Umzug in die Cloud

Wie sich das Druckermanagement von der Hardware löst

| Autor / Redakteur: Hartmut Rottstedt* / Florian Karlstetter

Cloud-Lösungen für Drucker: Höhere Sicherheit und bessere Verwaltung.
Cloud-Lösungen für Drucker: Höhere Sicherheit und bessere Verwaltung. (Bild: © Sikov - stock.adobe.com)

Ein Umzug muss mit Vorteilen verbunden sein, sonst lohnt sich der Aufwand nicht. Und das gilt nicht nur im Privatleben, sondern ebenso im Unternehmen. Auch die IT profitiert im digitalen Zeitalter vom Umzug in die Cloud, denn je vielfältiger die IT-Anforderungen werden, desto weniger lässt sie sich kosteneffizient auf die herkömmliche Weise lokal und manuell verwalten. Das Management von Druckumgebungen bildet hier keine Ausnahme.

Komplexer werdende Druckumgebungen bedeuten auch eine aufwändigere Wartung und Verwaltung – von Sicherheitsaspekten gar nicht zu reden. Die Tatsache, dass sich oft Geräte verschiedener Hersteller innerhalb einer Druckerflotte befinden, kommt erschwerend hinzu. Eine Umfrage des Analystenhauses Quocirca (PDF) aus dem Jahr 2017 ergab, dass 67 Prozent der Befragten, die eine Multivendor-Flotte betreiben, mindestens einen Datenverlust im Unternehmen beklagen mussten. Selbst bei denjenigen, die sich in ihrer Anschaffung auf einen Hersteller festlegten, lag der Prozentsatz bei 41. Auch ein Jahr später, im Jahr 2018, meldeten immer noch mehr als die Hälfte (59 Prozent) der Unternehmen in einer weiteren Quocirca-Umfrage einen Datenverlust im Zusammenhang mit ihren Druckern. Für Unternehmen sollte das ein deutliches Signal zum Handeln sein.

Security vereinfacht

Genauso wie jedes andere Gerät und jede Anwendung innerhalb eines Netzwerks, stellt eine ungesicherte Druckumgebung – bestehend aus Druckern und Multifunktionsgeräten (MFPs) – eine potenzielle Schwachstelle für das Unternehmen dar. Dies ist vielen IT-Abteilungen inzwischen auch bewusst und sie integrieren den Bereich in ihre Sicherheitsstrategie. So etwa sorgt die Druckfreigabe-Technologie dafür, dass keine vertraulichen Ausdrucke im Ausgabefach liegen bleiben oder sich in Kopierräumen ansammeln.

Nichtsdestotrotz konzentrieren sich dabei zu viele zu sehr auf den Drucker oder das MFP als Endgerät selbst. Heutige Druckumgebungen sind aber deutlich komplexer als noch vor wenigen Jahren. Weitläufige Druckerlandschaften, die mit vielen verschiedenen Servern verbunden sind, sind heute oft schon der Normalfall. Die Sicherheitsstrategie eines Unternehmens sollte dieser Tatsache gerecht werden – beispielsweise mittels einer einheitlichen und übergreifenden Steuerung der Druckinfrastruktur.

Dafür eignen sich vortrefflich Cloud-basierte Lösungen. Durch den ferngesteuerten Zugriff auf die Drucker-Infrastruktur ist Security nicht nur bei der erstmaligen Implementierung und weiteren Einsätzen vor Ort ein Thema – die Einhaltung der Sicherheitsvorgaben lässt sich damit zu jeder Zeit und von jedem PC aus in der Cloud verfolgen. Ein Cloud-basiertes Druckermanagement ermöglicht so stärkere Zugriffskontrollen, eine höhere Sicherheit und eine größere Compliance. Auch die Aktualisierung der Geräte und ihre Überwachung werden per Cloud vereinfacht. So lassen sich Firmware- und Sicherheits-Updates beispielsweise auf mehreren Geräten gleichzeitig und ‚remote‘ durchführen.

Wartung aus der Ferne

Doch nicht nur die Sicherheit der Druckumgebung profitiert von Cloud-basierten Management-Lösungen. Auch klassische Wartungsarbeiten lassen sich mit der Cloud in das digitale Zeitalter versetzen. So können Fehlermeldungen z. B. direkt in der Cloud bearbeitet werden, ohne dass ein Serviceeinsatz beim Drucker vor Ort zwingend notwendig ist. Dies spart Serviceteams viel Zeit und letzten Endes auch viel Geld. Eine gute Cloud-basierte Lösung sollte Anwendern zudem auch die Verknüpfung mit gängigen externen Content-Sharing-Sites (Dropbox, Google Drive oder OneDrive) ermöglichen, um auch direkt von dort aus Dateien auszudrucken oder – in die entgegengesetzte Richtung – nach dem Scan dorthin hochzuladen. Der Zwischenschritt über E-Mail, Computer und Server entfällt.

Durch den Umzug in die Cloud lassen sich auch Informationen zum Materialverbrauch oder zu gedruckten, kopierten und gescannten Seiten schnell und einfach online abrufen. Analysen dazu liefern Unternehmen zudem wertvolle Erkenntnisse über Optimierungspotenziale, ohne sich bei jedem Gerät selbst ein Bild vor Ort verschaffen zu müssen. Je nach Auslastung einzelner Geräte oder ganzer Arbeitsgruppen können IT-Teams Druckerflotten so erheblich effizienter gestalten.

Potenzial für die gesamte IT

Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer Lexmark Deutschland.
Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer Lexmark Deutschland. (Bild: Lexmark)

Selbst wenn Unternehmen also über das entsprechende Personal und Budget verfügen sollten – manuelle Wartungs-, Support- und Sicherheitsprozesse einer Druckerflotte sind in der Regel unnötig kompliziert und teuer. Der Umzug des Druckermanagements – weg von der Hardware und in die Cloud – vereinfacht dabei nicht nur die Wartung und die Sicherheit der jeweiligen Druckumgebungen, sondern versprechen noch viel mehr: Cloud-basierte Lösungen für Druckerflotten entlasten die gesamte IT zeitlich sowie finanziell und machen damit Ressourcen frei für die wirklichen Kernaufgaben im Unternehmen.

Der Autor: Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer Lexmark Deutschland.

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