Was kostet Inventar-Management wirklich? Versteckte Kosten bremsen Supply-Chain-Manager aus

Supply-Chain-Experte Sam Samson vom SCM-Spezialist DSV IMS weist darauf hin, dass für das Inventar- und Lieferkettenmanagement durchaus Kosten in Millionenhöhe entstehen können. Versteckte und indirekte Kosten machen den Experten dabei das Leben schwer.

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Laut Samson lohnt sich zunächst eine Bestandsaufnahme des eigentlichen Inventars und damit verbundener Kosten, um für mehr Transparenz zu sorgen. Der Experte teilt das Inventar dazu in vier Haupttypen ein: Rohstoffe und -materialien, Waren in Bearbeitung oder Teile fertiggestellter Waren, fertig produzierte Waren sowie technisches Inventar für den MRO-Bereich („Maintenance, Repair and Operations“). Diese Inventarbestandteile haben einen Sachwert sowie spezielle Lager- und Bearbeitungsanforderungen, die sich auf die gesamten Bestandskosten auswirken können.

Versteckte Kosten berücksichtigen

Samson betont, dass es aber zahlreiche weitere Faktoren gibt, die sich auf die Bestandskosten auswirken. Dazu zählen etwa Lagerkosten inklusive Energie und Personal, Wertverluste durch Verschleiß, Beschädigung und Alterung sowie Versicherungs- und Sicherheitskosten. Auch Kosten für Software, Lizenzen oder Zertifizierungen, Wechselkurse, Bankgebühren sowie Ausgaben für interne und externe Audits, Marktbewertungen und Risikomanagement sind nicht immer offensichtlich. Derartige Positionen können zusätzlich zum Sachwert des Inventars noch einmal 15 bis 25 Prozent an Mehrkosten verursachen.

Noch weniger offensichtlich sind finanzielle Auswirkungen, die eine Kapitalbindung im Inventar und den damit verbundenen Kostenpunkten auf andere Geschäftsbereiche hat. Je mehr Barvermögen gebunden ist, desto weniger steht für Innovationen, Investitionen oder andere Vorhaben zur Verfügung. Dies schränkt die Flexibilität ein, sodass Unternehmen möglicherweise nicht mehr adäquat auf Marktanforderungen reagieren können. Finanziert ein Betrieb die Maßnahmen aufgrund des Kapitalmangels per Kredit, fallen zusätzliche Fremdkapitalkosten wie etwa Zinsen an.

Tipps zur Abhilfe

Ist man sich aller Parameter mit Auswirkung auf die tatsächlichen Inventarkosten bewusst, lassen sich Aktivitäten optimieren und Kosteneinsparungen erzielen. Dies kann zum Beispiel den Ausgleich des Kapitalflusses, die Verbesserung des Warenbestandsmanagements sowie Maßnahmen zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beinhalten.

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Als Schlüsselüberlegung nennt Samson die Verfügbarkeit der Produktionsmittel: Es muss stets geeignetes Material erhältlich sein, um die Nachfrage zu erfüllen. Letztere kann aufgrund von Einflüssen wie saisonalem Bedarf, gezielten Marketingkampagnen für bestimmte Produkte und anderen Marktentwicklungen stark variieren. Es gilt also laut dem Experten sicherzustellen, dass möglichst wenig Inventar lange im Lager vorgehalten wird und Kapital bindet. Gleichzeitig muss es aber bei Bedarf schnell zur Verfügung stehen („Just in time“). Eine regelrechte Mammutaufgabe, denn neben der Optimierung der Bestellmengen müssen Zulieferer auch validiert und betreut werden. Zudem ist die administrative Seite, wie etwa Purchase Order Management, Rechnungsstellung und die Verwaltung von SKUs („Stock Keeping Units“) zu beachten.

Konzentration aufs Wesentliche

„Ein möglicher Ansatz ist es daher, sich auf die Kernlieferanten zu konzentrieren und die Betreuung der vielen Lieferanten für nicht geschäftskritische Materialien an einen Partner auszulagern“, erklärt Samson. Spezialisierte „Superlieferanten“ würden dabei das Management dieser nicht geschäftskritischen Lieferanten sowie die Verantwortung für die Lieferkette und die Verfügbarkeit der Waren übernehmen. Sie sorgen dafür, dass benötigte Artikel in den Lagern stets in optimaler Menge und zum optimalen Preis verfügbar sind. Zudem optimieren sie den Warenfluss und damit verbundene Kosten.

„Ein Superlieferant kann auch die Anzahl der notwendigen finanziellen und operativen Transaktionen und Ressourcen sowie die Kosten reduzieren, die mit den Rechnungsabwicklungen oder Zahlungen an viele unterschiedliche Lieferanten in verschiedenen Regionen und Währungen verbunden sind. Das Ziel ist es, das gesamte Zahlungsverfahren zusammenzufassen und einmal im Monat eine Rechnung in einer Währung zu erstellen. Geeignete Superlieferanten können hier entscheidende Unterstützung und Beratung bieten“, so Samson.

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