Prevolution integriert Cherwell und M-Files

Vom Asset- und Service-Management zum Informations-Management und zurück

| Redakteur: Ulrike Ostler

Bislang ließen sich Attachments in Cherwell nur schwer unterscheiden. Mit dem „M-Files-Connector“ ist nun eine detaillierte Listenansicht möglich.
Bislang ließen sich Attachments in Cherwell nur schwer unterscheiden. Mit dem „M-Files-Connector“ ist nun eine detaillierte Listenansicht möglich. (Bild: Prevolution)

Ein „M-Files-Connector“ verbindet das Service- und Information-Management (iSIM) vom 2011 gegründeten Hamburger Unternehmen Prevolution, mit den in „Cherwell“ verwalteten Asset- und Service-Management-Prozesse. Die Kunden sollen von höherer Effizienz und Qualität sowie mehr Transparenz und Compliance profitieren können.

Prevolution, Spezialist für integriertes Service- und Information-Management (iSIM), stellt einen neuen Connector zur Integration von Cherwell und M-Files bereit. Nach Einschätzungen von Analysten gehören Cherwell und M-Files zu den vielversprechenden Produkten in ihren jeweiligen Anwendungsgebieten.

Cherwell ist im Markt als Service-Plattform für ITSM und Geschäftsprozesse etabliert, die es erlaubt, Prozesse optimal zu gestalten, zu automatisieren und zu kontrollieren. Als Spezialist für Serviceprozesse war Prevolution einer der ersten Cherwell-Partner im deutschsprachigen Raum und hat einige der komplexesten Cherwell-Systeme der Welt entwickelt.

Laut Kai Andresen, Gründer und Geschäftsführer von Prevolution, ist ein integriertes Service und Informations-Management naheliegend: „Serviceprozesse und Informations-Management gehören zwingend zusammen: Die richtigen Informationen aus Schriftverkehr, Mails oder Dokumenten zur richtigen Zeit entfalten im Serviceprozess einen enormen Wert und sind die Voraussetzung für hohe Qualität.“

Die Integration

Umgekehrt liefere der Prozess den für die richtige Bewertung von Informationen notwendigen Kontext etwa in Form von Klassifizierung und Verlinkung mit Kunden und Projekten. „Bringt man Service- und Informations-Management zusammen, profitiert man so nicht nur von besserer Servicequalität, sondern steigert gleichzeitig die Transparenz und damit den Wert seiner Informationsbestände", so Andresen seine Motivation für die Integration. Den M-Files-Connector für Cherwell gibt es ab sofort - wie auch die anderen Cherwell-Add-Ons - von Prevolution.

Für sein Informations-Management nutzt Prevolution die Content Services Plattform M-Files. Das ECM-System und bietet mit der neuen Version M-Files 2018 durch einen so genannten Intelligent Metadata Layer (IML) die Möglichkeit, viele externe Datenquellen wie das Filesystem, „Sharepoint“, Archive oder DMS/ECM-Systeme einzubinden ohne Daten migrieren zu müssen. Nun hat Prevolution die passende Integrationstiefe für den Connector festlegt und die Kopplung basierend auf den jeweiligen Schnittstellen der beiden Hersteller umgesetzt.

Dadurch wird die Verwaltung von Attachments in Cherwell deutlich komfortabler und transparenter: Angefügte Dateien werden aus M-Files heraus mit ihren umfangreichen Metadaten in Listen angezeigt. Per Drag & Drop oder Mausklick lassen sich die Dokumente anzeigen und neu ablegen.

Transparenz und Compliance für Dokumente aus Serviceprozessen

Standardfunktionen wie komplexe Suchmöglichkeiten, Versionierung, Check-In/Check-Out, sicheres File-Sharing, Dublettenvermeidung, Archivierung und Dokumenten-Workflows eröffnen zudem neue Möglichkeiten im Umgang mit Dokumenten in Cherwell. Über IML kann ein breites Spektrum an Dokumentenquellen im Unternehmen ohne weiteren Integrationsaufwand für die Nutzung in Cherwell erschlossen werden. Auch hier machen die umfangreichen Metadaten Dokumente auffindbar und erlauben einen Bezug zum Kontext.

Letztlich steigen Effizienz und Qualität im Service. Als technischer Nebeneffekt wird die Performance der Cherwell-Datenbank durch die Entlastung von Dokumenten gesteigert und führt so insgesamt zu einer Leistungsverbesserung des Systems.

Serviceprozesse sind oft davon geprägt, dass viele - teilweise externe - Prozessteilnehmer Zugriff auf Dokumente benötigen. M-Files bietet eine metadatenbasierte und fein steuerbare Zugriffsteuerung, kann Zugriffe auditierbar nachverfolgen und unterstützt gängige Compliance-Vorgaben wie beispielsweise die EU-DSGVO.

Diese Steuerung lässt sich nun auch in Cherwell nutzen. So können berechtigten Dritten ad hoc Dokumente per sicherem, zeitlich befristetem Filesharing bereitgestellt werden statt sie per E-Mail zu versenden. Das aber steigert die Compliance und Sicherheit im Service-Management.

Durch die Ablage aller im Serviceprozess angefallenen Dokumente in M-Files stehen diese auch für andere Anwendungsgebiete und Nutzergruppen direkt zur Verfügung. So kann beispielsweise das Produkt-Engineering direkt auf Fehlerbeschreibungen mit Bild und Video-Material aus dem Service zugreifen.

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