Intelligent Spend Management auf drei Ebenen

Wie Ausgabenmanagement mit „echter“ Intelligenz funktionieren muss

| Autor / Redakteur: Patrick McCarthy* / Elke Witmer-Goßner

Erst durch das intelligente Zusammenbringen aller Informationen ergibt sich für den Anwender das Gesamtbild aller Ausgaben.
Erst durch das intelligente Zusammenbringen aller Informationen ergibt sich für den Anwender das Gesamtbild aller Ausgaben. (Bild: © Chaay_tee - stock.adobe.com)

Intelligentes Ausgabenmanagement sorgt in letzter Zeit für viel Aufsehen in der Wirtschaftspresse und es ist nicht schwer, zu verstehen warum. Von der Beschaffung und Lieferkette über das Finanzwesen bis hin zur Kreditorenbuchhaltung stehen die Führungskräfte heute unter einem intensiven, wenn auch konkurrierenden Druck.

Sie werden aufgefordert, Kosten zu senken und gleichzeitig den strategischen Wert zu steigern, den sie ihren Unternehmen liefern; Reibungsverluste aus operativen Prozessen zu entfernen und gleichzeitig eine stärkere Prozesskontrolle zu gewährleisten; Budgetdisziplin durchzusetzen, während sie die Breite und Wirkung von Bemühungen um soziale Verantwortung von Unternehmen erweitern sollen; und aus den riesigen Datenreservoirs, die sie sammeln, sinnvolle, umsetzbare Erkenntnisse zu ziehen, während sie sich gleichzeitig darum bemühen, nicht in ihnen zu ertrinken.

Um all diesen wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, benötigen Führungskräfte eine End-to-End-Plattform, die ihnen hilft, alle Kategorien von Ausgaben zu kontrollieren und gleichzeitig erstklassige Funktionen für die verschiedenen Personen bereitzustellen, auf die sie sich verlassen können. Zahlreiche Anbieter von Unternehmenssoftware behaupten, eine solche Lösung anzubieten, aber nur wenige decken den gesamten Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung ab – und noch weniger bringen Intelligenz mit. Hier verwende ich das Wort Intelligenz ganz gezielt, bezogen auf den Benutzer, die Geschäftsprozesse und die Daten selbst. Ich möchte an dieser Stelle erschließen, wie Intelligenz auf jeder dieser drei Ebenen angewendet wird.

Intelligenz für den Benutzer

Eine digitale Plattform muss vor allem Lösungen liefern, die dem Nutzer das Leben erleichtern. Es ist anzunehmen, dass die Benutzerbasis im operativen Einkauf jedem einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens zu jedem beliebigen Zeitpunkt entspricht. Wie können wir Intelligenz für diese Gesamtheit realisieren? Ist die Plattform beispielsweise in der Lage, aus früheren Transaktionen eines Benutzers zu „lernen“, um seine zukünftigen Anforderungen zu antizipieren? Ist die Navigation intuitiv für verschiedene Personen? Stellt es einen dynamischen Satz von Funktionen dar, der den Benutzer nicht nur führt, sondern ihn auch darüber informiert, wie lange jeder Prozessschritt in der Regel dauert; warum Anträge abgelehnt oder verzögert werden und was der Nutzer tun kann, um in Zukunft einen reibungsloseren Ablauf zu gewährleisten; welche Alternativen zum Kauf sich bieten, wie zum Beispiel die Nutzung bestehender Bestände oder kostengünstigere Optionen? Gibt es relevante Faktoren, die der Anwender möglicherweise nicht berücksichtigt hat, wie die Auskunft darüber, wer ein bestimmtes Wartungs-, Reparatur- oder Betriebsteil (MRO) installiert hat und ob es über die erforderlichen Zertifizierungen verfügt? Oder erhält der Anwender Informationen in Form eines qualitativen Feedbacks in Echtzeit über die Leistung des Lieferanten, unabhängig davon, ob dies auch so gewünscht wird? Wenn intelligente Prozesse den Anwendern helfen, auf besseren Erkenntnissen basierende Entscheidungen zu treffen, stellen sie sicher, dass die Plattform zu einem zielgerichteten Betriebsmittel für sie und ihre Unternehmen wird. Die gewonnenen Erkenntnisse stärken den im Laufe der Zeit erzielten Wert.

Intelligenz für Geschäftsprozesse

Denn je mehr solche Prozesse in Betrieb genommen werden, desto intelligenter werden sie. Schließlich liefern historische Daten eine Geschichte für jeden Geschäftsprozess. Es dokumentiert die wiederkehrenden Muster zu Benutzern, Entscheidern und Lieferanten. Diese Einblicke in den Arbeitsablauf erleichtern auch die Entscheidung, welche Arten von Anfragen automatisch genehmigt werden sollen und welche eine menschliche Entscheidung erfordern. Intelligente Prozesse bieten Anwendern und Genehmigern gleichermaßen einen enormen Nutzen, indem sie die Einhaltung aller Unternehmensrichtlinien sicherstellen, Wartezeiten verkürzen und die Anzahl der Personen, die für die Genehmigung von Entscheidungen benötigt werden, auf ein Minimum reduzieren.

Intelligenz in operativen Partnerbeziehungen

Auf dritter Ebene sollte die Intelligenz dahingehend bewertet werden, wie Daten aus dem Netzwerk (soweit vorhanden) und Inhalte von Drittanbietern genutzt werden. Auf Seite des Einkaufs sollte die Plattform in der Lage sein, Fragen nach aufkommenden Bezugsquellen, die Auswirkung der Währungsschwankungen auf die gesamten Wareneinstandspreise oder wie hoch die relative Stabilität oder Instabilität der Quellen in der Lieferkette sind, beantworten können. So kann der staatliche Standpunkt zu Zollgebühren unmittelbare Auswirkungen auf die Handelspartner haben, mit der Notwendigkeit, dieses sofort zu erkennen und darauf zu reagieren. Dieses erfordert eine Vielzahl an Daten, um die beste Entscheidung zu treffen – und zwar immer wieder.

Patrick McCarthy, Senior Vice President und General Manager SAP Ariba und SAP Fieldglass.
Patrick McCarthy, Senior Vice President und General Manager SAP Ariba und SAP Fieldglass. (Bild: SAP Ariba)

Da Unternehmen immer mehr Partner für den globalen Wettbewerb gewinnen und Wertschöpfungsketten immer länger und komplexer werden, benötigen sie intelligente Plattformen, um nicht nur den größtmöglichen Nutzen aus den Daten zu ziehen, sondern auch ihre Möglichkeiten weitestgehend zu erweitern. Wenn Führungskräfte intelligente Technologien in ihren Bemühungen zur Ausgabenkontrolle einsetzen, investieren sie langfristig in ihr Unternehmen, statten es mit der notwendigen Transparenz aus, um Risiken zu managen, und erschließen einen gemeinsamen Wert, der sich in den Daten verbirgt, die sie und ihre Partner im Rahmen des regulären Geschäftsbetriebs sammeln.

* Der Autor Patrick McCarthy ist Senior Vice President und General Manager von SAP Ariba und SAP Fieldglass.

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