraucht in Unternehmen – dabei kann der Verkauft gebrauchter Software ein lukratives Geschäft sein. (Bild: gemeinfrei © Gerd Altmann / Pixabay)

Der Trend, sich von allem Alten, Ungebrauchten oder Nichtgenutztem zu trennen, bringt nicht nur Ordnung in der eigenen Wohnung. Auch im Geschäftsalltag lässt sich einiges Entrümpeln, beispielsweise bei Softwarelizenzen.

Denn in vielen Unternehmen schlummert aufgrund neuer strategischer Ausrichtungen, nicht zuletzt auch durch den Gang in die Cloud, ungenutztes Software-Potenzial. Diese „toten“, nicht mehr gebrauchten Lizenzen, lassen sich aber wieder in bare Münze umwandeln. Um jedoch den vollen Wert aus der Veräußerung ungenutzter Softwarelizenzen zu schöpfen, ist eine solide Vorbereitung das A und O. Die Relicense AG, spezialisiert auf den rechtskonformen Handel mit Microsoft-Volumenlizenzen, weist darauf hin, dass es Sinn macht, schon vor oder noch während des Veräußerungsprozesse einige Punkte zu beachten.

Was beim Verkauf überschüssiger Lizenzen beachtet werden muss

Eine „gebrauchte“ Lizenz von Microsoft Office, von der sich ein Ersterwerber trennt und die bei einem neuen Besitzer zum Einsatz kommt, ist ohne jede Einschränkung genauso funktional wie am ersten Tag. Dabei ist es seit langem in der EU und in der Schweiz rechtens, einmal erworbene Softwarelizenzen weiter zu veräußern. Die rechtliche Grundlage dafür bietet der sogenannte Erschöpfungsgrundsatz. Dieser besagt, dass das Verbreitungsrecht des Herstellers an einem Exemplar eines urheberrechtlich geschützten Gutes verbraucht ist, wenn es einmal rechtmäßig in Verkehr gebracht worden ist. Eine Reihe höchstrichterlicher Urteile, darunter des Europäischen- und des Bundesgerichtshofs, haben diesen Grundsatz bestätigt.

Unternehmen müssen sich jedoch an gewisse Bedingungen halten, damit eine ordentliche Veräußerung der Lizenzen erfolgen kann: Es muss sich um sogenannt getrennt verkehrsfähige Produkte handeln. Zudem muss die vom Hersteller vergebene Nutzungslizenz zeitlich unbeschränkt sein. Die Software muss rechtmäßig verbreitet worden sein. Und die Software muss vom Weitergebenden bei sich selbst unbrauchbar gemacht werden.

Wann der Verkauf sinnvoll ist

Durch einen Verkauf ungenutzter Lizenzen, lassen sich außerhalb des normalen Geschäftsbetriebs außerordentliche Erträge erzielen. So wächst der finanzielle Spielraum des Unternehmens und Investitionen in beispielsweise den Bereichen IT und Kommunikation werden ermöglicht. Die IT-Abteilung kann sich als unternehmerisch denkend positionieren, da sie in der Regel den besten Überblick über die im Unternehmen genutzten oder eben ungenutzten Lizenzen besitzt. Beste Voraussetzung also, um initiativ zu werden.

Durch den Verkauf von Softwarelizenzen ergibt sich eine flexible Kostenstruktur sowie mehr Freiheiten in der Neugestaltung der Lizenzen. Es müssen keine Abschreibungen vorgenommen werden, sondern ein Teil der Softwareanlagen werden rekapitalisiert. So werden sie nicht als Wertverlust verbucht, was wiederum die eigene Verhandlungsposition gegenüber dem Softwareanbieter stärken kann. Grundvoraussetzung für die Veräußerung ungenutzter Softwarelizenzen ist Klarheit zu haben bezüglich deren Bestand und Verwendung. Ein Projekt zum Lizenzverkauf bietet so einen Anlass, klare Ordnung in das Software-Management zu bringen.

Wie der Verkauf gebrauchter Lizenzen funktioniert

Damit der Verkauf von Lizenzen für das Unternehmen reibungslos verlaufen kann, benötigt es zwei essentielle Schritte in der Vorbereitung: Erstens muss das Unternehmen genau definieren, welche Lizenzen veräußert werden sollen und um welche Art von Lizenzen es sich handelt. Daraufhin erfolgen die tatsächliche Ermittlung und Prüfung der Datenbasis. Anschließend wird zweitens anhand der daraus resultierenden Liste ermittelt, welche Produkte, Versionen und Stückzahlen sich zweifelsfrei rechtssicher übertragen lassen. Im besten Fall wird zu diesem Prozess eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hinzugezogen, um sowohl für den Verkäufer als auch für den späteren Käufer alle Risiken auszuschließen.

Unternehmen sollten auf jeden Fall auf einen seriösen Anbieter für den Vertrieb gebrauchter Softwarelizenzen setzen. Zusammen mit den jeweiligen Experten wird ein Konzept erarbeitet, um einen reibungslosen Lizenztransfer zu ermöglichen. Wie dies aussehen kann, zeigen die folgenden vier Schritte zum rechtssicheren Lizenzverkauf: Liegen alle relevanten Informationen vor, wird ein sogenannter Ankaufspaketpreis kalkuliert und ein offizielles Angebot erstellt. Stimmt der Verkäufer dann diesem zu, so erhält er eine Ankaufsvereinbarung, in der nochmals alle Vertragsbedingungen detailliert aufgelistet sind. Mit der Vertragsunterzeichnung kommt es zum Austausch aller relevanten Dokumente und Verträge inklusive der Lizenz-Keys. Schließlich erfolgt die Dokumentation über die Übertragung der Lizenzen auf den Käufer unter Verwendung der offiziellen Microsoft „Perpetual License Form“.

Wird von Anfang an jeder Veräußerungsschritt strukturiert bearbeitet, lässt sich durch den Verkauf ungenutzter Softwarelizenzen schnell und einfach bares Geld machen, das in andere IT-Initiativen investiert werden kann.

Der Autor: Tobias Lander, Sales Director Germany der Relicense AG.

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